Qué preguntar al elegir un software de control de contratistas

¿Por dónde empezar la evaluación?

Por su propio proceso, no por la herramienta. Antes de ver demostraciones, escriba cómo controla hoy y qué tiene que resolver sí o sí. Sin eso, cada demostración lo convence de algo distinto.

Tenga a mano su matriz documental, aunque sea en borrador, y dos o tres casos reales difíciles: un contratista con subcontratistas, un requisito mensual, una planta con requisitos propios.

¿Qué preguntar sobre los requisitos?

Si puede definir requisitos por firma, por persona, por vehículo y por máquina; si pueden variar por sitio y por contrato; si hay requisitos que solo se piden según lo que hace la firma; y qué tipos de vigencia maneja, incluidos los mensuales.

• ¿Puedo pedir algo solo en algunos sitios sin duplicarlo?
• ¿Un documento que sirve en varios sitios se presenta una sola vez?
• ¿Cómo se maneja un requisito mensual como el F.931? ¿Queda cada mes por separado?
• ¿Puedo marcar qué requisitos frenan la entrada y cuáles no?

¿Qué preguntar sobre la revisión y el historial?

Quién revisa, cómo queda registrada cada decisión y qué pasa con un documento cuando llega su reemplazo. La pregunta clave: ¿puedo ver qué documento estaba vigente para una persona en una fecha pasada, y quién lo aprobó?

• ¿Cada aprobación y cada rechazo quedan con nombre y fecha?
• ¿Un documento nuevo reemplaza al anterior o se suma al historial?
• ¿Alguien puede editar o borrar lo que ya se revisó?
• Mientras una renovación está en revisión, ¿la persona pierde la habilitación?

Ver: cómo preparar la documentación para una auditoría.

¿Qué preguntar sobre la portería?

Qué ve la portería, cómo se entera de que alguien dejó de estar en regla y qué pasa con las excepciones. Si la herramienta no llega a la portería, el control documental no cambia quién entra.

• ¿La portería ve si la persona está habilitada en ese sitio y qué le falta?
• ¿Qué pasa el día que vence un documento obligatorio para entrar?
• ¿Quién puede autorizar un ingreso no habilitado, y qué queda registrado?
• ¿Se registran entradas y salidas? ¿Se ve quién está adentro?

¿Qué preguntar sobre el contratista?

Qué ve el contratista, cómo envía y cómo se entera de lo que vence y de lo que se rechazó. Una herramienta que su equipo entiende pero sus contratistas no, no se usa.

• ¿El contratista ve su propia lista de lo que falta, por persona?
• ¿Cómo y cada cuánto le llegan los avisos de vencimiento?
• ¿Cómo se entera de un rechazo y de su motivo?
• ¿Puede un contratista chico usarlo sin capacitación?

¿Qué preguntar sobre los datos y la implementación?

De quién son los datos, cómo se sacan, cuánto lleva empezar y quién carga la configuración inicial. Pregunte también qué pasa con sus datos si deja de usar la herramienta.

• ¿Puedo descargar toda la documentación, con sus archivos, cuando quiera?
• ¿Cuánto tarda en estar funcionando un primer sitio?
• ¿Quién carga los requisitos y los contratistas al empezar?
• ¿Cómo se definen los permisos de cada persona de mi equipo?

¿Cómo se prueba antes de decidir?

Con un caso real, no con el de la demostración. Pida cargar un sitio, cinco requisitos suyos y un contratista de verdad, y siga un mes completo: un alta, un rechazo, un vencimiento y una entrada por la portería.

Al final del mes, pregúntele al contratista cómo le fue.

¿Cuáles son los errores más comunes al elegir?

Elegir por la cantidad de funciones, no probar con un caso propio, no preguntar qué ve la portería ni involucrarla en la prueba, no sumar a un contratista y no preguntar cómo se sacan los datos.

¿Qué responde Auditans a estas preguntas?

Si evalúa Auditans, lleve estas mismas preguntas a la demostración. Algunas respuestas: los requisitos se definen por firma, persona, vehículo y máquina y se activan por sitio; ninguna respuesta se edita ni se borra; una renovación en revisión no quita la habilitación; y la portería ve si cada persona está habilitada y qué le falta.