Preguntas frecuentes de los contratistas sobre la documentación
Estas son las preguntas que más repite la persona que, en la empresa contratista, junta los papeles y los manda a cada cliente. Si usted es quien pide la documentación, también le sirven: son las dudas que conviene responder antes de que lleguen.
¿Por qué me piden tanta documentación?
Porque su cliente responde por lo que pasa en su sitio, también con la gente de otras empresas. La ley le pide controlar la cobertura, los pagos y la seguridad de quienes trabajan para él, y si no lo hace puede terminar respondiendo por usted. Pedirle papeles es la forma que tiene de hacer ese control.
¿Por qué cada cliente me pide lo mismo por separado?
Porque cada empresa lleva su propio registro y responde por su propio control. Aunque la ART sea la misma, la cláusula de no repetición tiene que estar a nombre de cada cliente, y cada uno necesita su constancia de que revisó. Lo que sí puede hacer es tener sus papeles ordenados para mandarlos rápido.
¿Por qué me rechazaron un documento?
Casi siempre por una de estas razones: está vencido o vence muy pronto, no nombra a la empresa correcta, no incluye a una persona que va a entrar, falta una página o no es el documento que se pidió. La observación del rechazo debería decírselo; si no lo dice, pregunte antes de volver a mandar.
| Motivo frecuente | Qué hacer |
|---|---|
| Cláusula de no repetición a nombre de otra empresa | Pedirle a su ART una nueva, con la razón social y el CUIT exactos del cliente |
| Nómina de la ART sin una persona | Pedir la nómina actualizada del mes |
| F.931 sin el comprobante de pago | Mandar los dos juntos |
| Apto médico sin firma o sin tarea | Pedirle al médico que indique apto para la tarea |
| Documento ilegible | Escanear, no fotografiar de costado |
¿Mi gente puede trabajar mientras revisan la renovación?
Depende de cómo controle su cliente, pero lo razonable es que sí, mientras el documento anterior siga vigente. Por eso conviene mandar la renovación antes del vencimiento, no el mismo día: si el anterior vence antes de que aprueben el nuevo, su gente queda sin habilitación hasta la aprobación.
¿Por qué no dejaron entrar a alguien que tiene todo al día?
Porque la habilitación suele depender de la persona y de la firma a la vez. Puede que a la persona no le falte nada, pero a la firma sí, como el F.931 del mes o un seguro vencido. También puede que su empresa no tenga un contrato vigente que cubra ese sitio, o que falte la inducción de ese sitio en particular.
Antes de mandar a alguien a un sitio nuevo, pregunte qué se pide para entrar ahí. La inducción y algunos requisitos son propios de cada sitio.
¿Qué pasa si mando un documento equivocado?
Lo rechazan y manda el correcto. En un sistema ordenado, el envío equivocado no se borra: queda en el historial junto con el rechazo, y el nuevo es otro envío.
¿Cómo me organizo para no llegar tarde?
Con un calendario propio de vencimientos, una carpeta por persona y una por la firma, y una persona responsable de los papeles, con reemplazo. La documentación mensual, como el F.931, conviene mandarla el mismo día a todos los clientes.
¿A quién le pregunto si no entiendo qué me piden?
Al responsable del control en su cliente, por escrito, antes de mandar. Una pregunta a tiempo ahorra un rechazo y días de espera. Si el requisito no se entiende, es probable que a otras firmas les pase lo mismo, y su pregunta ayuda a mejorarlo.
Del lado del cliente, ver: cómo explicarle al contratista qué tiene que enviar y cómo pedir documentación a un contratista pequeño.
¿Cómo es trabajar con un cliente que usa Auditans?
Si su cliente usa Auditans, las personas de su firma entran con su usuario y ven lo que se le pide a la firma y a cada persona, vehículo y máquina, con el estado de cada cosa y lo que le falta a su gente para entrar a cada sitio.
- Quienes tienen los avisos activados reciben cada lunes un correo con lo que vence en los próximos treinta días, y cada mañana otro con lo que se aprobó o rechazó el día anterior, cada rechazo con la observación de quien revisó, si la dejó.
- Una renovación en revisión no quita la habilitación mientras lo aprobado siga vigente.
- Las dudas se le escriben al cliente dentro de Auditans, en una conversación.