# Documentación de vehículos y maquinaria de contratistas

El equipo de Auditans · 21 de septiembre de 2026

Cada vehículo y cada máquina que un contratista trae a su sitio necesita su propia documentación, separada de la de la firma y de la de quien la maneja. Un camión sin seguro o un autoelevador sin inspección son un riesgo aunque la firma y el chofer estén en regla. Se controlan igual que a una persona: tienen sus requisitos y vencimientos, y se registran en la portería.

## ¿Qué pedir para cada vehículo?

Para cada vehículo se pide la cédula de identificación, el seguro de responsabilidad civil vigente con su comprobante de pago, y la VTV o RTO al día según la jurisdicción. Según su uso, se suman el seguro de la carga, la habilitación para cargas peligrosas o la inscripción que corresponda al transporte que hace.

| Documento | Qué revisar |
| --- | --- |
| Cédula | Que la patente coincida con el vehículo que se presenta |
| Seguro | Vigencia, patente, cobertura mínima que exige su empresa y comprobante de pago |
| VTV o RTO | Vigencia y patente; los vehículos de carga y de pasajeros suelen tener un régimen propio |
| Habilitaciones especiales | Cargas peligrosas, alimentos o residuos, cuando corresponde |

En muchos casos el seguro se paga en cuotas mensuales. Una póliza anual con cuotas impagas puede no cubrir, así que pedir el comprobante de pago tiene sentido.

## ¿Qué pedir para la maquinaria?

Para cada máquina se pide su identificación, por número de serie o de chasis, el seguro si circula o trabaja con riesgo para terceros, y el certificado de inspección o mantenimiento cuando es un equipo de izaje, de elevación o de movimiento de suelos. Lo que se pide depende del tipo de equipo y del riesgo de su sitio.

- Autoelevadores y plataformas: inspección periódica y mantenimiento al día.
- Grúas e hidrogrúas: certificación del equipo y de sus accesorios de izaje, como eslingas y ganchos.
- Maquinaria vial: seguro, estado general y alarma de retroceso.
- Grupos electrógenos y compresores: estado y protecciones eléctricas o de presión.

## ¿Qué se le pide a quien maneja u opera?

A quien maneja se le pide la licencia de conducir de la categoría que corresponde al vehículo, y a quien opera una máquina, la habilitación o capacitación para ese equipo. Son requisitos de la persona, no del vehículo: el mismo camión puede manejarlo un chofer habilitado un día y uno sin licencia profesional al siguiente.

Separarlo evita el error clásico: aprobar “la camioneta con su chofer” como un solo legajo. Cuando cambia el chofer, nadie revisa nada. Mejor preguntarle a cada persona si maneja o si opera equipos, y pedirle lo suyo solo a quien responde que sí.

## ¿Hay que pedir lo mismo a todos los vehículos?

No. Pedirle a una motocicleta lo mismo que a un camión con semi no tiene sentido. Lo práctico es pedir según el tipo: lo común a todos (seguro, cédula, VTV) y lo propio de cada tipo, como la habilitación de carga de un camión o la inspección de un autoelevador.

## ¿Cómo se controlan en la portería?

Igual que a las personas: la vigilancia busca el vehículo por su patente, o la máquina por su número de serie, y ve si está habilitado para entrar a ese sitio. Si no lo está, ve lo que le falta. Y el ingreso y el egreso quedan registrados, igual que los de las personas.

Ver: [control de acceso de contratistas](https://auditans.com/blog/control-de-acceso-contratistas).

## ¿Cuáles son los errores más comunes?

Controlar el vehículo solo al alta, aceptar un seguro sin comprobante de pago, pedir lo mismo a todos los tipos de vehículo, mezclar los papeles del vehículo con los del chofer, y no registrar la patente, que es lo único con lo que la vigilancia puede identificarlo.

## ¿Cómo lleva Auditans los vehículos y la maquinaria?

En Auditans los vehículos y las máquinas se cargan dentro de cada contratista, igual que su gente. Cada vehículo tiene su patente y su tipo, cada máquina su número de serie, y cada uno tiene sus propios requisitos y vencimientos. La portería busca por patente o número de serie y ve si está habilitado, y lo que le falta.

- Un contratista registra vehículos o maquinaria cuando responde que ingresa con ellos a sus sitios.
- Un requisito puede pedirse solo a ciertos tipos de vehículo, como camiones o autoelevadores.
- Lo del chofer se pide aparte: es un requisito de la persona, y se le pide a quien responde que maneja.

## Para leer más

- [Plantilla: Listado de documentación para contratistas](https://auditans.com/recursos/listado-de-documentacion-para-contratistas)
- [Plantilla: Instructivo de control de contratistas en minería](https://auditans.com/recursos/instructivo-de-control-de-contratistas-mineria)
- [Plantilla: Instructivo de control de contratistas en petróleo y gas](https://auditans.com/recursos/instructivo-de-control-de-contratistas-petroleo-y-gas)
- [Plantilla: Matriz documental de contratistas en Excel](https://auditans.com/recursos/matriz-documental-de-contratistas-excel)
- [Plantilla: Permiso de izaje de cargas para contratistas](https://auditans.com/recursos/permiso-de-izaje-de-cargas-para-contratistas)
- [Plantilla: Checklist de autoelevadores para contratistas](https://auditans.com/recursos/checklist-de-autoelevadores-para-contratistas)
- [Plantilla: Checklist de vehículos y maquinaria del contratista](https://auditans.com/recursos/checklist-de-vehiculos-y-maquinaria-del-contratista)

## Agende una demostración y le mostramos cómo se controlan los vehículos y la maquinaria de sus contratistas.

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