Vencimientos de documentación: cómo no enterarse tarde
Un documento vencido que nadie detectó es más riesgoso que uno que falta, porque sigue figurando como presentado. Para no enterarse tarde hacen falta tres cosas: registrar la vigencia de cada documento al aprobarlo, avisarle al contratista con tiempo, y que el vencimiento cambie de verdad quién puede entrar.
¿Por qué los vencimientos se descubren tarde?
Porque la fecha de vencimiento no se carga en ningún lado: queda en el documento archivado, y la ve solo quien lo abre de nuevo. Cuando el control depende de una planilla, alguien tiene que acordarse de mirarla, y tarde o temprano se le pasa un vencimiento.
Además, no todo vence igual. Algunos papeles traen su fecha impresa; otros valen un plazo desde que se emiten; otros se renuevan todos los meses. Si la planilla tiene una sola columna de “vencimiento”, alguno queda mal cargado.
¿Qué tipos de vigencia hay?
Hay cinco: con fecha impresa, como una póliza; por plazo desde la emisión, como un apto médico anual; mensuales, como el F.931; anuales en un mes fijo; y sin vencimiento, como los datos bancarios. Cada tipo se controla distinto.
| Tipo | Ejemplos | Cómo se controla |
|---|---|---|
| Con fecha impresa | Seguros, VTV, licencias, matrículas | Se carga la fecha “hasta” al aprobar |
| Por plazo | Apto médico, capacitaciones que se repiten cada cierto tiempo | Se calcula desde la fecha del documento |
| Mensual | F.931, nómina de la ART, recibos de sueldo | Uno nuevo cada mes, con fecha de entrega |
| Anual en un mes fijo | Documentos que se renuevan siempre en la misma época | Uno nuevo cada año, con su mes de entrega |
| Sin vencimiento | Datos bancarios, contrato firmado | Se revisa solo si cambia |
¿Con cuánta anticipación hay que avisar?
Con unas cuatro semanas. Menos que eso no le da tiempo al contratista a pedirle el papel a su aseguradora, al médico o al organismo que lo emite. Más que eso se olvida. Y el aviso tiene que llegarle al contratista, que es quien tiene que renovarlo, no solo a su equipo.
Un aviso semanal que junte todo lo que vence en el próximo mes funciona mejor que un correo por documento: el contratista ve la lista entera y la resuelve de una vez. Del lado de su empresa, alcanza con una pantalla de pendientes ordenada por fecha.
¿Qué pasa el día que un documento vence?
Desde ese día el documento ya no vale. Si es obligatorio para entrar, desde ese momento la persona o la firma no debería estar habilitada, hasta que presente uno nuevo y se apruebe. Lo que importa es que eso pase solo, sin que nadie tenga que acordarse de sacar a alguien de una lista.
Una regla razonable para quien ya está adentro: termina su jornada, y en su próximo ingreso no entra hasta renovar. Y para la renovación: el documento nuevo no borra el anterior. El vencido queda en el legajo, con su período, porque es la prueba de que durante ese tiempo estuvo cubierto.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Cargar la fecha de emisión en lugar de la de vencimiento, avisar solo a su equipo y no al contratista, mandar el aviso el mismo día que vence, reemplazar el documento viejo por el nuevo y perder el historial, y dejar que el vencimiento no tenga efecto en la portería.
¿Cómo lo resuelve Auditans?
En Auditans cada requisito tiene su tipo de vigencia: con fechas, por plazo, mensual o anual. Los usuarios del contratista que tienen los avisos activados reciben cada lunes un correo con lo que vence en los próximos treinta días, su equipo ve en una pantalla lo vencido y lo que está por vencer, y lo vencido deja de habilitar en la portería.
- En un requisito con fechas, el revisor puede corregir la fecha al aprobar sin pedir un envío nuevo.
- Con un plazo, de treinta días a dos años, la vigencia se calcula sola.
- Renovaciones: cada una es un envío nuevo, y el anterior queda en el legajo. Mientras el documento nuevo se revisa, cuenta el último aprobado, hasta que vence.