ISO 45001:2018 y contratistas: qué evidencia pide el auditor
El auditor de ISO 45001:2018 le va a pedir registros sobre sus contratistas, más que un procedimiento: criterios escritos para elegirlos, prueba de que se aplicaron a cada firma, la documentación vigente hoy, la competencia de cada persona y la prueba de que quien no cumplía no empezó a trabajar.
¿Qué busca el auditor cuando mira a los contratistas?
Busca que el control sobre contratistas funcione todos los días, no solo el día del alta. La norma, en su cláusula 8.1.4.2, le pide a su organización fijar criterios para elegirlos, coordinar con ellos los peligros de cada trabajo y asegurarse de que cumplan los requisitos de su sistema. El auditor va a pedir la evidencia de las tres cosas.
La lógica del auditor es sencilla: elige una muestra y la sigue. Toma dos o tres contratistas que estén trabajando hoy, pide su registro de aceptación, su documentación, la de dos o tres de sus personas, y después baja a la planta a ver quién está adentro. Si lo que dice el papel no coincide con lo que pasa en la portería, hay hallazgo.
Ver: ISO 45001:2018, cláusula 8.1.4, en la práctica y el repaso de ISO 45001:2018, cláusula por cláusula, con nuestras palabras.
¿Qué registros conviene tener listos?
Conviene tener listos seis grupos de registros: los criterios de selección, la aceptación de cada firma, la documentación vigente de la firma y de su gente, la competencia y la inducción de cada persona, el control de ingreso y el seguimiento. Cada uno responde a una pregunta concreta del auditor.
| Pregunta del auditor | Evidencia que la responde |
|---|---|
| ¿Con qué criterios eligen a sus contratistas? | La lista escrita de lo que se le pide a una firma según su tarea y su sitio |
| ¿Cómo sé que los aplicaron a esta firma? | Lo que se le pidió, lo que envió y quién lo aprobó, con fecha |
| ¿Está vigente hoy? | Seguros, ART y habilitaciones con su vencimiento, y la renovación si venció |
| ¿Esta persona es competente? | Su capacitación, su inducción, sus aptitudes y matrículas |
| ¿Cómo evitan que entre alguien que no cumple? | El control de ingreso y las excepciones con su motivo |
| ¿Cómo hacen el seguimiento? | Inspecciones, no conformidades y lo que se hizo con ellas |
¿Dónde aparecen los hallazgos más frecuentes?
Aparecen donde el control se hizo una vez y no se sostuvo. El caso típico es un contratista aprobado al inicio de la obra, con un seguro que venció meses después y ninguna renovación registrada. Le siguen la inducción de la firma que no llega a cada persona y las excepciones en la portería que nadie anotó.
- Documentación vencida: la carpeta está completa, pero con papeles de hace un año.
- Competencia a nivel firma: hay un certificado de capacitación de la empresa, pero no se sabe qué personas la hicieron.
- Subcontratistas sin controlar: el contratista principal está en regla y trae a otra firma que nadie revisó.
- Excepciones de palabra: alguien autorizó un ingreso por teléfono y no quedó escrito.
- Criterios que cambian según quién revisa: dos firmas con la misma tarea, con requisitos distintos.
- Registros editados: una planilla donde se pisó la fecha de vencimiento vieja con la nueva, sin historial.
¿Alcanza con la documentación de la firma?
No. La norma habla de la competencia y la toma de conciencia de las personas, en sus cláusulas 7.2 y 7.3, y el auditor va a preguntar por trabajadores con nombre y apellido. La constancia de ART de la firma no prueba que el electricista que está hoy en el tablero tenga su matrícula ni su inducción.
Arme el control en dos niveles: lo que se le pide a la firma y lo que se le pide a cada persona, y si corresponde, a cada vehículo y máquina. Ver: capacitaciones obligatorias: cómo llevar el registro por persona.
¿Cómo se prueba que alguien sin sus papeles no entró?
Con un control de ingreso que lea la misma documentación que su equipo aprobó, y con cada excepción registrada. El auditor quiere ver que la aprobación en la oficina y la decisión en la portería son la misma cosa, y que si alguien entró igual, quedó escrito quién lo autorizó y por qué.
Un listado impreso en la portería no alcanza para probarlo, porque nadie sabe con qué versión se controló cada día. Sirve más un registro de entradas y salidas hecho contra la habilitación del momento. Ver: registro de entradas y salidas.
¿Cómo lo prepara un día antes de la auditoría?
Si el control funciona todos los días, no hace falta preparar nada. Si todavía no es así, haga su propia auditoría con la misma muestra que haría el auditor y corrija lo que encuentre.
- Elija tres contratistas activos, uno de ellos con subcontratistas.
- Para cada uno, busque qué se le pidió, qué envió y quién lo aprobó.
- Tome dos personas de cada firma y verifique su competencia e inducción.
- Revise qué venció en los últimos meses y si hay renovación.
- Revise las excepciones de ingreso y sus motivos.
¿Cómo le ayuda Auditans a reunir la evidencia?
Auditans le ayuda a llevar la gestión de contratistas y deja la evidencia a mano: qué se le pide a cada firma y a cada persona, quién envió cada respuesta y quién la aprobó, y cada entrada y salida registrada en su sitio. Usar Auditans no da por sí mismo la certificación, que otorgan organismos independientes.
- Cada documento que usted marca para revisión lo aprueba o lo rechaza una persona de su equipo, y queda con su nombre y su fecha. Auditans nunca aprueba por su cuenta.
- Una corrección es un envío nuevo; ninguna respuesta se edita ni se borra.
- La portería ve si la persona y su firma están habilitadas y lo que falta, y una excepción queda con su motivo y a nombre de quien la confirmó.
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