Auditoría interna del proceso de control de contratistas
En una auditoría interna del control de contratistas se sigue a unas pocas personas reales, desde lo que se les pidió hasta el día que entraron, para ver si en algún punto el proceso se cortó. Hecha dos veces por año, encuentra las fallas antes que un auditor externo o que un accidente.
¿Qué se busca en una auditoría interna?
Se busca comprobar que el proceso escrito es el que se aplica, y que funciona en los dos extremos: en la oficina, donde se decide quién cumple, y en la portería, donde esa decisión se aplica. El hallazgo más valioso es el lugar donde las dos cosas no coinciden.
¿Cómo se elige la muestra?
Con criterio, no al azar puro. Incluya una firma grande y una chica, una con subcontratistas, una que haya tenido rechazos o excepciones, una de alto riesgo y una que se dio de alta hace poco. De cada una, dos o tres personas y, si corresponde, un vehículo.
Con diez o quince personas bien elegidas alcanza para ver por dónde falla el proceso.
¿Qué preguntas hacer?
Las que siguen el recorrido de cada persona: qué se le pidió y por qué, qué envió, quién lo revisó y cuándo, si estaba vigente el día que entró, si su firma tenía contrato en ese sitio y si hubo excepciones. Cada respuesta tiene que salir de un registro, no de la memoria de alguien.
| Etapa | Pregunta | Evidencia |
|---|---|---|
| Requisitos | ¿Lo que se le pidió coincide con el criterio escrito para su tarea y su sitio? | La lista de requisitos |
| Envío | ¿Envió todo? ¿Cuándo? | Cada envío con su fecha |
| Revisión | ¿Quién lo aprobó? ¿Tenía criterio para hacerlo? | La aprobación con nombre |
| Vigencia | ¿Estaba vigente cada día que entró? | Vencimientos y renovaciones |
| Ingreso | ¿Entró solo cuando estaba habilitado? | El registro de entradas y las excepciones |
| Terreno | ¿Lo que hace coincide con lo que se aprobó? | Inspecciones y permisos de trabajo |
¿Qué pruebas conviene hacer en la portería?
Pruebas de recorrido: pararse en la portería un rato y ver cómo se trabaja. Si se busca a cada persona, si se registra la salida, qué pasa cuando alguien no está habilitado y cómo se piden las excepciones.
- Pida a la vigilancia que le muestre cómo busca a una persona.
- Compare quién está adentro según el registro con quién está adentro de verdad.
- Revise las excepciones del último mes: quién las confirmó y con qué motivo.
- Busque vehículos o máquinas que entren sin control.
¿Cómo se clasifican los hallazgos?
Por su efecto, no por su forma. Una persona que entró sin estar habilitada es grave aunque haya sido una sola vez; una carpeta desordenada es menor aunque se repita. Una clasificación simple en tres niveles alcanza: lo que dejó entrar a alguien que no debía, lo que pudo haberlo hecho y lo que es de forma.
¿Cómo se cierran?
Con una causa y una acción, no con una corrección puntual. Si el hallazgo es un seguro vencido que nadie detectó, renovarlo no lo cierra: lo cierra entender por qué nadie lo detectó y cambiar eso. La próxima auditoría interna verifica que la acción funcionó.
Si su empresa trabaja con ISO 45001:2018, la auditoría interna del proceso de contratistas es también el ensayo de la externa. Ver: ISO 45001:2018 y contratistas: qué evidencia pide el auditor y cómo preparar la documentación de contratistas para una auditoría.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Auditar solo la oficina, revisar carpetas en lugar de seguir personas, elegir la muestra entre los contratistas más prolijos, cerrar hallazgos con correcciones puntuales y hacer la auditoría con quien lleva el proceso, que difícilmente vea sus propios agujeros.
¿Cómo ayuda Auditans a auditar el proceso?
En Auditans el recorrido de cada persona está registrado: qué se le pide, qué envió, quién lo aprobó y cuándo si el requisito pide revisión, y si está habilitada hoy en cada sitio. El historial de cada firma, persona, contrato y sitio se abre en orden, y el legajo completo de una firma se descarga.
- Ninguna respuesta se edita ni se borra, así se ve qué se envió cada vez.
- Cada excepción queda a nombre de quien la confirmó, con el motivo y lo que faltaba ese día.
- Se ve quién está adentro en cada sitio, para compararlo con la realidad durante la prueba en la portería.