Quién debe ser responsable del control de contratistas
El control de contratistas toca a Seguridad e Higiene, a Compras, a Recursos Humanos, a Legales y a la vigilancia, y por eso muchas veces no es de nadie. Funciona mejor con un solo dueño del proceso y las tareas repartidas por escrito: quién define qué se pide, quién revisa, quién decide en la portería y quién responde cuando algo falla.
¿Por qué el control de contratistas suele quedar sin dueño?
Porque cada área ve una parte. Seguridad e Higiene ve el riesgo, Compras ve la contratación, Recursos Humanos o Administración ve el artículo 30, y la vigilancia ve el ingreso. Cada una cumple su parte y nadie mira el conjunto, hasta que un accidente o una auditoría obliga a preguntar quién estaba a cargo.
Una señal: para saber cuántos contratistas hay trabajando hoy y cuáles están en regla, hay que llamar a tres áreas.
¿Quién debería ser el dueño del proceso?
En la mayoría de las empresas industriales, Seguridad e Higiene, porque es quien mejor conoce los riesgos que el contratista trae y porque la ley lo pone en el centro de la prevención. En empresas donde el foco es laboral y no de riesgo, como una red de oficinas, puede ser Administración de Personal. Lo importante es que sea una sola área.
El dueño no hace todo: tiene la lista de lo que se pide, decide los cambios, ve el estado completo y responde por él. La revisión de documentos puede repartirse entre varias áreas.
¿Cómo se reparten las tareas?
Por lo que cada área sabe revisar. Seguridad e Higiene revisa lo técnico, como aptos, capacitaciones y permisos; Administración de Personal revisa lo laboral, como el F.931 y los recibos; Compras abre y cierra contratos; y la vigilancia aplica en la portería lo que ya se decidió.
| Tarea | Quién suele hacerla |
|---|---|
| Definir qué se pide y dónde | Seguridad e Higiene, con Legales para lo laboral |
| Abrir y cerrar contratos | Compras o el área que contrata |
| Revisar seguros, aptos y capacitaciones | Seguridad e Higiene |
| Revisar F.931, recibos y ART | Administración de Personal |
| Controlar el ingreso | Vigilancia o portería |
| Autorizar excepciones | Personas designadas de antemano, siempre con motivo escrito |
| Informar a la dirección | El dueño del proceso |
¿Y el contratista, qué responsabilidad tiene?
La de enviar lo que se le pide y mantenerlo vigente. Conviene que la firma tenga una o dos personas propias a cargo de su documentación, que reciban los avisos y respondan los rechazos. Si la documentación la manda cada trabajador por su cuenta, se pierde.
Explicarle al contratista qué tiene que enviar es parte del trabajo, y cuanto mejor se explica, menos rechazos hay. Ver: cómo explicarle al contratista qué tiene que enviar.
¿Qué pasa con la vigilancia?
La vigilancia aplica una decisión que ya tomó otra persona. Si quien está en la portería tiene que decidir si un papel alcanza, el control depende de su criterio y de la presión del momento. Su tarea es buscar a la persona, leer la respuesta y registrar la entrada y la salida.
Ver: por qué el guardia no debería decidir solo quién entra.
¿Cómo se deja escrito?
En un procedimiento corto, de una o dos páginas, que diga quién define, quién revisa qué, quién autoriza excepciones y qué pasa cuando algo vence. Más largo que eso, nadie lo lee. Y conviene que el propio sistema de control refleje esos roles, para que no dependan de la buena voluntad.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Poner a una sola persona a revisar todo, dejar la revisión laboral a Seguridad e Higiene, que no es su especialidad, no designar quién autoriza excepciones, y no tener reemplazo cuando el responsable se va de vacaciones.
¿Cómo reparte los roles Auditans?
En Auditans cada usuario tiene un rol que decide qué puede hacer: configurar requisitos, revisar documentos, trabajar en la portería o, del lado del contratista, enviar la documentación de su firma. Así el reparto de tareas queda en el sistema y no solo en el procedimiento.
- Quien define los requisitos no es necesariamente quien revisa.
- Los roles de Manager, Admin y Propietario ven todos los sitios; Auditor y Portería, solo los sitios a los que tienen acceso.
- Las personas del contratista reciben los avisos y responden los rechazos con sus propios usuarios.