Cómo presentar el control de contratistas a la dirección
La dirección no necesita saber qué es una cláusula de no repetición. Necesita saber qué riesgo corre la empresa con sus contratistas, cómo está hoy el control y qué decisión se le pide. Por eso conviene empezar la presentación por el riesgo y no por los papeles.
¿Por qué cuesta que la dirección le preste atención?
Porque el control de contratistas se ve como un trámite, y los trámites no llegan a la agenda de la dirección hasta que algo sale mal. Si usted lo presenta como una lista de documentos, confirma esa idea. Si lo presenta como un riesgo con dueño, costo y plan, se discute como cualquier otro riesgo del negocio.
¿Qué riesgos conviene explicar?
Tres, en palabras de la dirección: el riesgo de un accidente grave de una persona que no debía estar trabajando, el riesgo laboral de responder por deudas de un contratista, y el riesgo de perder una certificación o un cliente por una auditoría. Cada uno con un ejemplo concreto de su empresa o de su industria.
- De seguridad: una persona sin capacitación o sin apto en una tarea de riesgo es la situación que la empresa no puede explicar después.
- Laboral: el artículo 30 de la Ley de Contrato de Trabajo puede hacer responder a la empresa principal por los trabajadores del contratista si no hizo los controles que enumera. Ver: artículo 30 LCT después de la Ley 27.802.
- Comercial: si la empresa tiene ISO 45001:2018 o clientes que la auditan, el control de contratistas es uno de los puntos que se miran.
¿Qué indicadores mostrar?
Pocos y estables, los mismos en cada reunión para que se vea la tendencia. Cuántas firmas y personas trabajan hoy, qué parte está habilitada, qué vence en el próximo mes, cuántas excepciones hubo en la portería y qué no conformidades quedaron abiertas en las inspecciones.
| Indicador | Qué le dice a la dirección |
|---|---|
| Firmas y personas activas | El tamaño de lo que se controla |
| Parte habilitada hoy, por sitio | Si el control funciona |
| Lo que vence en los próximos treinta días | El trabajo que viene |
| Excepciones en la portería y sus motivos | Dónde se está cediendo |
| Tiempo entre envío y revisión | Si el equipo alcanza |
| No conformidades abiertas | Qué pasa en el terreno, no solo en los papeles |
Evite los indicadores que solo suben, como la cantidad de documentos recibidos. No dicen nada del riesgo.
¿Cómo se arma la presentación?
En cuatro partes y pocas diapositivas: el riesgo, el estado de hoy, lo que falta y la decisión que se pide. La decisión va al final, pero se anuncia al principio, para que la mesa escuche el resto sabiendo para qué.
- El riesgo, con un caso concreto.
- El estado de hoy, con los indicadores.
- Lo que falta: sitios sin control en la portería, requisitos sin definir, falta de gente para revisar.
- La decisión: presupuesto, una regla nueva, el apoyo para aplicar la que ya existe.
¿Qué decisiones conviene pedir?
Las que usted no puede tomar solo. La más importante suele ser el respaldo para que nadie entre sin estar habilitado, incluso cuando la presión viene de producción. Le siguen quién autoriza excepciones, el presupuesto para una herramienta o para gente, y que Compras no adjudique sin los requisitos.
Un control que la dirección no respalda se rompe la primera vez que un gerente de planta pide dejar pasar a alguien "por esta vez". Pedir ese respaldo por escrito, en la reunión, es lo más valioso que puede salir de ella.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Presentar una lista de documentos, llevar demasiados indicadores, esconder los problemas para quedar bien, pedir presupuesto sin explicar el riesgo, y no pedir ninguna decisión concreta.
¿Cómo ayuda Auditans a preparar la reunión?
En Auditans el estado del control está en el sistema y no en una planilla que hay que armar: quién está habilitado en cada sitio, qué vence y qué está en revisión, y cada excepción en la portería queda en el historial con su motivo. Así no hay que armar el informe a mano antes de cada reunión.
- La habilitación por sitio se controla cada noche, para cada firma y cada persona.
- Quien confirmó un ingreso no habilitado queda en el historial, con el motivo y con lo que faltaba ese día.
- Las inspecciones se hacen con listas de control, ítem por ítem, y muestran sus no conformidades.