# Firmas y aprobaciones: quién firma qué

El equipo de Auditans · 6 de noviembre de 2025

En el control de contratistas, cada firma responde una pregunta: quién envió un documento, quién lo revisó, quién autorizó un trabajo, quién hizo una capacitación. Si no está claro qué pregunta responde cada una, se firma de más donde no hace falta y falta la firma donde después se la busca.

## ¿Qué diferencia hay entre firmar y aprobar?

Firmar es dejar constancia de que uno hizo o declaró algo: envié este documento, rendí esta capacitación, leí este permiso. Aprobar es tomar una decisión sobre lo que otro hizo: este documento cumple. Las dos cosas pueden ir juntas, pero responden preguntas distintas, y conviene no mezclarlas.

## ¿Quién firma qué?

Depende del registro. El contratista firma lo que envía y lo que declara; su equipo aprueba o rechaza lo enviado; en un permiso de trabajo firman quien lo pide, el responsable del área, Seguridad e Higiene y cada trabajador; y en una capacitación firma quien la rinde.

| Registro | Quién firma o aprueba | Qué prueba |
| --- | --- | --- |
| Documentación enviada | La persona del contratista que la envía | Quién la presentó y cuándo |
| Revisión | Quien revisa en su empresa | Que alguien con criterio la miró y decidió |
| Declaración jurada | El responsable de la firma | Lo que la firma afirma sobre sí misma |
| Permiso de trabajo | Quien lo pide, el responsable del área, Seguridad e Higiene y cada trabajador | Que los riesgos se conocieron y se aceptaron antes de empezar |
| Capacitación | Cada persona que la rinde | Que esa persona la hizo y con qué resultado |
| Inspección | Quien la hace | Qué se vio, dónde y cuándo |
| Excepción en la portería | Quien la confirma | Quién decidió dejar entrar a alguien no habilitado y por qué |

## ¿Por qué el permiso de trabajo necesita tantas firmas?

Porque cada firma cubre una parte del riesgo. Quien lo pide describe la tarea; el responsable del área confirma que el lugar está en condiciones; Seguridad e Higiene verifica las medidas; y cada trabajador declara que conoce los riesgos. Si falta una, el permiso no debería autorizar nada.

Ver: [permisos de trabajo](https://auditans.com/blog/permisos-de-trabajo).

## ¿Qué hace que una aprobación valga como evidencia?

Que tenga nombre, fecha y objeto claros, y que no se pueda modificar después. Una aprobación sin nombre no dice quién decidió; una sin fecha no dice si fue antes o después del ingreso; y una que se puede editar no prueba nada, porque cualquiera pudo cambiarla.

Por la misma razón, una corrección no debería pisar lo anterior. Si un documento se rechazó y se volvió a enviar, los dos envíos tienen que quedar: el rechazado y el aprobado. Es lo que mira un auditor. Ver: [ISO 45001:2018 y contratistas: qué evidencia pide el auditor](https://auditans.com/blog/iso-45001-evidencia-contratistas).

## ¿Hace falta una firma manuscrita?

Para la mayoría de los registros internos del control de contratistas, no. Lo que importa es poder atribuir cada acción a una persona identificada y que el registro no se pueda alterar. Para documentos con exigencias legales propias, como un contrato, consulte a su asesor qué tipo de firma requieren.

## ¿Cuáles son los errores más comunes?

Firmar en bloque al final del día, aprobar con un usuario compartido, dejar que el contratista apruebe su propia documentación, no guardar los rechazos, y hacer firmar un permiso de trabajo a quien no leyó su contenido. En todos esos casos hay una firma, pero no prueba lo que se cree.

## ¿Cómo registra Auditans las firmas y aprobaciones?

En Auditans cada envío queda firmado por quien lo hizo, y cada revisión con quien la decidió y su fecha. Ninguna respuesta se edita ni se borra: una corrección es un envío nuevo. Los permisos de trabajo y las capacitaciones tienen sus propias firmas.

- Una aprobación puede revocarse, con una nota que la firma lee, y desde el próximo control ya no habilita.
- Los permisos de trabajo los firman quien confecciona el permiso, el responsable del área, Seguridad e Higiene y los empleados que hacen la tarea, y no autorizan nada hasta la última firma.
- Cada persona puede rendir una capacitación desde un enlace con su DNI o CUIL, y cada intento queda firmado, con las preguntas y respuestas de ese día.

## Para leer más

- [Plantilla: Procedimiento de control de contratistas](https://auditans.com/recursos/procedimiento-de-control-de-contratistas)

## Agende una demostración y le mostramos el recorrido de un documento, del envío a la aprobación.

También puede escribir a [soporte@auditans.com](mailto:soporte@auditans.com) contándonos cuántos sitios y cuántos contratistas tiene.

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