ISO 45001:2018, cláusula 8.1.4: compras y contratistas en la práctica
La cláusula 8.1.4 de ISO 45001:2018 trata de lo que su organización compra: bienes, servicios y trabajo de terceros. Su parte central para los contratistas es la 8.1.4.2, que pide elegirlos con criterios de seguridad y salud, coordinar con ellos los peligros y asegurarse de que cumplan. Acá la bajamos, con nuestras palabras, a pasos concretos.
¿Qué cubre la cláusula 8.1.4?
Cubre las compras en tres partes: la 8.1.4.1, sobre controlar que lo que se compra no traiga peligros sin evaluar; la 8.1.4.2, sobre contratistas; y la 8.1.4.3, sobre los procesos contratados externamente. La idea común es que comprar o contratar no traslada la responsabilidad por la seguridad y la salud.
En la práctica, la 8.1.4.1 toca a Compras cuando elige un producto químico o una máquina. La 8.1.4.2 toca a quien trae gente de otra empresa a trabajar en sus sitios. Y la 8.1.4.3 alcanza a lo que su organización decidió tercerizar pero sigue siendo parte de su sistema, como un servicio de mantenimiento completo.
¿Qué pide en concreto la 8.1.4.2?
Pide tres cosas. Fijar criterios de seguridad y salud para seleccionar contratistas y aplicarlos siempre. Coordinar con ellos los peligros de cada trabajo en las tres direcciones: lo que la tarea del contratista trae al sitio, lo que el sitio le trae a la gente del contratista y lo que afecta a terceros. Y asegurarse de que cumplan los requisitos de su sistema.
| Lo que pide | Cómo se ve en la práctica |
|---|---|
| Criterios de selección | Una lista escrita de lo que se le pide a una firma según su tarea y su sitio, igual para todas |
| Coordinar los peligros | El análisis de riesgos de la tarea, el permiso de trabajo y la inducción del sitio |
| Asegurar el cumplimiento | Documentación vigente, control en la portería, inspecciones y qué se hace cuando alguien no cumple |
El Anexo A de la norma, que es informativo, agrega dos ideas que los auditores usan mucho: comprobar que el contratista puede hacer el trabajo antes de que empiece, y sumarlo al control de ingreso propio.
¿Cómo se escriben los criterios de selección?
Como una lista de requisitos, no como una declaración de principios. Para cada tipo de tarea y cada sitio, qué debe presentar la firma, qué debe presentar cada persona y qué debe tener cada vehículo o máquina. Si dos revisores pueden leer el criterio y pedir cosas distintas, el criterio no está escrito.
Un buen criterio responde qué se pide, a quién, dónde y con qué vigencia. Por ejemplo: a toda firma, ART con cláusula de no repetición; a cada persona que trabaja en altura, apto médico específico y capacitación; en la planta química, la inducción del sitio. Ver: qué documentación pedir a un contratista.
¿Cómo se coordinan los peligros sin llenar formularios de más?
Con un circuito proporcional al riesgo. Para un trabajo de rutina alcanza la inducción del sitio y el procedimiento de la firma. Para un trabajo en caliente, en altura o en espacio confinado hace falta un permiso de trabajo, firmado por quien lo pide, por el responsable del área y por Seguridad e Higiene antes de empezar.
La dirección que más se olvida es la tercera: lo que el trabajo del contratista puede provocar a otros. Una soldadura cerca de la zona de carga de otra firma, un corte de energía que deja sin luz a un sector. Cuando hay varias empresas en el mismo lugar, esa coordinación es parte del trabajo. Ver: varios contratistas en el mismo lugar y permisos de trabajo.
¿Qué papel tiene Compras?
Compras elige y contrata, pero no suele tener el criterio técnico de seguridad. Lo que funciona es que Compras no cierre una contratación sin los criterios de Seguridad e Higiene aplicados, y que Seguridad e Higiene no se entere de un contratista el día que llega a la portería.
El punto de encuentro es el contrato: al abrirlo, el contratista queda sujeto a lo que se le pide para esa tarea y esos sitios. Ver: cómo integrar el control de contratistas con compras.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Tener criterios escritos que nadie aplica, evaluar al contratista solo al darlo de alta, confundir la documentación de la firma con la de su gente, olvidar a los subcontratistas y tratar el control de ingreso como un tema de vigilancia y no del sistema de gestión.
¿Cómo acompaña Auditans la cláusula 8.1.4.2?
Auditans le ayuda a llevar la gestión de contratistas que pide la cláusula: sus criterios se cargan como requisitos, cada contrato dice qué sitios cubre, y lo obligatorio para ingresar decide quién está habilitado en cada sitio. No otorga la certificación, que depende de todo su sistema y de un organismo independiente.
- Los requisitos se definen por sitio o por contrato, para la firma y para cada persona, vehículo y máquina, con su vigencia.
- Si la firma declara que hace trabajo en altura, se le piden los requisitos de ese trabajo.
- A los subcontratistas del contrato se les pide lo mismo que a cualquier firma en ese sitio.
Ver: ISO 45001:2018 y contratistas: qué evidencia pide el auditor y el repaso de ISO 45001:2018, cláusula por cláusula. ISO es una marca registrada de la Organización Internacional de Normalización; Auditans no está afiliado a ISO ni cuenta con su respaldo.