Cómo integrar el control de contratistas con compras
En muchas empresas el contratista existe para Compras semanas antes de existir para Seguridad e Higiene. La orden se emite, el servicio se programa y el lunes aparece una cuadrilla en la portería sin un papel. Para integrar las dos áreas alcanza con acordar tres momentos en los que una no avanza sin la otra.
¿Por qué Compras y Seguridad e Higiene se desencuentran?
Porque miden cosas distintas. Compras mide precio, plazo y calidad, y su trabajo termina cuando el servicio está contratado. Seguridad e Higiene mide riesgo, y su trabajo empieza cuando alguien va a entrar. Si nadie define el paso de uno a otro, el contratista cae en el medio.
Los síntomas son siempre los mismos: pedidos urgentes de alta para mañana, contratistas que se enteran en la portería de lo que se les pide, y un área de Seguridad e Higiene que parece frenar el trabajo cuando en realidad llegó tarde.
¿En qué momentos tiene que intervenir cada área?
En tres: al pedir cotización, al adjudicar y antes del primer ingreso. En la cotización, el contratista tiene que saber qué se le va a pedir. Al adjudicar, se abre el contrato con sus sitios. Antes del primer ingreso, la documentación tiene que estar enviada y aprobada.
| Momento | Compras | Seguridad e Higiene |
|---|---|---|
| Pedido de cotización | Adjunta los requisitos de seguridad para esa tarea | Mantiene la lista de requisitos por tipo de tarea y sitio |
| Adjudicación | Emite la orden y avisa qué firma, qué sitios y desde cuándo | Da de alta el contrato y lo que se le pide |
| Antes del primer ingreso | No confirma la fecha de inicio hasta tener el visto bueno | Revisa lo enviado y habilita |
| Durante el contrato | Condiciona pagos a lo que corresponda | Sigue vencimientos e inspecciones |
| Cierre | Cierra la orden | Cierra el contrato para que deje de habilitar |
Antes de la cotización puede haber un paso más, la precalificación del proveedor, y después de la adjudicación empieza el alta del contratista.
¿Por qué los requisitos tienen que estar en la cotización?
Porque cumplirlos cuesta, y el contratista lo tiene que poner en el precio. Si se entera después de ganar, va a pedir más plazo, más dinero o una excepción. Si lo sabe desde el principio, compite en igualdad con quienes cumplen, y usted no premia al que cotiza barato porque no pensaba cumplir.
No hace falta adjuntar un manual. Alcanza con una hoja por tipo de tarea: qué presenta la firma, qué presenta cada persona, qué necesita cada vehículo o máquina, y qué trabajos requieren permiso. Si su empresa trabaja con ISO 45001:2018, esta es la forma más directa de mostrar que los criterios de selección se aplican a todos. Ver: la cláusula 8.1.4 en la práctica.
¿Qué va en el contrato o en la orden de compra?
Van la obligación de cumplir los requisitos de seguridad de la empresa, la de mantenerlos vigentes durante todo el trabajo, la de informar a los subcontratistas, y la consecuencia de no hacerlo. Lo que no está escrito en el contrato después cuesta mucho exigirlo.
- Qué sitios cubre el trabajo y desde cuándo.
- La obligación de presentar y renovar la documentación antes de que venza.
- Si puede subcontratar, y que el subcontratista cumple los mismos requisitos.
- Qué pasa si no cumple: no ingreso, suspensión del pago que corresponda, rescisión.
¿Conviene atar los pagos a la documentación?
Para la documentación laboral mensual, suele convenir. El artículo 30 de la Ley de Contrato de Trabajo le pide a la empresa principal controlar, entre otras cosas, el pago de los sueldos y de la seguridad social de la gente del contratista, y retener el pago hasta ver el F.931 del mes es una práctica extendida. Hágalo con reglas escritas en el contrato.
Ver: artículo 30 LCT después de la Ley 27.802 y cómo controlar el F.931.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Emitir la orden antes de avisarle a Seguridad e Higiene, fijar la fecha de inicio sin contar el tiempo de revisión, no incluir los requisitos en la cotización, olvidar a los subcontratistas y no cerrar nada cuando el trabajo termina, de modo que la firma sigue apareciendo como habilitada meses después.
¿Cómo encaja Auditans en ese circuito?
En Auditans el contrato dice para qué firma es, qué sitios cubre y qué subcontratistas trae, y desde que se abre, la firma ve lo que se le pide. Al cerrarlo, la firma deja de estar en esos sitios.
- Lo que se pide una vez por contrato, como un seguro de esa obra, se pide al abrirlo.
- El contratista ve lo que le falta desde el primer día, sin esperar a llegar a la portería.
- Lo que se renueva cada mes, como el F.931, se pide con un requisito mensual.