Cómo documentar mes a mes que se controló a un contratista
El nuevo artículo 30 prevé que la empresa principal quede eximida si hizo los controles y puede probarlo; cómo se aplica esa exención lo están definiendo los tribunales. Esa defensa se ejerce años después, en un reclamo, y ahí hay que mostrar el control mes por mes y persona por persona. Para eso hay que dejarlo registrado cada mes.
¿Qué hay que poder mostrar?
Para cada mes y cada contratista, cinco cosas: qué se le pidió, qué entregó y cuándo, quién lo revisó y con qué resultado, qué se hizo con lo que faltaba, y que las personas que entraron a su sitio estaban cubiertas por lo que se revisó. Si falta una, la prueba queda incompleta.
| Qué | Cómo se prueba |
|---|---|
| Qué se pidió | La lista de requisitos vigente ese mes, igual para todos |
| Qué entregó | El documento tal como llegó, con su fecha |
| Quién revisó | Nombre, fecha y resultado de cada revisión |
| Qué faltaba | El rechazo con su motivo y lo que se hizo después |
| Quién entró | El registro de ingresos cruzado con las nóminas revisadas |
La exención no es automática, y las lecturas sobre cuán minucioso tiene que ser el control todavía van a variar; un registro completo sirve en cualquiera de ellas. Ver: el nuevo artículo 30.
¿Cómo es una rutina mensual que funciona?
Fechas fijas, la misma lista para todos y un responsable con nombre. El contratista entrega hasta un día fijo, su equipo revisa en la semana siguiente, y los faltantes tienen una consecuencia conocida de antemano.
- Día 1 a 20: cada contratista entrega el F.931 del mes anterior con su pago, la ART con su nómina, los recibos y los comprobantes de pago de quienes trabajaron en su sitio.
- Día 20 a 27: su equipo revisa, aprueba o rechaza con un motivo, y cruza las nóminas con quienes entraron.
- Fin de mes: lo que sigue faltando tiene la consecuencia que su empresa fijó, por ejemplo que esas personas no entran hasta regularizarlo.
- Cada excepción: escrita, con quién la autorizó y por qué.
Ver: cómo controlar el F.931 y calendario anual de vencimientos.
¿Qué hace que un registro valga como prueba?
Que sea completo, que tenga fechas y nombres, y que no se haya modificado después. Una carpeta donde el documento rechazado se reemplazó por el bueno y nadie sabe cuándo, o una planilla que cualquiera puede editar, prueba mucho menos que un registro donde cada cosa quedó como pasó.
- El documento corregido se suma al rechazado, no lo reemplaza.
- La fecha de la revisión es la del día en que se hizo, no una que se anota después.
- Cada aprobación dice quién la dio y qué día.
- Los faltantes también quedan: un mes con faltantes bien gestionados prueba más control que un mes sin registro.
¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?
Bastante más que el contrato. Los créditos laborales prescriben a los dos años desde que son exigibles, y los reclamos de la seguridad social tienen plazos más largos. Defina con su asesor un plazo de conservación y aplíquelo a todos los contratistas por igual.
Ver: legajo del contratista.
¿Qué pasa con los meses en que no hubo trabajo?
Déjelo registrado también. Si un contratista no entró a su sitio en un mes, anótelo. Sin esa nota, un mes sin documentos parece un mes sin control.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Guardar solo los documentos aprobados, no registrar quién revisó, reemplazar archivos en una carpeta compartida, no cruzar nunca con el registro de ingresos, aceptar excepciones de palabra y no dejar constancia de los meses sin trabajo.
¿Cómo queda el registro mensual en Auditans?
En Auditans el registro se arma a medida que se trabaja: cada requisito mensual abre uno nuevo cada mes, cada envío queda con quién lo mandó y cuándo, y cada revisión con quién la hizo, su fecha y su observación. Las respuestas nunca se editan ni se borran: una corrección es un envío nuevo.
- Si un requisito es obligatorio para ingresar, la portería ve si la persona está habilitada, y cada entrada y salida queda registrada.
- Un ingreso autorizado sin habilitación queda con el nombre de quien lo autorizó y su motivo.
- El legajo de cada firma se descarga con los archivos y el historial.