Certificado de antecedentes penales para contratistas: cuándo y cómo pedirlo
Pedir el certificado de antecedentes penales a la gente del contratista se justifica donde la persona va a tener acceso a bienes, información o personas que su empresa tiene que proteger: data centers, barrios cerrados, hospitales, transporte y custodia de valores. Se pide solo para esas tareas o esos sitios, se le pide a la persona que lo tramite ella misma, se mira lo justo y se renueva con una vigencia fija, habitualmente de seis meses a un año.
¿Cuándo se justifica pedir antecedentes penales?
Cuando la tarea pone a la persona cerca de algo que no se puede vigilar todo el tiempo: equipos e información de clientes, casas y familias, pacientes, dinero o mercadería de valor. Fuera de esos casos, el certificado no dice nada sobre si la persona puede hacer su trabajo con seguridad, y pedirlo es juntar un dato sensible sin necesidad.
| Sitio o tarea | Por qué se suele pedir |
|---|---|
| Data centers y salas técnicas | Acceso físico a equipos e información de terceros |
| Barrios cerrados y consorcios | Trabajo dentro o cerca de viviendas habitadas |
| Hospitales y clínicas | Contacto con pacientes, medicamentos y áreas restringidas |
| Transporte, recuento y custodia de valores | Manejo de dinero o mercadería de alto valor |
Ver: acceso de contratistas a data centers, barrios cerrados y consorcios y hospitales y clínicas.
¿Se le puede pedir a todos los que entran a la planta?
Se puede, pero es difícil de justificar. Al electricista que cambia una luminaria en la nave o al chofer que descarga en el muelle el certificado no le agrega nada al control. Conviene limitarlo a los sitios, los sectores o las tareas donde hay una razón concreta, y dejar escrita esa razón.
Pedirlo de más también tiene un costo práctico: cada certificado es un trámite para el contratista, un vencimiento más para controlar y un documento sensible más para guardar.
Si su empresa lo exige por un cliente o por una certificación, la razón ya está escrita: anótela junto al requisito.
¿Cómo se pide cuidando los datos personales?
Pidiéndole al contratista que cada persona tramite su propio certificado y lo presente, informándole para qué se pide y quién lo va a ver, y mirando solo si registra antecedentes. La Ley 25.326 trata los antecedentes penales con un cuidado especial: su artículo 7 reserva su tratamiento a las autoridades públicas competentes. Por eso su empresa no debería armar una base con ellos, y conviene definir el criterio con su asesor legal.
- Que lo tramite la persona, no su empresa ni el contratista en su nombre.
- Que el pedido diga por escrito para qué se usa y por cuánto tiempo se guarda.
- Que lo vea solo quien lo revisa, y que la portería no vea el documento.
- Que no se copie el contenido a planillas ni a correos.
Ver: datos personales de los trabajadores de contratistas y la Ley 25.326.
¿Qué se hace si el certificado registra antecedentes?
No hay una respuesta automática. Un antecedente no siempre tiene relación con la tarea, y rechazar a alguien por cualquier antecedente puede ser discriminatorio. Lo razonable es que su empresa defina de antemano, con su asesor legal, qué situaciones impiden el acceso a ese sitio, y que la decisión la tome una persona a cargo, no quien revisa los papeles ni la portería.
Esa decisión se comunica al contratista, que es el empleador, y no se explica a terceros. Lo que se registra es que la persona no está habilitada para ese sitio, no el motivo.
¿Qué vigencia se suele fijar?
El certificado dice si la persona registra antecedentes a la fecha en que se emitió, así que su vigencia la fija quien lo pide. Lo habitual es pedirlo al alta y renovarlo cada seis meses o cada año, según el sitio. Al recibirlo, se controla también la fecha de emisión: uno emitido hace mucho no sirve aunque sea la primera vez que se presenta.
Por ejemplo, una empresa puede pedir que el certificado tenga menos de treinta días de emitido al presentarlo y renovarlo cada año. Si el certificado trae un código de verificación, quien lo revisa puede comprobarlo en el sitio del organismo que lo emite.
¿Cómo se pide el certificado de antecedentes en Auditans?
En Auditans el certificado es un requisito de cada persona del contratista, con la vigencia que su empresa fije, y se pide solo en los sitios donde hace falta. El contratista lo sube, su equipo lo aprueba o lo rechaza con una observación, y la portería ve si la persona está habilitada sin ver el documento.
- Una pregunta, como si la persona entra a las salas técnicas, puede limitar el requisito a quienes lo necesitan.
- Una corrección es un envío nuevo; el anterior queda guardado con quién lo revisó y cuándo.
- Auditans no consulta registros públicos: la verificación del certificado la hace quien lo revisa.