La nómina de la ART tiene que coincidir con quien entra
Un certificado de ART con la nómina en regla no sirve si la persona que entra a su sitio no figura en él. La mayoría de las fallas en el control de la ART aparecen entre la oficina que aprueba el certificado y la portería que deja pasar: quién entra, contra qué nómina, y qué hacer cuando no coinciden.
¿Por qué el control de la ART se decide en la portería?
Porque es el único lugar donde se sabe quién vino hoy. La oficina sabe quién figura en la nómina; la vigilancia sabe quién está parado adelante. Si esas dos listas no se cruzan, nadie controla que quien entra esté cubierto.
Un accidente de alguien que no estaba en la nómina es el peor escenario: la ART del contratista puede discutir la cobertura, el trabajador reclama, y su empresa queda en el medio. Ver: certificado de cobertura de ART: cómo leerlo.
¿En qué casos no coinciden?
Casi siempre en uno de cinco: una persona nueva que entró antes del certificado nuevo, un reemplazo de último momento, un subcontratista que nadie declaró, alguien dado de baja que sigue viniendo, y un error de datos entre el DNI y el CUIL de la nómina.
| Caso | Qué hacer |
|---|---|
| Persona nueva | Certificado actualizado antes del primer ingreso, no a fin de mes |
| Reemplazo del día | Mismo trato que una persona nueva: si no figura, no entra |
| Subcontratista | Se registra como una firma más, con su propia ART y su propia nómina |
| Baja que sigue viniendo | El contratista la da de baja también en su registro con usted |
| Datos que no coinciden | Se corrige el dato antes de habilitar, no se interpreta en la portería |
¿Cómo se resuelven las altas nuevas sin frenar el trabajo?
Con anticipación. Si el contratista sabe que la regla es “nadie entra sin figurar en la nómina”, pide el certificado actualizado el mismo día que da el alta. Las ART lo emiten en el momento, así que lo que falla es acordarse de pedirlo antes.
Fije la regla por escrito en el contrato o en las condiciones de ingreso, y comuníquela al alta del contratista. Una persona nueva necesita tres cosas antes de su primer día: su alta temprana, su inclusión en la nómina de la ART y lo que su empresa le pida para entrar, como la inducción. Ver: CUIL y alta temprana.
¿Qué pasa con los subcontratistas?
Tienen su propia ART, porque son otro empleador. Su gente no figura en la nómina de su contratista y nunca va a figurar. Si no los registra como una firma aparte, con sus papeles, la vigilancia se encuentra con personas que no están en ninguna nómina que usted tenga.
Pida a cada contratista que le avise antes de subcontratar, y trate al subcontratista como a cualquier otra firma: sus propios requisitos, su propia ART con la cláusula de no repetición a favor de su empresa, su propia nómina.
¿Qué regla fijar en la portería?
La más simple que pueda sostener: quien no figura en una nómina aprobada, no entra. Las excepciones, si las acepta, las autoriza alguien con nombre y queda escrito por qué. Una regla que depende del criterio de cada vigilador cambia con cada turno.
- La vigilancia no interpreta papeles: ve si la persona está habilitada o no. La revisión del certificado se hace antes, en la oficina.
- La identidad se comprueba con el DNI: nombre y apellido no alcanzan.
- Cada excepción queda con quién la autorizó, cuándo y por qué.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Revisar la nómina una vez por mes y no al sumar gente, dejar que la vigilancia compare nombres en un papel, olvidarse de los subcontratistas, aceptar reemplazos “por hoy” y no enterarse de las bajas. Todos terminan igual: alguien trabajando en su sitio sin cobertura a la vista.
¿Cómo ve la portería la revisión de la ART en Auditans?
En Auditans la oficina revisa y la portería consulta. Si usted marca el requisito de la ART como obligatorio para ingresar, la portería busca a la persona y ve si está habilitada en ese sitio y, si no, qué le falta. No ve el certificado; ve el resultado de la revisión.
- El contratista registra a cada empleado, y a cada uno se le pide lo suyo.
- Cada firma que entra a su sitio, también un subcontratista, tiene su propio registro y sus propios requisitos.
- El ingreso de alguien no habilitado lo confirma un usuario con rol Portería, Manager, Admin o Propietario, y queda con una nota y el nombre de quien lo hizo.