Excepciones al ingreso: cuándo aceptarlas y cómo dejarlas registradas
En toda portería hay excepciones: el técnico de la máquina parada, la persona cuya renovación se aprobará en una hora. Prohibirlas no funciona, porque igual pasan, solo que sin registro. Lo que funciona es definir quién puede autorizarlas, qué no se exceptúa nunca y qué tiene que quedar escrito cada vez.
¿Qué es una excepción al ingreso?
Es dejar entrar a una persona que, según el control, no está habilitada. Puede faltarle un documento administrativo, puede tener una renovación en trámite o puede haber una urgencia operativa. Es una decisión de riesgo, y alguien tiene que hacerse cargo de ella.
¿Cuándo tiene sentido aceptarla?
Cuando lo que falta no afecta la seguridad de la persona ni del sitio ese día, cuando hay una razón operativa concreta y cuando alguien con autoridad asume la decisión. Si falta la cobertura o la aptitud para la tarea, la excepción es un riesgo que nadie debería asumir en una portería.
| Puede considerarse | No debería exceptuarse |
|---|---|
| Un documento administrativo de la firma pendiente | Persona sin cobertura de ART ni seguro |
| Documentación mensual en revisión, con la anterior aprobada | Falta de habilitación para una tarea de riesgo |
| Urgencia operativa con la documentación de seguridad en regla | Apto médico vencido para una tarea que lo exige |
| Error de carga ya identificado y en corrección | Trabajo de riesgo sin permiso de trabajo |
La columna de la derecha es la política de su empresa, no la del día. Escríbala y comuníquela a la portería. Ver: qué pedir para entrar a una planta.
¿Quién puede autorizarla?
Una persona con nombre, rol y autoridad definida, no “la guardia”. Puede ser el responsable de portería, el de seguridad o el jefe de planta, según su empresa. Lo importante es que esté escrito quién puede y que ese alguien firme cada decisión.
Si el vigilante de una empresa de seguridad tercerizada decide solo, la responsabilidad queda en alguien que no tiene contexto ni autoridad. Dele a la portería una instrucción clara: a quién llamar y qué pedir. Ver: por qué el guardia no debería decidir solo quién entra.
¿Qué tiene que quedar registrado?
Quién entró, cuándo, qué le faltaba, quién lo autorizó y por qué. Con esos cinco datos, la excepción se puede explicar después. Sin ellos, es una entrada que nadie puede justificar.
- La persona y el sitio.
- La fecha y la hora de entrada y de salida.
- Lo que faltaba en ese momento.
- Quién autorizó, con nombre.
- El motivo, en una frase concreta: “Reparación de la caldera 2, parada desde las 6. La nómina de la ART de octubre está en revisión”.
¿Cómo se evita que la excepción se vuelva costumbre?
Revisando las excepciones una vez por semana o por mes. Si la misma persona o el mismo contratista aparecen varias veces, hay algo en el proceso previo que no funciona, y hay que resolverlo con el contratista.
La cantidad de excepciones es uno de los indicadores más útiles del control. Ver: indicadores para medir el control de contratistas.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Que la guardia decida sola, aceptar excepciones sin motivo escrito, exceptuar la cobertura o la aptitud, no revisar nunca las excepciones y no decirle al contratista qué le faltaba, con lo que la próxima vez vuelve igual.
¿Cómo se registra una excepción en Auditans?
En Auditans la portería ve si la persona está habilitada y, si no, qué le falta. Si su empresa decide dejarla entrar igual, quien confirma el ingreso escribe el motivo, y la entrada queda registrada a su nombre con ese motivo.
- Pueden confirmar un ingreso así los usuarios de su empresa con rol Portería, Manager, Admin o Propietario.
- Mientras un documento nuevo está en revisión, cuenta el último aprobado hasta que vence, así que la persona sigue habilitada y no hace falta una excepción.
- Si algo se aprobó hace un rato, la portería puede pedir un control de la habilitación en ese momento antes de decidir.