Cómo comunicar un rechazo para que el contratista lo corrija rápido
Un rechazo bien escrito se corrige en una vuelta. Uno que dice “no corresponde” vuelve tres veces y termina en una llamada. La diferencia está en tres datos: qué está mal, qué documento se necesita en su lugar y, cuando se sabe, a quién tiene que pedírselo el contratista.
¿Por qué importa cómo se escribe un rechazo?
Porque cada vuelta cuesta días. El contratista tiene que entender el rechazo, pedir el documento a su ART, a su contador o a su aseguradora, y volver a enviarlo. Si el rechazo no es claro, adivina, y vuelve a enviar algo que tampoco sirve.
Además, quien lee el rechazo del otro lado muchas veces no es quien entiende de seguridad o de cargas sociales: es la persona que maneja los papeles de una empresa chica. Escriba para esa persona.
¿Qué tiene que decir un buen rechazo?
Tres cosas: qué está mal, con el dato concreto; qué se necesita en su lugar; y a quién pedirlo, si se sabe. Nada más. Un rechazo no es el lugar para explicar la ley ni para quejarse del atraso.
| Malo | Bueno |
|---|---|
| No corresponde. | Es el F.931 de junio. Necesitamos el de julio, con el comprobante de pago. |
| Nómina incompleta. | Falta Juan Pérez (CUIL 20-12345678-9). Pida a su ART la nómina actualizada que lo incluya. |
| Cláusula mal emitida. | La cláusula está a nombre de “Metalúrgica Sur SA”. Debe decir “Metalúrgica del Sur SA”, CUIT 30-12345678-9. La reemite su ART. |
| Ilegible. | No se leen las fechas de vigencia. Envíe el PDF que descarga de la aseguradora, no una foto. |
| Falta información. | Falta la página 2 de la póliza, donde está la suma asegurada. |
¿Qué conviene evitar?
Los motivos genéricos, las abreviaturas internas, el tono de reproche y los rechazos que suman un pedido nuevo que no estaba en la lista. Si hace falta algo que no se pedía, cambie el requisito; no lo meta en un rechazo.
- La jerga interna: “Falta CNR” puede no decirle nada al contratista. Escriba “cláusula de no repetición”.
- Nombrar un solo problema cuando hay varios: si hay tres errores, nombre los tres, porque van a corregir solo los que nombre.
- Los criterios nuevos sin aviso: rechazar este mes lo que se aprobó el anterior, sin explicarlo, rompe la confianza.
¿Cuándo hay que llamar por teléfono?
Cuando el mismo documento se rechazó dos veces, cuando la persona necesita entrar en poco tiempo o cuando el problema depende de un tercero, como una ART que no reemite la cláusula. Una llamada de cinco minutos puede ahorrar una semana. Después, deje escrito lo que se acordó.
¿Cómo se sigue un rechazo hasta que se resuelve?
Con una lista de lo pendiente que no dependa de la memoria de nadie. Lo rechazado vuelve a estar pendiente para el contratista, y su equipo tiene que ver cuántos rechazos siguen abiertos y hace cuánto.
Si un contratista acumula rechazos del mismo tipo, conviene una reunión con su administración para revisar cómo prepara los documentos. Ver: los motivos de rechazo más comunes.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Rechazar sin motivo o con un motivo genérico, comunicar el rechazo por un canal que el contratista no mira, no avisar que la persona no va a poder entrar hasta corregirlo y borrar el documento rechazado, perdiendo la prueba de que se revisó.
Con contratistas chicos, sin área administrativa, todo esto pesa el doble. Ver: cómo pedir documentación a un contratista pequeño.
¿Cómo se comunica un rechazo en Auditans?
En Auditans el revisor puede escribir una observación para la empresa al rechazar. El contratista recibe cada mañana un correo con las decisiones del día anterior, ve la observación, si la hay, junto al envío y lo que ese requisito vuelve a necesitar, y corrige con un envío nuevo.
- Cada contratista tiene un hilo de mensajes con su empresa para lo que no entra en una observación.
- El envío rechazado, la observación y la corrección quedan juntos.