Cómo cerrar un contrato con un contratista y qué conservar
El cierre de un contrato es un paso que suele saltearse. El trabajo termina, el contratista deja de venir y su gente queda habilitada en el sistema, con documentación que se sigue pidiendo. Cerrar bien lleva media hora y resuelve tres cosas: el acceso, el último período y la prueba de lo que se controló.
¿Por qué hay que cerrar formalmente un contrato?
Porque mientras el contrato figure abierto, la firma y su gente pueden seguir entrando y se les sigue pidiendo documentación. Y porque la fecha de cierre define el período que su empresa tiene que poder probar que controló.
Si el contrato nunca se cerró, seis meses después alguien de esa firma se presenta para otro trabajo, con la habilitación del anterior, y nadie sabe si corresponde.
¿Qué hay que verificar antes de cerrar?
Que esté la documentación mensual del último período trabajado, que no queden rechazos sin resolver de ese período y que se hayan cerrado los permisos de trabajo abiertos. El último mes es el que más se olvida, porque el contratista ya no viene.
- El último F.931 y la última nómina. Si el contrato terminó el 15 de octubre, hace falta el F.931 de octubre, que se presenta en noviembre. Déjelo pedido antes de despedirse.
- Recibos y pagos de sueldos del último período, si su empresa los pide.
- Permisos de trabajo cerrados. Ninguno debería quedar abierto.
- Inspecciones y no conformidades resueltas o documentadas.
¿Qué hay que hacer el día del cierre?
Cerrar el contrato con su fecha, verificar que no quede nadie adentro, recuperar credenciales y elementos entregados y avisarle a la portería. Si la firma tiene otros contratos abiertos, sigue en los sitios que esos contratos cubren.
| Paso | Responsable |
|---|---|
| Confirmar la fecha de fin del trabajo | Quien administra el contrato |
| Pedir la documentación del último período | Quien revisa la documentación |
| Cerrar el contrato en el registro | Quien administra el contrato |
| Recuperar tarjetas, llaves y credenciales | Portería o seguridad |
| Verificar que no quede nadie adentro | Portería |
¿Qué documentación hay que conservar?
Toda. El contrato, la documentación de la firma y de cada persona de todo el período, la documentación mensual de cada mes, los permisos de trabajo, las capacitaciones, las excepciones al ingreso y el registro de quién revisó qué.
Como piso prudente, cinco años desde el cierre, y más si hubo un accidente o un reclamo. Ver: el legajo del contratista.
¿Qué pasa si el contratista vuelve para otro trabajo?
Se abre un contrato nuevo, con sus sitios y sus fechas. La firma y su gente ya están registradas, así que solo tienen que presentar lo que esté vencido o lo que pida el trabajo nuevo. Reabrir el contrato viejo mezcla dos trabajos distintos en uno.
¿Cuáles son los errores más comunes?
No cerrar el contrato, olvidar la documentación del último mes, no recuperar credenciales, borrar a la firma o a su gente del registro y reabrir un contrato viejo para un trabajo nuevo.
¿Cómo se cierra un contrato en Auditans?
En Auditans cerrar un contrato es definitivo. Desde el cierre, deja de pedirse lo que se pedía por ese contrato, y la firma y sus subcontratistas dejan de estar en los sitios que cubría, salvo que otro contrato abierto los cubra.
- Lo que se había enviado para ese contrato y seguía sin revisar deja de pedirse.
- Los envíos, las decisiones y los permisos quedan en el historial, y las entradas y salidas, registradas.
- Si la firma vuelve, se abre un contrato nuevo y su registro sigue siendo el mismo.