Registro de entradas y salidas: para qué sirve después
El registro de entradas y salidas suele llevarse en la portería como una tarea más: un cuaderno o una planilla con firmas ilegibles. Hace falta después, cuando alguien pregunta quién estaba en el sitio un día determinado, a qué hora salió o con qué documentación entró, y para responder tiene que estar completo.
¿Para qué sirve el registro en el momento?
Para saber quién está adentro ahora. En una emergencia, una evacuación o un recuento, es el dato que se necesita, y solo existe si también se registra la salida: con las entradas solas se sabe cuánta gente vino, no cuánta queda.
¿Y para qué sirve después?
Sirve cada vez que alguien necesita reconstruir un día: un accidente, un reclamo laboral, una auditoría, una diferencia en la facturación o un incidente de seguridad. En todos los casos la pregunta es la misma: quién estaba, de qué firma, desde cuándo, hasta cuándo y en qué condiciones entró.
| Situación | Qué se le pregunta al registro |
|---|---|
| Accidente | ¿Estaba habilitada esa persona cuando entró? ¿Quién la dejó pasar? |
| Control del artículo 30 | ¿Quiénes trabajaron este mes en el sitio, para cruzarlos con el F.931? |
| Auditoría | ¿Hay excepciones? ¿Con qué motivo y quién las confirmó? |
| Reclamo laboral | ¿Esa persona trabajó en el sitio? ¿En qué fechas? |
| Facturación | ¿Cuántas personas y cuántas horas estuvo la cuadrilla? |
| Incidente | ¿Quién estaba en el sector a esa hora? |
¿Por qué importa para el artículo 30?
Porque el control del artículo 30 de la Ley de Contrato de Trabajo es por trabajador y por mes. Para saber si cada persona que trabajó en su sitio figura en el F.931 del contratista, primero hay que saber quién trabajó. El registro de ingresos es la lista contra la que se cruza.
¿Qué datos debe tener cada registro?
Como mínimo: la persona, su documento, su firma, el sitio, la hora de entrada, la hora de salida, quién registró cada una, y si estaba habilitada en ese momento. Si entró con una excepción, el motivo y quién la confirmó. Sin cualquiera de esos datos, alguna de las preguntas de arriba queda sin respuesta.
- La habilitación que tenía al entrar, no la de hoy: se va a preguntar si estaba en regla ese día.
- Quién registró cada movimiento, para saber a quién preguntar si hay una discusión.
- La hora real, no la que se anotó al final del turno.
¿Qué vuelve inútil un registro?
Las firmas ilegibles, los nombres sin documento, los huecos, las salidas que no se anotan y las páginas que se pierden. Un cuaderno así no prueba que alguien estuvo ni que no estuvo.
Otro problema es la planilla que se completa después: si la vigilancia anota las entradas al final del turno, de memoria, el registro vale como reconstrucción y no como prueba.
¿Cuánto tiempo conviene guardarlo?
Lo suficiente para cubrir los reclamos que pueden llegar después, que en materia laboral pueden aparecer años más tarde. Defina el plazo con su asesor legal, y mientras tanto no descarte nada. Y cuide esos datos: son datos personales de los trabajadores, y la Ley 25.326 pide usarlos para lo que se recogieron y protegerlos.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Registrar solo la entrada, no registrar quién dejó pasar, no guardar si la persona estaba habilitada, completar la planilla después, y no registrar vehículos y máquinas, que también entran y también tienen documentación que vence.
¿Cómo registra Auditans las entradas y salidas?
En Auditans la portería registra cada entrada y cada salida desde la misma pantalla en que ve si la persona está habilitada. Cada una queda con su hora y con quien la registró, y en cada sitio se ve quién está adentro en este momento, y de qué firma.
- La entrada se registra después de ver si la persona y su firma están habilitadas en ese sitio.
- Si entra alguien no habilitado, quien lo confirma escribe el motivo, que queda a su nombre con lo que faltaba ese día.
- Los vehículos se buscan por patente y tienen sus propios requisitos.