# Legajo del contratista: qué guardar y durante cuánto tiempo

El equipo de Auditans · 12 de marzo de 2026

El legajo del contratista es la prueba de que su empresa controló. No alcanza con tener el documento vigente de hoy: ante un reclamo, lo que se pregunta es qué estaba vigente el día del hecho y quién lo revisó. Por eso un buen legajo guarda todo, con su período, y se conserva años después de cerrado el contrato.

## ¿Qué es el legajo del contratista?

Es el conjunto de todo lo que el contratista presentó y de lo que su empresa hizo con eso: cada documento, su vigencia, quién lo aprobó o lo rechazó, cuándo y por qué. Incluye a la firma, a cada persona que trabajó, a sus vehículos y máquinas, y cada contrato.

La diferencia entre una carpeta y un legajo es el registro de la revisión: el legajo guarda también quién decidió qué sobre cada papel.

## ¿Qué tiene que tener?

Los documentos de la firma, los de cada persona y equipo, la documentación mensual de cada período, los contratos con sus sitios, las capacitaciones y permisos de trabajo, y el registro de cada revisión. Si falta el registro, lo demás pierde valor como prueba.

| Parte | Qué guardar |
| --- | --- |
| Firma | Inscripción, ART con nómina y cláusula de no repetición, seguros, programa de seguridad |
| Cada período mensual | F.931 con su pago, nómina de la ART, recibos, constancias de pago de sueldos |
| Cada persona | Alta, aptos médicos, entrega de EPP, capacitaciones, habilitaciones, fecha de baja |
| Vehículos y máquinas | Seguros, VTV, certificados de inspección, habilitación del operador |
| Contratos | Alcance, sitios, fechas, subcontratistas, fecha de cierre |
| Operación | Permisos de trabajo, inspecciones, excepciones al ingreso con su motivo |

## ¿Hay que guardar los documentos vencidos y los rechazados?

Sí. El vencido prueba que durante su período la persona estuvo cubierta. El rechazado prueba que su empresa revisó y no aceptó cualquier cosa. Reemplazar el documento viejo por el nuevo borra justamente la evidencia que se va a necesitar.

Un caso típico: un accidente de marzo se reclama en noviembre. El certificado de ART vigente en noviembre no sirve; hace falta el de marzo, con la nómina de marzo. Si la carpeta se “actualiza” pisando archivos, ese papel ya no está.

## ¿Durante cuánto tiempo conviene guardarlo?

Como práctica prudente, al menos cinco años desde el cierre del contrato, y más si hubo un accidente, un reclamo o una inspección en curso. Los plazos legales cambian según el tipo de reclamo, y el más largo es el que manda.

Los reclamos laborales, incluidos los que alcanzan a la empresa principal por el artículo 30 de la Ley de Contrato de Trabajo, suelen prescribir a los dos años. Pero hay reclamos civiles y fiscales con plazos más largos, y un juicio iniciado dentro del plazo puede durar años. Por eso muchas empresas fijan cinco años como piso y no destruyen nada que esté vinculado a un hecho abierto. Consulte con su área legal el plazo que su empresa quiere adoptar y escríbalo.

## ¿Cómo conviene ordenarlo?

Por firma, y dentro de ella por persona, equipo y período. Cada documento con su fecha de vigencia y su estado. La prueba de un buen orden es poder contestar en minutos qué tenía vigente una persona un día determinado.

- Use nombres consistentes: un archivo llamado “ART.pdf” no dice de qué mes es.
- Guarde un documento por período: la nómina de marzo es un documento distinto de la de abril.
- Guarde la decisión junto al documento: quién lo aprobó, cuándo y con qué observación.
- Sáquelo del correo: un legajo repartido en bandejas de entrada desaparece cuando alguien se va de la empresa.

## ¿Cuáles son los errores más comunes?

Pisar el documento viejo con el nuevo, guardar el archivo sin la decisión, no registrar la baja de las personas, tirar el legajo al cerrar el contrato y depender de un tercero o de un correo personal para tenerlo.

Ver: [cómo cerrar un contrato con un contratista](https://auditans.com/blog/cierre-de-contrato-con-contratista) y [cómo preparar la documentación para una auditoría](https://auditans.com/blog/auditoria-documentacion-contratistas).

## ¿Cómo queda el legajo en Auditans?

En Auditans cada envío es una respuesta que nunca se edita ni se borra. Una corrección o una renovación es un envío nuevo, y los anteriores quedan en la biblioteca del contratista, con quién los envió, quién los revisó y cuándo.

- La biblioteca muestra el documento vigente y, a pedido, los envíos anteriores.
- Las personas, los contratos y los requisitos se desactivan, no se borran, y su historial queda.
- Un administrador puede descargar la documentación de un contratista en un archivo comprimido.

## Para leer más

- [Plantilla: Legajo del contratista](https://auditans.com/recursos/legajo-del-contratista)

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También puede escribir a [soporte@auditans.com](mailto:soporte@auditans.com) contándonos cuántos sitios y cuántos contratistas tiene.

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