Cómo poner en marcha el control de contratistas en una planta nueva
Una planta nueva es la mejor oportunidad para hacer bien el control de contratistas, porque no hay costumbres que desarmar. También es el momento de mayor presión: montajes, puesta en marcha, decenas de firmas entrando a la vez. El orden que funciona es definir primero, cargar después y empezar a controlar el ingreso al final, con un mes de prueba antes de ponerse estricto.
¿Por dónde se empieza?
Por los riesgos del sitio, no por la lista de papeles. Qué tareas se van a hacer, cuáles son de alto riesgo, qué inducción necesita alguien que entra por primera vez y qué emergencias puede haber. De ahí sale qué se le pide a cada firma y a cada persona para entrar.
Si su empresa ya tiene otras plantas, parta de lo que se pide en ellas y agregue lo propio del sitio nuevo. Lo común a toda la empresa, como la ART o los seguros, no se redefine. Ver: control de contratistas en una empresa con varias plantas.
¿Qué hay que definir antes del primer ingreso?
Cinco cosas: la lista de requisitos, cuáles de ellos son obligatorios para entrar, quién revisa, quién autoriza excepciones y cómo se registran entradas y salidas. Con eso definido, todo lo demás se puede ajustar en marcha.
| Definición | Pregunta que responde |
|---|---|
| Requisitos del sitio | ¿Qué se pide a la firma, a cada persona, vehículo y máquina? |
| Obligatorios para entrar | ¿Qué frena el ingreso y qué se sigue desde la oficina? |
| Revisores | ¿Quién aprueba qué, y con qué criterio? |
| Excepciones | ¿Quién puede dejar entrar a alguien no habilitado, y cómo queda escrito? |
| Portería | ¿Cómo se busca a la persona y cómo se registra la salida? |
¿En qué orden se cargan los contratistas?
Primero los que van a entrar antes y con más gente, que suelen ser los de montaje y obra civil. Después los de servicios permanentes, como limpieza, comedor y mantenimiento. Y al final los eventuales. Cada firma con su contrato, sus sitios y sus subcontratistas.
Avise a cada firma con al menos dos semanas de anticipación: qué se le va a pedir, cómo lo envía y desde qué día se controla en la portería. Ver: cómo explicarle al contratista qué tiene que enviar.
¿Cómo se prepara la portería?
Con una capacitación corta y práctica: cómo buscar a una persona, qué significa cada respuesta, qué decirle a quien no está habilitado, cómo registrar la salida y a quién llamar si alguien pide una excepción. Si la capacitación lleva más de una hora, el sistema es demasiado complicado.
Haga la prueba con la vigilancia real, en su turno, antes del primer día. Y asegúrese de que haya un dispositivo en cada portería, con conexión, y un plan para cuando se corta.
¿Conviene un período de prueba?
Sí. Durante las primeras dos a cuatro semanas, la portería registra todo y avisa lo que falta, pero las excepciones se autorizan con más flexibilidad, siempre escritas. Al terminar el período, se revisan las excepciones, se habla con las firmas que más acumularon y se pasa al control estricto.
El período de prueba sirve para que los contratistas aprendan el circuito sin que el primer día sea un caos en la portería, y para que usted descubra qué requisitos estaban mal definidos.
¿Qué hay que revisar el primer mes?
Qué requisitos se rechazan más, porque suelen estar mal explicados; qué firmas no enviaron nada; cuánto tarda la revisión; cuántas excepciones hubo y por qué; y si la salida se registra. Con eso se ajusta el sistema antes de que las costumbres se asienten.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Empezar a controlar en la portería el mismo día que se avisa a los contratistas, pedir de todo porque es una planta nueva, no definir quién autoriza excepciones, dejar afuera a los subcontratistas y olvidar que durante la puesta en marcha entran firmas que después no vuelven.
¿Cómo se pone en marcha un sitio en Auditans?
En Auditans un sitio nuevo se suma a la misma cuenta, con los mismos contratistas. Su equipo elige cuáles de los requisitos que la empresa ya tiene se piden ahí, agrega los propios del sitio, abre los contratos que lo cubren, y la portería empieza a buscar personas.
- Usted marca qué requisitos son obligatorios para ingresar, y esos deciden la habilitación.
- Una firma está en el sitio nuevo solo mientras tiene un contrato abierto que lo cubre, y desde entonces ve lo que se le pide.
- La inducción puede ser una capacitación con examen, que cada persona rinde desde un enlace con su DNI.