Control de contratistas en una pyme: lo mínimo y por dónde empezar
En una pyme con pocos contratistas y sin equipo de seguridad propio, lo mínimo es saber quién entra, que cada persona tenga cobertura de ART o un seguro de accidentes personales, que conozca los riesgos del lugar y que alguien revise los papeles antes del primer día. Se empieza por una lista corta, definida con el asesor de higiene y seguridad, y por una sola persona a cargo de pedirla y controlarla.
¿Hace falta controlar a los contratistas si son pocos?
Sí. Un solo contratista que entra a reparar el techo o el tablero eléctrico puede tener un accidente grave, y la pregunta después va a ser la misma que en una empresa grande: si su empresa sabía quién estaba trabajando, con qué cobertura y si conocía los riesgos del lugar. Tener pocos contratistas hace el control más corto, no innecesario.
En una pyme los contratistas suelen ser siempre los mismos: el electricista, el de mantenimiento de las máquinas, el que limpia, el transportista. Eso juega a favor: se los conoce, y una vez que la lista está armada, cada mes se controla lo mismo.
¿Qué es lo mínimo indispensable?
De la firma, su constancia de inscripción y, si tiene empleados, el certificado de ART con la nómina y la cláusula de no repetición. De cada persona, su DNI, su cobertura y la inducción del lugar. Para las tareas de riesgo, lo que pida esa tarea. Si el contratista trabaja solo, un seguro de accidentes personales en lugar de la ART.
| Qué pedir | A quién | Para qué |
|---|---|---|
| Constancia de inscripción | A la firma | Saber con quién contrata |
| Certificado de ART con nómina y cláusula de no repetición | A la firma con empleados | Que cada persona que entra esté cubierta |
| Seguro de accidentes personales | Al contratista que trabaja solo | La cobertura que reemplaza a la ART |
| Seguro de vida obligatorio | A la firma con empleados | Una obligación del empleador que conviene ver |
| Inducción del lugar | A cada persona | Que conozca los riesgos y qué hacer ante una emergencia |
| Capacitación y EPP de la tarea | A quien hace tareas de riesgo | Altura, electricidad, soldadura, autoelevadores |
Si el contratista trabaja en forma permanente en algo propio de su actividad, el F.931 y los recibos de sueldo pasan a importar por el artículo 30 de la Ley de Contrato de Trabajo. Ver: qué pedir para entrar a una planta.
¿Por dónde conviene empezar?
Por hacer la lista de los contratistas que entran hoy y qué hace cada uno. Con esa lista, el asesor de higiene y seguridad define qué se le pide a cada uno según su tarea. Después se les pide todo de una vez, con un plazo, y desde ese día nadie nuevo entra sin haberlo presentado.
- La lista: qué firmas entran, cuántas personas, qué tareas hacen, con qué frecuencia.
- Los requisitos: lo mínimo para todos y lo que suma cada tarea de riesgo.
- El pedido: a cada contratista, por escrito, con un plazo razonable y explicando de dónde sale cada papel.
- La regla de ingreso: desde una fecha, quien no presentó lo que se le pide no entra.
- El calendario: lo que vence cada mes y cuándo se vuelve a pedir.
Para los contratistas chicos, que son los más comunes en una pyme, ver: cómo pedir documentación a un contratista pequeño.
¿Quién lo hace si no hay un área de seguridad?
Una persona de la empresa a cargo de pedir, recibir y controlar los papeles, que suele ser alguien de administración o el encargado de planta, con el asesor de higiene y seguridad para definir qué se pide y resolver las dudas técnicas. Lo importante es que haya una sola persona responsable y que la portería, o quien abre la puerta, sepa a quién preguntar.
El reparto que suele funcionar en una pyme:
- El asesor de higiene y seguridad, propio o externo, define los requisitos de cada tarea y revisa lo técnico: capacitaciones, EPP, permisos.
- Una persona de administración pide los papeles, controla que estén completos y vigentes, y avisa lo que vence.
- Quien recibe a los contratistas en la puerta controla que la persona esté en la lista de habilitados y anota la entrada y la salida.
- Quien contrata, sea el dueño o el jefe de mantenimiento, no confirma un trabajo sin que la otra persona le diga que el contratista está en regla.
Ver: quién debe ser responsable del control de contratistas.
¿Alcanza con una planilla?
Para tres o cuatro contratistas, una planilla bien llevada puede alcanzar al principio. Deja de alcanzar cuando hay que acordarse de los vencimientos de cada persona, cuando la portería no tiene la versión actualizada o cuando hay que mostrar qué se controló y cuándo.
La planilla no avisa lo que vence, no guarda quién aprobó cada documento ni deja registro de quién entró. Si la va a usar, al menos que tenga una columna de vencimiento por documento y una fecha fija por mes para revisarla.
Ver: las planillas de Excel para el control de contratistas.
¿Cómo se hace el control de contratistas en una pyme con Auditans?
En Auditans su empresa define qué se le pide a cada firma y a cada persona, con la vigencia que fije, y cada contratista sube sus papeles con su propio usuario. La persona a cargo los aprueba o los rechaza con una observación, y la portería escribe un DNI o una patente y ve si está habilitado y qué le falta.
- Una pregunta, como si la persona trabaja en altura, suma los requisitos de esa tarea solo a quien la hace.
- Cada lunes el contratista recibe un correo con lo que vence en los treinta días siguientes.
- La inducción se carga con su material y sus preguntas, y puede ser obligatoria para entrar.
- El precio es fijo y los usuarios son ilimitados, así que el asesor externo y la portería tienen su propio usuario.