Datos personales de los trabajadores de contratistas: la Ley 25.326 en la práctica
El control de contratistas junta muchos datos personales de gente que no es empleada de su empresa: documentos, CUIL, domicilios, recibos de sueldo, aptos médicos. La Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales no le impide pedirlos, pero le pide hacerlo con un propósito claro, pedir solo lo necesario, mostrarlo solo a quien lo necesita y cuidarlo. En la práctica, eso se resuelve con unas pocas reglas.
¿Se aplica la Ley 25.326 al control de contratistas?
Sí. Los datos de los trabajadores del contratista son datos personales, y su empresa, al recibirlos y guardarlos, pasa a tener una base de datos con ellos. Eso trae obligaciones: usarlos para la finalidad con que se recogieron, que sean adecuados y no excesivos, protegerlos y respetar los derechos de sus titulares.
¿Qué datos se pueden pedir?
Los que hacen falta para el control que su empresa tiene que hacer: identificar a la persona, verificar su cobertura, sus pagos y su aptitud para la tarea. La pregunta útil para cada dato es para qué lo necesito. Si no hay una respuesta concreta, no lo pida.
| Dato | Para qué | Comentario |
|---|---|---|
| Nombre, DNI y CUIL | Identificar y cruzar con el F.931 y la ART | Necesario |
| Constancia de pago de sueldo | El control del artículo 30 | Necesario donde corresponde |
| Apto médico | Aptitud para la tarea | Basta con el resultado; el detalle clínico no hace falta |
| Capacitaciones | Competencia | Necesario |
| Domicilio, estado civil, fotos personales | Rara vez hay un para qué | Evítelo |
¿Qué cuidado requieren los datos de salud?
Más que el resto, porque la ley los considera datos sensibles. Para el control de acceso alcanza con saber que la persona es apta para la tarea; no hace falta el detalle del examen. Pida el certificado de aptitud, no la historia clínica, y limite quién puede verlo.
¿Quién debería ver cada dato?
Solo quien lo necesita para su tarea. Quien revisa la documentación laboral ve los recibos; quien revisa lo médico ve los aptos; la vigilancia no necesita ver ningún documento, solo si la persona está habilitada. Y cada contratista debería ver lo suyo y nada de otras firmas.
El caso típico de exposición innecesaria es la carpeta en la portería, o el listado impreso con los datos de todas las firmas pegado en la pared. Ver: por qué el guardia no debería decidir solo quién entra.
¿Hay que informar a los trabajadores?
Sí. La ley pide informarle a la persona para qué se recogen sus datos, quién los va a tener y cómo ejercer sus derechos. Lo práctico es que el contratista lo informe al pedirle la documentación a su gente, con un texto que su empresa le provee.
¿Cuánto tiempo se guardan?
Mientras sirvan a la finalidad y a la defensa ante reclamos que pueden llegar después. No se trata de borrar todo al cerrar un contrato: la documentación es también la prueba de que el control se hizo. Defina un plazo con su asesor y aplíquelo a todos por igual.
¿Qué derechos tiene el trabajador?
Tiene derecho a saber qué datos suyos tiene su empresa, a pedir que se corrijan si están mal y, cuando corresponde, que se supriman. Conviene tener definido quién responde esos pedidos y en qué plazo, aunque lleguen pocas veces.
¿Hay que inscribir la base de datos?
La ley prevé la inscripción de las bases de datos en el registro que lleva la autoridad de aplicación, hoy la Agencia de Acceso a la Información Pública. Si su empresa ya tiene inscriptas sus bases de personal, revise si la de contratistas está incluida o hay que sumarla.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Pedir documentación de más por las dudas, recibir aptos con diagnósticos, dejar carpetas en la portería, compartir planillas con datos de todas las firmas por correo, darle a todo el equipo acceso a todo y no tener a nadie a cargo de responder los pedidos de los trabajadores.
¿Cómo cuida Auditans los datos de los trabajadores?
Auditans está pensado para que cada uno vea lo que necesita. La portería no ve documentos: ve si la persona y su firma están habilitadas, y lo que falta. Cada contratista ve lo suyo, y el equipo de su empresa trabaja en los sitios a los que tiene acceso.
- Los roles de Manager, Admin y Propietario ven todos los sitios; Auditor y Portería, solo los sitios a los que tienen acceso.
- Usted decide qué pedir, así que puede pedir el certificado de aptitud y nada más.