Carpeta de arranque: qué pedir a un contratista para ingresar a faena
La carpeta de arranque es el conjunto de documentos que un contratista entrega antes de empezar a trabajar en una faena: los de la empresa, los de cada trabajador y los de cada vehículo. No la fija una ley, sino el Reglamento Especial y los procedimientos de cada mandante. Conviene separar en ella lo que frena el ingreso de lo que se sigue desde la oficina.
¿Por qué separar los requisitos de ingreso del resto?
Porque no todo lo que va en la carpeta hace a la seguridad del primer día. Si la portería frena por cualquier papel, se llena de excepciones; si no frena por ninguno, la acreditación no sirve. Si se separan, la portería frena solo por lo que hace a la seguridad de ese día.
La carpeta de arranque junta dos cosas distintas. Una es lo laboral y previsional, que después se sigue todos los meses con el certificado F30-1 y las cotizaciones. La otra es la seguridad, que decide si la persona puede entrar. Ver: qué documentos pedir a un contratista en Chile.
¿Qué lleva una carpeta de arranque?
Lleva los documentos de la empresa contratista, los de cada trabajador y los de cada vehículo o equipo. La lista exacta la define cada mandante, pero la base se repite de una faena a otra.
| De quién | Documento | ¿Frena el ingreso? |
|---|---|---|
| Empresa | Contrato u orden de compra con la mandante | Sí |
| Empresa | Certificado de afiliación a su mutualidad o al ISL | Sí |
| Empresa | Certificados F30 y F30-1 | Se sigue desde la oficina |
| Empresa | Reglamento interno de orden, higiene y seguridad | Se sigue desde la oficina |
| Empresa | Matriz de riesgos, programa de trabajo preventivo y procedimientos de la tarea | Sí, para tareas de riesgo |
| Empresa | Constancia de recepción del Reglamento Especial de la mandante | Sí |
| Trabajador | Contrato de trabajo y anexos | Sí |
| Trabajador | Constancia de información de los riesgos laborales | Sí |
| Trabajador | Registro de entrega de elementos de protección personal | Sí |
| Trabajador | Examen ocupacional vigente para su tarea | Sí |
| Trabajador | Inducción de la faena | Sí |
| Trabajador | Licencia de conducir y autorizaciones, si maneja u opera | Sí |
| Vehículo | Permiso de circulación, revisión técnica y SOAP | Sí |
Varios de estos documentos nacen de una obligación del contratista como empleador. Informar a cada trabajador los riesgos de sus labores, las medidas preventivas y los métodos de trabajo correctos lo pide el artículo 15 del DS 44, y entregar sin costo los elementos de protección personal lo pide el artículo 53 del DS 594. La carpeta de arranque le pide la constancia de que lo hizo.
¿Cómo se prepara el primer día?
Con tiempo. El contratista necesita saber qué va en la carpeta antes de firmar el contrato, y tu equipo necesita días para revisarla. Si la carpeta llega el mismo día que la cuadrilla, alguien va a entrar sin que nadie la haya leído.
- Entrégale al contratista la lista por escrito, igual para todas las faenas, con lo que cada faena suma.
- Pide primero lo de la empresa y después lo de cada trabajador: lo primero se revisa una vez, lo segundo cambia con cada persona nueva.
- Agenda la inducción antes del primer turno. Ver: inducción de persona nueva.
- Deja que el contratista vea qué le falta a cada persona antes de mandarla, así nadie se entera en la portería.
¿Qué controla la portería?
Controla el resultado, no la carpeta. La vigilancia ve si la persona y su empresa están acreditadas para esa faena hoy y, si no, qué les falta. La revisión de los documentos se hizo antes, en la oficina.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Pedir la carpeta completa al inicio y no volver a mirarla, frenar el ingreso por documentos administrativos, aceptar constancias sin firma del trabajador, y no pedir carpeta a los subcontratistas del contratista.
¿Cómo se marcan los requisitos de ingreso en Auditans?
En Auditans cada requisito tiene una marca de obligatorio para ingresar. Solo esos deciden si una persona o una empresa está habilitada en cada sitio; el resto se sigue en la revisión sin frenar el ingreso. El contratista ve lo que le falta a su gente para entrar antes de mandarla.