Planillas de Excel para controlar contratistas: dónde fallan
Casi todo control de contratistas empieza en una planilla, y está bien: es rápida, todos la saben usar y no cuesta nada. Los problemas aparecen cuando el control crece y a la misma planilla se le pide que sea registro, calendario, historial, lista de la portería y prueba ante un auditor.
¿Por qué se usa tanto la planilla?
Porque resuelve el primer problema, que es saber quién es quién. Con veinte contratistas y un sitio, una planilla con una fila por persona y una columna por documento alcanza para ver qué falta. Nadie tiene que aprender nada nuevo.
¿Dónde falla?
En seis lugares: las versiones, los vencimientos, el historial, la conexión con los documentos, la portería y la prueba de quién decidió. Cada uno se tolera por separado; juntos, hacen que la planilla no refleje lo que pasa.
| Punto | Cómo falla |
|---|---|
| Versiones | “Control contratistas FINAL v3 (2).xlsx”. Cada planta tiene la suya y nadie sabe cuál es la buena. |
| Vencimientos | La fecha está en una celda, pero nadie avisa cuando llega. Alguien tiene que acordarse de mirar. |
| Historial | Al cargar la ART nueva se pisa la fecha de la anterior. No queda rastro de qué estaba vigente en marzo. |
| Documentos | La planilla dice “OK”, pero el archivo está en un correo o en una carpeta compartida que nadie ordena. |
| Portería | La vigilancia trabaja con una impresión de la semana pasada, que no muestra lo que venció ayer. |
| Decisiones | No dice quién aprobó cada cosa ni cuándo. Cualquiera puede cambiar una celda. |
¿Cuál es la falla más peligrosa?
La de la portería. Todas las demás generan trabajo o riesgo de papeles; esta deja entrar a alguien que no debería. Una persona cuya ART venció el lunes sigue figurando en la lista impresa el martes, y la vigilancia no tiene cómo saberlo.
¿Cómo darse cuenta de que el control ya superó la planilla?
Cuando pasa alguna de estas cosas: hay más de un sitio, hay más de una persona que la edita, los vencimientos se descubren tarde, la portería trabaja con impresiones o preparar una auditoría lleva días. Con dos o más de estas señales, conviene dejar la planilla.
- Más de un sitio o más de una persona que carga datos.
- Documentación mensual de varios contratistas, como el F.931.
- Vencimientos que se descubren en la portería.
- La portería con una lista impresa.
- Días para juntar evidencia ante una auditoría o un reclamo.
¿Qué hacer mientras tanto para que falle menos?
Una sola planilla, un solo responsable de editarla, una fila por documento y período en lugar de pisar fechas, un vínculo al archivo en cada fila y una revisión semanal de lo que vence en el mes. No resuelve la portería, pero ordena el resto.
- Un solo archivo compartido, sin copias por planta.
- Una fila por documento y período, para no perder el historial.
- Columnas de revisión: quién aprobó y cuándo.
- Un filtro de vencimientos para los próximos treinta días, revisado cada lunes.
- Los archivos ordenados por firma, persona y período, con el vínculo en la planilla.
¿Cuáles son los errores más comunes al dejar la planilla?
Querer migrar todo el historial antes de empezar, copiar la planilla tal cual en una herramienta nueva sin repensar los requisitos y dejar la planilla vieja viva “por las dudas”, con lo que vuelven a existir dos versiones.
Suele funcionar mejor definir los requisitos de nuevo, con una matriz documental, y pedirle a cada contratista lo vigente desde el día uno.
¿Qué cambia con Auditans?
En Auditans cada documento es un envío con su archivo y su vigencia, y lo que su empresa marca para revisión queda con la decisión de quien lo revisó. Una renovación es un envío nuevo, y el anterior se conserva. La vigilancia no trabaja con una lista impresa: busca a la persona y ve si está habilitada hoy.
- Hay un solo registro para todos los sitios y todos los revisores, sin copias por planta.
- Los usuarios del contratista que tienen los avisos activados reciben cada lunes un correo con lo que vence en los próximos treinta días.
- Un registro de eventos guarda quién aprobó, rechazó o cambió cada cosa, y cuándo.