Cómo armar la matriz documental de contratistas
La matriz documental es la tabla que dice qué documento se le pide a quién, cada cuánto, en qué sitios y con qué consecuencia si falta. Sin ella, cada revisor pide lo que recuerda. Con ella, cualquier persona de su equipo puede contestar qué le falta a un contratista y por qué.
¿Qué es una matriz documental?
Es la lista completa de requisitos de su empresa, con una fila por documento y columnas que responden cinco preguntas: a quién se le pide, cada cuánto se renueva, en qué sitios corresponde, en qué casos se pide y si es condición para entrar.
Es la regla, y la carpeta del contratista y la planilla de seguimiento son el resultado de aplicarla a cada firma.
¿Qué columnas necesita?
Necesita, como mínimo, el nombre del documento, a quién se le pide, la vigencia, los sitios, la condición que lo activa, si frena el ingreso y qué debe verificar el revisor. Con esas siete columnas se puede aplicar la matriz sin interpretarla.
| Documento | A quién | Vigencia | Sitios | Se pide si | Frena el ingreso |
|---|---|---|---|---|---|
| Certificado de ART con nómina | Firma | Mensual | Todos | Tiene empleados | Sí |
| F.931 con comprobante de pago | Firma | Mensual | Todos | Tiene empleados | Según su política |
| Apto médico | Cada empleado | Un año desde su fecha | Todos | Siempre | Sí |
| Capacitación en altura | Cada empleado | Según el curso | Plantas con altura | Hace trabajo en altura | Sí |
| Seguro y VTV | Cada vehículo | Fecha impresa | Todos | Entra con vehículo | Sí |
| Datos bancarios | Firma | Sin vencimiento | Todos | Siempre | No |
Agregue una columna de “qué verificar”, con dos o tres controles concretos por documento. Es lo que hace que dos revisores decidan igual.
¿Cómo se ordena a quién se le pide cada cosa?
Separando cinco sujetos: la firma, sus socios o titulares, cada empleado, cada vehículo y cada máquina. Un documento que es de la persona se pide por persona, aunque sea más trabajo, porque en la portería se controla a personas, no a firmas.
Hay una sexta dimensión que conviene no olvidar: el contrato. Algunos requisitos se piden una vez por firma, como la constancia de inscripción, y otros una vez por cada contrato, como un seguro de responsabilidad civil específico de una obra. Ver: qué documentación pedir a un contratista.
¿Cómo se definen las vigencias?
Cada documento tiene uno de cinco tipos de vigencia: con fecha impresa, por plazo desde su emisión, mensual, anual en un mes fijo o sin vencimiento. Anote el tipo en la matriz; así el revisor sabe qué fecha cargar y el seguimiento sabe cuándo avisar.
Para los mensuales, fije además la fecha de entrega, por ejemplo el día 20 del mes siguiente. Ver: vencimientos de documentación.
¿Cómo se evita pedir de más?
Con condiciones. En lugar de pedirle a todos los papeles de altura, eléctricos y de vehículos, haga preguntas al alta: si tiene empleados, si hace trabajo en altura, si entra con vehículos. Cada respuesta activa solo lo que corresponde.
Una matriz sin condiciones termina en una lista de cuarenta papeles para quien viene a cortar el pasto. El contratista no la cumple, su equipo empieza a hacer excepciones y la matriz pierde autoridad.
¿Qué debería frenar el ingreso?
Solo lo que protege a la persona y al sitio ese día: cobertura, aptitud, inducción y habilitaciones de la tarea. El resto se sigue desde la oficina. Marque esta columna con cuidado, porque es la que se nota en la portería.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Tener una matriz distinta por planta para lo que es común, pedir a la firma lo que es de cada persona, no escribir qué se verifica en cada documento, no fijar vigencias y no revisar la matriz cuando cambia la ley o la operación.
Revise la matriz al menos una vez por año y cada vez que cambie algo importante, como pasó con el artículo 30 de la Ley de Contrato de Trabajo tras la Ley 27.802. Cada cambio debería tener fecha y responsable.
¿Cómo se carga la matriz en Auditans?
En Auditans cada fila de la matriz es un requisito: dice a quién se le pide (la firma, cada socio, cada empleado, cada vehículo o cada máquina), si se pide una vez por contratista o una vez por contrato, su vigencia y si es obligatorio para ingresar. Después se activa en los sitios donde corresponde.
- Las condiciones se cargan como preguntas: las respuestas de la firma deciden qué otros requisitos se le piden.
- Cada requisito mensual abre un período nuevo cada mes, y el anterior queda en el registro.
- Un requisito se define una vez y se apaga en los sitios donde no corresponde.