Del papel a lo digital sin frenar el ingreso
Lo que se teme al digitalizar el control de contratistas es el lunes en que doscientas personas llegan a la portería y la mitad aparece como no habilitada. Ese lunes se evita con una transición por etapas, una fecha de corte conocida por todos y unas semanas en que el papel y lo digital conviven.
¿Por qué la transición suele frenar el ingreso?
Porque se hace de golpe. El sistema nuevo arranca vacío, los contratistas se enteran tarde, nadie cargó lo que ya estaba aprobado en papel, y el primer día la portería ve como no habilitada a gente que tiene todo en regla en una carpeta. La culpa cae sobre el sistema, y producción pide volver a la planilla.
Ver: control de acceso de contratistas, para la transición en la portería. Si la planta recién abre y no hay papel previo, vea cómo poner en marcha el control en una planta nueva; y si todavía está decidiendo si dejar la planilla, dónde fallan las planillas de Excel.
¿Qué hay que migrar y qué no?
Hay que migrar lo que está vigente y se va a seguir pidiendo. No vale la pena pasar papeles vencidos ni el historial de años: ese archivo queda donde está, guardado, por si alguien lo pide. El sistema nuevo empieza con lo que habilita hoy.
| Migrar | Dejar en el archivo |
|---|---|
| Contratistas con contrato vigente | Firmas que no trabajan hace más de un año |
| Documentación vigente de la firma y de cada persona | Documentación vencida y reemplazada |
| Capacitaciones vigentes | Registros de asistencia de cursos viejos |
| La lista de requisitos, revisada | Requisitos que nadie controla hace tiempo |
¿Quién carga la documentación vigente?
Lo ideal es que la envíe el contratista, como va a hacer de ahí en adelante. Si su equipo la carga, aprende el sistema y el contratista no. Pídale a cada firma que envíe lo que ya tiene vigente en un plazo de dos o tres semanas, y reserve la carga propia para casos puntuales.
Es también la primera prueba del circuito: si el contratista no entiende qué tiene que enviar, lo va a descubrir ahora y no el día que le vence la ART. Ver: cómo explicarle al contratista qué tiene que enviar.
¿Cómo se ordena la transición?
En cinco etapas, con fechas publicadas: revisar la lista de requisitos, dar de alta a los contratistas y avisarles, recibir la documentación, consultar el sistema en la portería en paralelo con la planilla, y fijar el día de corte a partir del cual la planilla ya no vale.
- Revise la lista de requisitos: es el momento de sacar lo que nadie controla y de marcar qué frena la entrada.
- Dé de alta a los contratistas con sus contratos, y avíseles con la fecha de corte.
- Reciba y revise la documentación, empezando por las firmas con más gente.
- Mantenga el doble control unas semanas: la portería consulta el sistema, y si alguien aparece como no habilitado pero está en la planilla, entra con una excepción escrita y se avisa a su firma.
- Fije el corte: desde esa fecha, vale solo el sistema.
¿Qué pasa con quien no envió nada a la fecha de corte?
Lo mismo que pasaría con cualquier requisito vencido: no está habilitado. Si la fecha se comunicó con tiempo y se recordó, el costo de ese día lo asume la firma. Unos días antes del corte, llame a las firmas atrasadas: una llamada ahorra una discusión en la portería.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Arrancar sin avisar a los contratistas, pretender migrar todo el archivo histórico, cargar todo desde la oficina, no fijar una fecha de corte, y posponer el corte cada vez que alguien se queja. Si la fecha se corre, nadie la toma en serio y la planilla sigue en uso.
¿Cómo es la transición con Auditans?
En Auditans cada firma ve lo que se le pide desde que se abre su contrato, y lo envía por su cuenta. Su equipo revisa desde una lista de pendientes, y la portería ve la habilitación de cada persona en cada sitio, con lo que le falta, desde el primer día.
- Lo que usted marca para revisión lo aprueba o lo rechaza una persona de su equipo, con una observación si hace falta, y la firma recibe cada mañana lo decidido el día anterior.
- Durante el doble control, quien confirma el ingreso de alguien no habilitado escribe el motivo, y queda a su nombre.