Cómo preparar la documentación de contratistas para una auditoría

¿Qué suele pedir un auditor?

Suele pedir tres cosas: el procedimiento escrito de control de contratistas, la evidencia de que se aplica y la prueba de que la portería respeta lo que dice el procedimiento. Da igual si la hace un cliente, un organismo o el certificador de su sistema de gestión.

Ver: qué evidencia pide el auditor de ISO 45001:2018 y la auditoría interna del control de contratistas.

• El procedimiento: qué se pide, a quién, cada cuánto, quién revisa y qué pasa si falta.
• La matriz de requisitos por sitio y por tipo de tarea.
• Una muestra de legajos: firmas y personas elegidas por el auditor.
• Evidencia de revisión: quién aprobó cada documento y cuándo.
• Registros de ingreso y de las excepciones, con su motivo.
• Capacitaciones, permisos de trabajo e inspecciones de los contratistas.

¿Cómo funciona un muestreo?

El auditor elige, por ejemplo, cinco personas y cinco fechas, y pide ver para cada una qué documentación tenía vigente ese día. No le sirve el documento de hoy: necesita el que estaba vigente entonces, con su aprobación.

Por eso no hay que reemplazar los documentos viejos. Ver: qué guardar en el legajo del contratista.

¿Cómo se prepara con tiempo?

Haciendo un muestreo propio un mes antes. Elija diez personas al azar, de distintos contratistas y sitios, y trate de contestar las preguntas del auditor. Lo que no pueda contestar en cinco minutos es lo que hay que ordenar.

1. Actualice el procedimiento para que diga lo que realmente hacen.
2. Revise la matriz: que cada requisito tenga un motivo.
3. Haga su propio muestreo de diez personas.
4. Resuelva lo pendiente: rechazos abiertos, vencidos sin renovar, personas activas que ya no trabajan.
5. Revise las excepciones de los últimos meses y que todas tengan motivo.
6. Prepare quién responde: una persona que conozca el sistema y pueda buscar en vivo.

¿Qué genera más observaciones?

Que el procedimiento diga una cosa y la práctica otra, documentos vencidos de personas que entraron, aprobaciones sin nombre ni fecha, excepciones sin motivo y no poder mostrar lo que estaba vigente en una fecha pasada.

La primera es la más común: un procedimiento que dice que se controla la nómina de la ART todos los meses, y una práctica que la controla al alta. Es mejor un procedimiento modesto que se cumple que uno ambicioso que no.

¿Hay que mostrarle todo al auditor?

Hay que mostrarle lo que pide, rápido y ordenado. Si hay que buscar la evidencia durante una hora, el auditor hace más preguntas. Si algo no está, conviene decirlo y mostrar qué se hizo para corregirlo.

¿Cuáles son los errores más comunes?

Preparar la auditoría la semana anterior, armar una carpeta especial en lugar de mostrar el sistema real, no tener el historial de documentos viejos y responder con lo que se hace “normalmente” en lugar de con la evidencia del caso.

¿Cómo ayuda Auditans en una auditoría?

En Auditans cada envío queda con su archivo, su vigencia y, en lo que su empresa marca para revisión, la decisión de quien lo revisó, con su nombre y su fecha. Ninguna respuesta se edita ni se borra. Los envíos anteriores quedan a la vista junto al vigente, así se puede mostrar qué había en una fecha pasada.

• El registro de eventos muestra quién aprobó, rechazó o revocó cada cosa, y cuándo.
• Cada ingreso de alguien no habilitado queda con el motivo y a nombre de quien lo confirmó.
• Un administrador puede descargar la documentación de un contratista o de toda la cuenta en un archivo comprimido.