Alta de un contratista nuevo: el proceso paso a paso

¿Cuándo empieza el alta?

Empieza cuando se decide contratar, no cuando el contratista llega a la planta. Lo ideal es arrancar al menos dos semanas antes del inicio de los trabajos, para que haya tiempo de pedir, enviar, revisar y corregir.

Si su empresa hace una precalificación antes de adjudicar, parte de la documentación de la firma ya estará revisada. Si no, el alta la incluye. Ver: precalificación y homologación de proveedores.

¿Cuáles son los pasos?

Son siete: registrar la firma, cargar el contrato con sus sitios, responder las preguntas que definen qué se le pide, dar de alta a las personas y los equipos, recibir la documentación, revisarla y confirmar el primer ingreso.

1. Registrar la firma. Razón social y CUIT tal como figuran en ARCA, un contacto administrativo y uno operativo. El CUIT mal cargado arrastra errores a todo lo demás.
2. Cargar el contrato. Qué trabajo, en qué sitios, desde cuándo y con qué subcontratistas. Sin contrato, nadie sabe a qué planta va la firma.
3. Hacer las preguntas. ¿Tiene empleados? ¿Hace trabajo en altura, trabajos eléctricos, soldadura? ¿Entra con vehículos o maquinaria? Las respuestas definen la lista.
4. Dar de alta a las personas y los equipos. Cada persona con su DNI y CUIL, cada vehículo con su patente, cada máquina con su número de serie.
5. Recibir la documentación. El contratista envía lo que le corresponde, por persona y por equipo.
6. Revisar. Aprobar o rechazar cada documento, con un motivo claro si se rechaza.
7. Confirmar el primer ingreso. El día anterior, verificar que cada persona que va a venir esté habilitada para ese sitio.

¿Qué se le pide a la firma y qué a cada persona?

A la firma, lo que prueba que existe y que tiene cubierta a su gente: inscripción, ART, seguros y, si tiene empleados, la documentación mensual. A cada persona, su alta, su inclusión en la nómina de la ART, su aptitud y sus capacitaciones.

Ver: qué documentación pedir a un contratista en 2026 y la matriz documental.

¿Cómo se le explica al contratista qué tiene que presentar?

Con una lista concreta, por persona y por equipo, que diga qué falta y en qué estado está cada cosa. Un correo con un PDF de requisitos generales no alcanza: el contratista tiene que ver su propia lista, no la de todos.

Al inicio, una llamada corta con el contacto administrativo del contratista ahorra días de idas y vueltas. Explique qué frena la entrada y qué no, cómo se envían los documentos y cuánto tarda la revisión.

¿Cuánto debería tardar?

Con una lista clara y una revisión a tiempo, entre tres y diez días hábiles, según el tamaño de la firma. Lo que más demora son los rechazos sin motivo claro y las revisiones que esperan.

¿Cuáles son los errores más comunes?

Empezar el alta el día que empieza el trabajo, no cargar el contrato con sus sitios, pedir todo a todos sin preguntar qué hace la firma, dar de alta a la firma pero no a cada persona y rechazar documentos sin decir qué corregir.

Un rechazo bien explicado se corrige en horas; uno que dice “no corresponde” vuelve tres veces. Ver: cómo comunicar un rechazo.

¿Cómo se hace el alta en Auditans?

En Auditans su equipo registra la firma y su contrato con los sitios que cubre, y las preguntas que deciden qué se le pide quedan respondidas. Las personas del contratista entran con su propio usuario, dan de alta a su gente, vehículos y maquinaria, y envían lo que les falta.

• El contratista ve qué le falta a la firma y a cada persona, con su estado.
• Cada mañana el contratista recibe por correo las decisiones del día anterior.
• Los requisitos obligatorios para ingresar deciden si cada persona está habilitada en cada sitio.