Los motivos de rechazo más comunes en la documentación de contratistas
La mayoría de los rechazos se repiten: el documento de otro mes, la nómina incompleta, la razón social mal escrita, la página que falta. Conocerlos sirve dos veces: el revisor los busca primero, y el contratista, si los conoce de antemano, deja de cometerlos.
¿Cuáles son los motivos más frecuentes?
Diez motivos explican casi todos los rechazos: período equivocado, documento vencido, titular incorrecto, persona que no figura, documento incompleto, ilegible, emisor que no corresponde, falta de comprobante de pago, documento equivocado y datos que no coinciden con el registro.
| Motivo | Ejemplo | Cómo se corrige |
|---|---|---|
| Período equivocado | El F.931 de junio enviado como el de julio | Enviar el del mes que se pide |
| Vencido | Póliza que venció la semana pasada | Pedir la renovación a la aseguradora |
| Titular incorrecto | Cláusula de no repetición a nombre de otra razón social | Pedir a la ART que la reemita con los datos exactos |
| Persona que no figura | Un empleado nuevo que no está en la nómina de la ART | Incluirlo y enviar la nómina actualizada |
| Incompleto | Solo la primera página de la póliza | Enviar el documento entero |
| Ilegible | Foto torcida y oscura de un certificado | Escanear o descargar el original |
| Emisor que no corresponde | Una planilla del contratista en lugar del certificado de la ART | Enviar el documento emitido por quien corresponde |
| Sin comprobante de pago | F.931 presentado pero sin pago | Adjuntar el comprobante |
| Documento equivocado | El seguro de un vehículo en el requisito del otro | Enviar cada documento donde corresponde |
| Datos distintos del registro | CUIL que no coincide con el de la persona | Corregir el dato o el documento, según cuál esté mal |
¿Cuáles son los más graves?
Los que se ven bien y no lo están: el titular incorrecto, la persona que no figura en la nómina y el período equivocado. Un documento ilegible se nota enseguida; una cláusula a nombre de otra razón social pasa si nadie compara letra por letra.
Estos tres son los que conviene buscar primero en cada revisión, con el método de cómo revisar un documento sin que se escape nada.
¿Por qué se repiten siempre los mismos?
Porque el contratista no sabe qué se revisa. Si la lista que recibe dice solo “certificado de ART”, no sabe que se va a controlar la nómina ni la cláusula. Y si el rechazo tampoco se lo explica, el mes que viene comete el mismo error.
Dos cosas cortan la repetición: describir en cada requisito qué se va a controlar, y escribir en cada rechazo qué corregir. Ver: cómo comunicar un rechazo.
¿Conviene tener una lista fija de motivos?
Sí, como guía para el revisor, pero sin reemplazar el detalle. “Titular incorrecto” orienta; “la cláusula dice Metalúrgica Sur SA y nuestra razón social es Metalúrgica del Sur SA” es lo que el contratista necesita para pedir la corrección a su ART.
Una lista de motivos también sirve para medir. Si un tercio de los rechazos de un contratista son por período equivocado, el problema es de proceso en su administración, no de un documento. Ver: indicadores para medir el control.
¿Cómo se previenen?
Explicando antes qué se revisa, fijando fechas de entrega para lo mensual, avisando los vencimientos con tiempo y dando al contratista una lista de lo que le falta por persona. Un rechazo evitado ahorra un día de ida y vuelta.
- Describa el requisito en dos líneas, con lo que se controla: “Certificado con nómina, CUIL de cada persona, cláusula a favor de nuestra razón social y CUIT”.
- Muestre un ejemplo: un modelo de documento correcto evita muchas consultas.
- Avise antes del vencimiento, unas cuatro semanas antes. Ver: vencimientos de documentación.
¿Cuáles son los errores del lado de quien revisa?
Rechazar sin motivo, rechazar por algo que no se pide, cambiar de criterio de un mes al otro, aprobar para no demorar la entrada y no registrar el motivo. Cada uno de estos errores le quita autoridad al control.
¿Cómo se registran los rechazos en Auditans?
En Auditans el revisor rechaza un envío y puede dejarle una observación a la empresa. El contratista recibe la decisión en el correo de la mañana siguiente y ve la observación, si la hay, junto al envío. El contratista corrige con un envío nuevo, y el rechazado queda en el historial.
- Cada rechazo queda con quién lo hizo, cuándo y, si la dejó, su observación.
- El contratista ve qué fue rechazado y qué le falta todavía.