# Cómo pedir documentación a un contratista pequeño sin área administrativa

El equipo de Auditans · 18 de diciembre de 2025

En un contratista chico, quien presenta los papeles es el mismo que maneja la camioneta, hace el presupuesto y trabaja en la obra. Suele querer cumplir, pero no tiene tiempo ni sabe qué es cada papel. Cumple si se le pide solo lo que le corresponde y se le explica de dónde sale cada documento.

## ¿Por qué cuesta tanto con los contratistas chicos?

Porque la lista está pensada para empresas con administración. Un pedido de treinta documentos con siglas llega a alguien que resuelve los papeles a la noche, con el teléfono. Lo que no entiende lo deja para después, hasta el día que tiene que entrar.

Además, muchos papeles no los genera él: los emite su ART, su contador o su aseguradora. Si no sabe a quién pedírselos, se traba.

## ¿Cómo se reduce lo que se le pide?

Preguntando qué hace antes de pedir. Si trabaja solo, no tiene ART ni F.931. Si no hace trabajo en altura, no necesita esa capacitación. Si no entra con vehículo, no hay seguro de vehículo. Cada “no” saca papeles de la lista.

Las preguntas típicas: ¿tiene empleados?, ¿hace trabajo en altura, eléctrico o en caliente?, ¿entra con vehículos o maquinaria? Ver: [la matriz documental](https://auditans.com/blog/matriz-documental-contratistas) y, si trabaja solo, [qué pedirle a un monotributista](https://auditans.com/blog/contratistas-monotributistas).

## ¿Cómo se le explica qué presentar?

Con cada documento en lenguaje simple, diciendo qué es, de dónde sale y qué tiene que tener. “Certificado de ART con nómina: lo descarga de la página de su ART o se lo pide a su productor; tiene que figurar cada persona que va a venir”.

| Documento | Quién se lo da |
| --- | --- |
| Certificado de ART con nómina y cláusula de no repetición | Su ART o su productor de seguros |
| F.931 y comprobante de pago | Su contador |
| Constancia de inscripción | La página de ARCA, con su clave fiscal |
| Seguro de vida obligatorio | Su aseguradora |
| Apto médico | El médico o el servicio que hace los exámenes |
| Constancia de EPP | La completa él y la firma cada trabajador |

Un consejo práctico: sugiérale que le pida a su contador que le mande el F.931 y el pago todos los meses sin que se lo tenga que pedir.

## ¿Qué ritmo conviene fijar?

Una fecha fija por mes para lo mensual, por ejemplo el 20, y avisos de vencimiento con cuatro semanas de anticipación para lo demás. Un contratista chico cumple mejor una rutina que un pedido urgente.

Ver: [vencimientos de documentación](https://auditans.com/blog/vencimientos-de-documentacion).

## ¿Cómo se lo acompaña al principio?

Con una llamada al alta, una revisión rápida del primer envío y rechazos muy claros. El primer mes es el que más cuesta; si sale bien, los siguientes se vuelven rutina.

- Una llamada de diez minutos al empezar, para recorrer la lista con él.
- Revisión rápida de lo que manda la primera vez, para que no pierda el impulso.
- Rechazos que dicen qué corregir. Ver: [cómo comunicar un rechazo](https://auditans.com/blog/como-comunicar-un-rechazo).
- Aceptar que mande desde el teléfono, siempre que el documento sea legible y completo.

## ¿Cuáles son los errores más comunes?

Mandarle la misma lista que a una empresa grande, usar siglas sin explicar, pedirle papeles que no le corresponden, rechazar sin decir qué corregir y descubrir lo que falta el día que tiene que entrar.

## ¿Cómo lo facilita Auditans?

En Auditans el contratista entra con su propio usuario y ve una lista de lo que le falta a su firma y a cada persona, con su estado. Las preguntas sobre lo que hace deciden qué se le pide, así que solo ve lo que le corresponde.

- Cada mañana recibe un correo con lo que se aprobó y lo que se rechazó el día anterior.
- Si ya envió un documento para otro requisito, puede tomarlo de nuevo sin volver a subirlo.
- Tiene un hilo de mensajes con su empresa para las dudas que no entran en un rechazo.

## Para leer más

- [Plantilla: Instructivo de control de contratistas en minería](https://auditans.com/recursos/instructivo-de-control-de-contratistas-mineria)

## Agende una demostración y le mostramos lo que ve un contratista chico cuando entra.

También puede escribir a [soporte@auditans.com](mailto:soporte@auditans.com) contándonos cuántos sitios y cuántos contratistas tiene.

[Pedir una demostración](mailto:soporte@auditans.com?subject=Pedir%20una%20demostraci%C3%B3n). Le escribimos para acordar el día y la hora de la demostración.