Cómo controlar el F.931 de un contratista, paso a paso

¿Qué es el F.931 y por qué importa ahora?

Es el formulario con el que el empleador declara cada mes a sus trabajadores, sus sueldos y los aportes y contribuciones a la seguridad social, incluida la cuota de la ART. Desde la Ley 27.802, el artículo 30 le pide a la principal controlar la constancia de pago mensual a la seguridad social de sus contratistas, y el F.931 es el documento que lo muestra.

Contexto legal: el nuevo artículo 30.

¿Qué hay que pedirle al contratista cada mes?

Cuatro cosas: la declaración jurada del período, la nómina de trabajadores declarados, el acuse de presentación y el comprobante de pago. Sin la nómina, el formulario no le dice si la persona que se presenta en la portería fue declarada.

• La declaración jurada del período, con el CUIT del contratista y el mes.
• La nómina de trabajadores incluidos en esa declaración, con su CUIL.
• El acuse de presentación, que muestra que se presentó y cuándo.
• El comprobante de pago, por el importe de la declaración.

Fije una fecha de entrega. El F.931 vence a mediados del mes siguiente, según la terminación del CUIT, así que pedirlo para el día 20 les da margen a todos.

¿Cómo se revisa, paso a paso?

Primero, que el documento sea del contratista y del mes correcto. Segundo, que cada persona que trabajó en su sitio ese mes figure en la nómina con su CUIL. Tercero, que el pago corresponda a esa declaración. Y por último, que quede registro de quién lo revisó y cuándo.

1. CUIT y período. Que el CUIT sea el del contratista, no el de una empresa vinculada, y que el período sea el que pidió.
2. Rectificativas. Si la declaración es una rectificativa, pida también cuál reemplaza. Una rectificativa que agrega personas es buena señal; una que las quita, mírela con atención.
3. Cruce con los ingresos. Tome la lista de personas de ese contratista que entraron a su sitio en el mes y búsquelas en la nómina, una por una, por CUIL.
4. Altas nuevas. Si alguien entró por primera vez a mitad de mes, debería figurar en la declaración de ese mes y tener su alta temprana previa.
5. Pago. Que el comprobante sea por el importe de la declaración y del período correcto. Una declaración presentada y no pagada no cumple.
6. Registro. Anote quién lo revisó, cuándo, y qué pasó si faltaba algo.

¿Qué hacer si alguien no figura en la nómina?

Pedirle una explicación al contratista por escrito y, mientras tanto, aplicar la regla que usted haya fijado: lo más claro es que esa persona no entre hasta que aparezca declarada. Hay explicaciones legítimas, como un alta a fin de mes, pero tienen que quedar documentadas.

Las causas habituales son tres: la persona se incorporó después del cierre de la declaración, el contratista la declaró bajo otra razón social, o no está registrada. Las dos primeras se resuelven con papeles; si es la tercera, la persona no debe entrar.

¿Cuáles son los errores más comunes?

Aceptar el F.931 sin la nómina, no cruzarlo con quienes entraron, aceptar la presentación sin el pago, revisar el de la firma una vez por trimestre en lugar de cada mes, y no dejar registro de la revisión. Cualquiera de ellos deja un mes sin control.

• Aceptar solo la carátula, que muestra totales y no la nómina.
• No hacer el cruce: el F.931 llega, se archiva y nadie lo compara con quienes entraron.
• Saltearse un mes: el artículo 30 pide el control todos los meses.

¿Cómo se controla el F.931 en Auditans?

En Auditans el F.931 se carga como un requisito mensual de la firma: cada mes se abre uno nuevo, que vence a fin del mes siguiente. El contratista lo envía, su revisor lo aprueba o lo rechaza con una observación, y cada mes queda en el registro con quién lo envió y quién lo revisó.

• El del mes anterior no se pisa: queda con su respuesta y su revisión.
• Se le puede pedir solo a las firmas que declaran tener empleados.
• Si usted lo marca como obligatorio para ingresar, pasado su vencimiento un F.931 que falta deja de habilitar a la firma en la portería.