Cómo explicarle al contratista qué tiene que enviar
La mayoría de los rechazos vienen de requisitos mal explicados, y no de contratistas incumplidores. "Seguro de accidentes personales" puede significar cinco cosas distintas, y el contratista va a mandar la que tiene a mano. Escribir bien cada requisito, una sola vez, ahorra decenas de rechazos y de correos cada mes.
¿Por qué el contratista manda lo que no es?
Porque adivina. Recibe una lista de nombres de documentos sin explicación, y cada firma los interpreta a su manera. La persona que junta los papeles en el contratista suele ser administrativa y no técnica, y necesita saber exactamente qué pedirle a su aseguradora o a su contador.
Cada ida y vuelta cuesta días. El contratista manda, usted rechaza, el contratista pide otra cosa a un tercero, espera, vuelve a mandar. Mientras tanto, su gente no entra y el trabajo se atrasa.
Si además la firma es chica y no tiene a nadie dedicado a los papeles, hay cosas que hacer más allá de escribir bien. Ver: cómo pedir documentación a un contratista pequeño.
¿Qué tiene que decir cada requisito?
Cinco cosas: qué es, quién lo emite, qué tiene que figurar en él, qué vigencia tiene y a quién se refiere, si a la firma o a cada persona. Si el contratista puede leerlo y pedirle el papel correcto a un tercero sin llamarlo a usted, el requisito está bien escrito.
| Mal escrito | Bien escrito |
|---|---|
| Seguro de vida | Seguro de vida obligatorio (Decreto 1567/74), con la nómina del mes que incluya a cada persona que va a trabajar en el sitio |
| ART | Certificado de cobertura de la ART con nómina y cláusula de no repetición a favor de nuestra razón social y CUIT |
| Apto médico | Examen preocupacional o periódico que diga apto para la tarea, firmado por un médico con matrícula, emitido en los últimos doce meses |
| Documentación del vehículo | Cédula de identificación del vehículo, VTV vigente y póliza con el recibo de pago del mes |
¿Sirven los modelos?
Sí, para todo lo que la firma tiene que redactar: una declaración jurada, un procedimiento de trabajo seguro, una nota de designación de responsable. Un modelo descargable ahorra más rechazos que cualquier explicación, porque el contratista completa en lugar de inventar.
Para lo que emite un tercero, como una aseguradora, un modelo de la cláusula o del texto que tiene que figurar también ayuda: el contratista se lo reenvía a su productor y se evita la segunda vuelta.
¿Cómo se comunica el arranque?
Con un mensaje corto a la persona que en la firma se ocupa de la documentación: qué se le va a pedir, por qué, cómo lo envía, hasta cuándo y a quién consultar. Y con una fecha en que la portería empieza a controlar, lo bastante lejos como para que llegue.
- Por qué: una línea sobre la seguridad y la ley, no una amenaza.
- Qué: la lista, con la explicación de cada requisito.
- Cómo: dónde y en qué formato se envía.
- Cuándo: la fecha límite y la fecha desde la que se controla en la portería.
- A quién consultar: una persona con nombre, no un buzón genérico.
Ver: preguntas frecuentes de los contratistas sobre la documentación.
¿Cómo se escribe un rechazo útil?
Diciendo qué está mal y qué haría falta para aprobarlo. "No corresponde" obliga al contratista a adivinar de nuevo. "Falta la cláusula de no repetición a favor de nuestra razón social; pídala a su ART con este texto" se resuelve en un envío.
Si el mismo rechazo se repite con varias firmas, corrija la explicación del requisito.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Usar siglas internas, pedir documentos con el nombre que les da su empresa y no el que les da quien los emite, mezclar en un requisito lo de la firma y lo de cada persona, no decir la vigencia, rechazar sin explicar y cambiar lo que se pide sin avisar.
¿Cómo se lo explica Auditans al contratista?
En Auditans cada requisito lleva su descripción y puede llevar un documento de referencia, como un modelo, que la firma descarga. El contratista ve la lista de lo que se le pide, para la firma y para cada persona, vehículo y máquina, con el estado de cada uno.
- La descripción de cada requisito se escribe una vez y la leen todas las firmas.
- La firma lee en la observación del rechazo, si su revisor la dejó, qué corregir, y cada mañana recibe un correo con lo decidido el día anterior.
- Cada firma tiene una conversación, para las dudas que no entran en la descripción.