Precalificación y homologación de proveedores en seis pasos
La precalificación, o homologación, responde una pregunta anterior al control de todos los días: ¿esta firma está en condiciones de trabajar para nosotros? Se hace una vez, antes de adjudicar, y se revisa cada tanto, para no contratar a quien después no va a poder cumplir.
¿En qué se diferencia del control documental?
La precalificación evalúa a la firma antes de contratarla: su solidez, su experiencia y su gestión de seguridad. El control documental verifica, durante el trabajo, que la firma y su gente sigan en regla. La primera decide si entra al registro de proveedores; el segundo, si su gente entra hoy a la planta.
Muchas empresas mezclan las dos cosas y piden en la precalificación papeles que vencen al mes, o al revés, no vuelven a mirar la solidez de una firma que trabaja con ellos hace diez años.
¿Cuáles son los seis pasos?
Definir los criterios, enviar un cuestionario, pedir la documentación de la firma, evaluar su gestión de seguridad, decidir con registro y revisar periódicamente. Cada paso tiene un responsable y deja evidencia.
- Definir los criterios. Qué tiene que cumplir una firma para ser homologada, según el tipo de trabajo. Un proveedor de limpieza y uno de montaje electromecánico no se evalúan igual.
- Enviar un cuestionario. Actividad, antigüedad, cantidad de empleados, trabajos similares, si hace tareas de riesgo, si subcontrata.
- Pedir la documentación de la firma. Inscripción en ARCA, ART, seguros, referencias comerciales y, si corresponde, inscripciones específicas de su actividad.
- Evaluar su gestión de seguridad. Programa o política de seguridad, servicio de higiene y seguridad, estadísticas de accidentes, capacitaciones que da a su gente.
- Decidir y registrar. Homologada, homologada con condiciones o no homologada, con quién lo decidió, cuándo y por qué.
- Revisar periódicamente. Una vez por año o cuando algo cambia: un accidente grave, un cambio de razón social, un desempeño malo en un trabajo.
¿Qué preguntas conviene incluir en el cuestionario?
Las que definen qué se le va a pedir después y las que dicen si puede hacer el trabajo. Con las primeras se arma la lista de requisitos; con las segundas se evita adjudicar a quien no puede.
| Pregunta | Para qué sirve |
|---|---|
| ¿Tiene empleados? ¿Cuántos? | Define si se piden ART, F.931 y documentación de empleador |
| ¿Hace trabajo en altura, eléctrico o en caliente? | Define capacitaciones, habilitaciones y permisos |
| ¿Entra con vehículos o maquinaria? | Define la documentación de equipos |
| ¿Subcontrata parte del trabajo? | Anticipa a quién más habrá que controlar |
| ¿Tiene servicio de higiene y seguridad? | Mide su capacidad de gestión |
| ¿Qué trabajos similares hizo? | Mide su experiencia |
Si subcontrata, ver: cómo controlar a los subcontratistas.
¿Qué pasa después de la homologación?
La firma pasa al alta: se carga el contrato, se da de alta a su gente y empieza el control documental del día a día. Lo que se revisó en la homologación no se vuelve a pedir, salvo lo que vence.
Ver: alta de un contratista nuevo, paso a paso y cómo integrar el control de contratistas con compras.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Homologar una vez y no revisar nunca más, usar los mismos criterios para cualquier tipo de trabajo, pedir en la homologación documentación que vence enseguida, no registrar por qué se rechazó a una firma y saltear la homologación cuando el trabajo es urgente.
El último es el más caro: los trabajos urgentes suelen ser los de más riesgo, y es cuando menos se sabe de quién los hace.
¿Cómo se lleva la homologación en Auditans?
En Auditans las preguntas del cuestionario pueden cargarse como declaraciones, y sus respuestas deciden qué otros requisitos se le piden a la firma. La documentación de la firma se pide como requisitos, y cada documento que su empresa marca para revisión lo aprueba o lo rechaza una persona de su equipo, y la decisión queda con su nombre y su fecha.
- Un requisito que se pide una vez por firma se presenta una vez y sigue contando en cada contrato nuevo mientras esté vigente.
- Todo lo que la firma envió para homologarse y cada decisión quedan en su historial.