Indicadores para medir el control de contratistas
Si el control de contratistas no se mide, se lo juzga por el último problema. Con pocos indicadores, bien elegidos, se puede ver si el control mejora o empeora, dónde se traba y qué contratistas necesitan atención. No hacen falta veinte: con seis u ocho, revisados todos los meses, alcanza.
¿Para qué sirven los indicadores?
Para tres cosas: saber si el control protege, que es lo que importa; saber si el proceso funciona, que es lo que se puede mejorar; y saber qué contratistas cumplen y cuáles no, que es lo que se habla con cada uno.
Para evaluar a cada contratista por su trabajo, más allá de sus papeles, ver: evaluación de desempeño de contratistas.
¿Qué indicadores conviene usar?
Ocho cubren casi todo: personas habilitadas, documentación mensual a tiempo, documentos vencidos, tiempo de revisión, tasa de rechazo, rechazos repetidos, excepciones al ingreso y personas activas sin movimiento. Cada uno responde una pregunta distinta.
| Indicador | Cómo se calcula | Qué dice |
|---|---|---|
| Personas habilitadas | Habilitadas sobre personas activas, por sitio | Si el control protege |
| Mensual a tiempo | Contratistas con el F.931 del mes enviado antes de la fecha de entrega, sobre el total | Si la rutina mensual funciona |
| Vencidos | Documentos vencidos sin renovación enviada | Si los avisos funcionan |
| Tiempo de revisión | Días entre el envío y la decisión | Si su equipo es un cuello de botella |
| Tasa de rechazo | Rechazos sobre revisiones, por contratista | Si los requisitos se entienden |
| Rechazos repetidos | Documentos rechazados dos o más veces | Si los rechazos se explican bien |
| Excepciones al ingreso | Ingresos de personas no habilitadas, por sitio y por contratista | Si el control de la portería se respeta |
| Activos sin movimiento | Personas activas que no entraron en tres meses | Si se registran las bajas |
¿Cuáles son los más importantes?
Las excepciones al ingreso y las personas habilitadas. Son los que miden el resultado: quién entra y en qué condiciones. Los demás miden el proceso y explican por qué esos dos están como están.
Una planta con el cien por ciento de habilitados y veinte excepciones por semana registra los ingresos, pero no los controla. Ver: excepciones al ingreso.
¿Qué metas conviene fijar?
Metas realistas y propias, que mejoren mes a mes, más que un número tomado de otra empresa. Empiece midiendo tres meses sin meta, para conocer su punto de partida, y después fije metas por sitio.
Algunas referencias razonables para empezar a discutir: revisar en uno o dos días hábiles, que la documentación mensual llegue a tiempo en la gran mayoría de los contratistas y que las excepciones sean pocas y siempre con motivo. Lo importante es la tendencia.
¿Qué decisiones se toman con ellos?
Cada indicador fuera de rango lleva a una acción concreta. Si no hay una acción asociada, el indicador sobra.
- Tasa de rechazo alta en un contratista: una reunión con su administración. Ver: los motivos de rechazo más comunes.
- Tasa de rechazo alta en un requisito: reescribir su descripción.
- Tiempo de revisión alto: repartir la carga o simplificar requisitos.
- Muchos vencidos: revisar a quién le llegan los avisos.
- Activos sin movimiento: pedir a cada contratista que informe sus bajas.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Medir demasiadas cosas, medir solo el porcentaje de documentos aprobados, no separar por sitio y por contratista, no revisar los indicadores con nadie y fijar metas que invitan a aprobar para cumplir el número.
¿Qué datos da Auditans para estos indicadores?
En Auditans su equipo ve los envíos pendientes de revisión, lo vencido y lo que está por vencer, y el estado de cada contratista y de cada persona. En cada sitio se ve quién está adentro ahora.
- Cada ingreso de alguien no habilitado queda registrado con quién lo confirmó y por qué.
- Cada envío y cada decisión tienen su fecha y su autor, en un registro de eventos.
- Cada requisito mensual abre un período nuevo cada mes, así se ve qué mes falta.