Qué hacer cuando un contratista no cumple
Tarde o temprano un contratista no cumple y el trabajo igual tiene que salir. Si la respuesta se improvisa, depende de quién esté ese día y de cuánto apuro haya. Si está definida de antemano, en una escala proporcional y por escrito, se aplica igual a todos y el contratista sabe qué esperar.
¿Qué cuenta como incumplimiento?
Tres cosas distintas, que conviene no mezclar: la documentación que no llega o no se renueva, la documentación que llega pero no sirve, y el incumplimiento en el terreno, como trabajar sin permiso o sin los elementos de protección. Cada una tiene su respuesta.
¿Cuál es la primera respuesta?
Una observación clara y por escrito: qué falta o qué está mal, qué haría falta para corregirlo y hasta cuándo. Muchos incumplimientos documentales son malentendidos, y se resuelven con un rechazo bien explicado. Si el requisito es obligatorio para entrar, mientras tanto la persona o la firma no está habilitada.
Antes de escalar, pregúntese si el requisito estaba bien explicado. Si varias firmas fallan en lo mismo, suele fallar la explicación. Ver: cómo explicarle al contratista qué tiene que enviar.
¿Cómo se escala?
De a un escalón por vez, y siempre con registro. La escala típica va de la observación al contacto con el responsable de la firma, a la falta de habilitación para entrar, a la retención del pago que corresponda y, por último, al cierre del contrato. La escala tiene que estar escrita en el contrato antes de necesitarla.
| Escalón | Cuándo | Qué se hace |
|---|---|---|
| Observación | Primer rechazo o vencimiento | Se explica qué falta y el plazo |
| Contacto con el responsable | Sin respuesta en el plazo | Llamada o reunión, y se deja constancia |
| Sin habilitación | Falta algo obligatorio para entrar | La persona o la firma no ingresa hasta corregirlo |
| Retención de pago | Falta la documentación laboral del mes | Se retiene lo que el contrato prevé |
| Plan de mejora | Incumplimientos repetidos | Compromisos con plazo y seguimiento |
| Cierre del contrato | Sin mejora o falta grave | Se cierra por escrito, con sus motivos |
¿Y si el incumplimiento es en el terreno?
Si hay un riesgo inmediato, se detiene la tarea: primero se corrige la condición y después se analiza. Luego se deja registrada la no conformidad, se habla con el responsable de la firma y, si se repite, se escala como cualquier otro incumplimiento.
Una aprobación también puede dejar de valer. Si su equipo descubre que un documento aprobado no era lo que parecía, por ejemplo un seguro dado de baja, conviene revocarlo, con una nota, en lugar de esperar a que venza.
¿Qué hay que dejar por escrito?
Cada observación, cada rechazo, cada llamada, cada no conformidad y cada decisión. Si la relación termina en una discusión, solo se puede probar lo que quedó escrito. Y si hay un accidente, se va a preguntar qué se hizo cuando se supo que el contratista no cumplía.
¿Y la presión para dejarlo trabajar igual?
Va a aparecer, sobre todo con contratistas difíciles de reemplazar. La regla práctica es que lo que frena la entrada frena la entrada para todos, y que las excepciones, si existen, son pocas, escritas, con motivo y a nombre de quien las confirma. Si la misma excepción se repite todas las semanas, hay que revisar el requisito o al contratista.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Amenazar con consecuencias que después no se aplican, saltar escalones con unos contratistas y no con otros, escalar sin haber explicado bien el requisito, no dejar constancia de las conversaciones y cerrar un contrato sin registrar el motivo.
¿Cómo acompaña Auditans esa escala?
En Auditans cada rechazo le llega a la firma, con la observación de quien revisó si la dejó, lo obligatorio para entrar decide la habilitación en cada sitio, y una aprobación puede revocarse con una nota que la firma lee.
- Desde el próximo control, lo revocado deja de habilitar.
- Lo que se le dijo a cada firma queda en una conversación con ella, con su autor y su fecha.
- Al cerrar un contrato, la firma deja de estar en los sitios que cubría.