Control de contratistas: qué es y cómo organizarlo en una empresa con varias faenas
El control de contratistas es el proceso por el que una empresa mandante define qué le exige a cada contratista que trabaja para ella, revisa que lo cumpla y deja entrar solo a quien está acreditado. Con varias faenas, conviene separar lo que es común a toda la empresa de lo que pide cada una, y llevar un solo registro que consulten todos.
¿Qué incluye el control de contratistas?
Incluye cuatro cosas: decidir qué se le pide a cada contratista y a su gente, recibir y revisar esa documentación, seguir sus vencimientos, y controlar en la portería que solo entre quien está acreditado. Si falta cualquiera de las cuatro, el control queda incompleto.
Muchas empresas lo reducen a juntar carpetas, que es solo el segundo paso. Si no hay una lista clara, cada administrador de contrato pide algo distinto; si nadie sigue los vencimientos, lo aprobado en enero sigue figurando como aprobado en octubre; y si la portería no ve el resultado, entra cualquiera.
En Chile el control tiene además un efecto legal: la Ley de Subcontratación deja a la empresa principal respondiendo en forma subsidiaria, y no solidaria, cuando ejerce sus derechos de información y de retención. No la libera de responder. Ver: Ley de Subcontratación y qué documentos pedir a un contratista en Chile.
¿Por qué se complica con varias faenas?
Porque cada faena termina armando su propio control. El mismo contratista entrega la misma carpeta tres veces, a tres personas que la revisan con tres criterios, y nadie en la casa matriz puede decir cuántos contratistas tiene la empresa ni cuáles están al día.
Las señales son fáciles de reconocer:
- Un contratista está acreditado en una faena y rechazado en otra con los mismos papeles.
- El certificado F30-1 se pide por faena, cuando se emite por contrato.
- Cada faena tiene su planilla, con sus columnas y sus colores.
- Cuando cambia un requisito corporativo, hay que avisar faena por faena y confiar en que se aplique.
¿Qué conviene centralizar y qué dejar en cada faena?
Conviene centralizar el registro de contratistas, los requisitos que valen para toda la empresa y los documentos que son de la empresa contratista y no de la faena. Y dejar en cada faena lo que depende de su riesgo: la inducción, los exámenes que exige la tarea y lo que frena la entrada en su portería.
| Se centraliza | Se decide en cada faena |
|---|---|
| El registro de contratistas, con su RUT y sus contactos | La inducción de la faena |
| Los documentos de la empresa: afiliación a mutualidad, F30, reglamento interno | Los exámenes y capacitaciones que pide su riesgo |
| Los requisitos que valen en todas partes | Lo que frena la entrada en su portería |
| El criterio de revisión | Los permisos de trabajo y las inspecciones |
Un documento de la empresa contratista se entrega una vez y cuenta en todas las faenas donde corresponde. Lo que cambia de una faena a otra es qué se le suma.
¿Cómo se sabe qué contratista trabaja en qué faena?
Por el contrato. Cada contrato dice para qué contratista es, qué faenas cubre y hasta cuándo. Si los contratos no están cargados, qué empresa trabaja en qué faena lo sabe alguien de memoria.
El contrato también ordena lo laboral: el certificado F30-1 se emite por contrato y por los trabajadores que se desempeñan en él, así que la nómina de cada contrato es la que hay que cruzar con el certificado. Ver: certificado F30-1.
¿Quién revisa y quién ve qué?
Revisa quien conoce el documento: lo laboral y previsional, administración o el área de contratos; lo de seguridad, el departamento de prevención de riesgos. La portería no revisa: ve si la persona puede entrar. Y la casa matriz ve todas las faenas, mientras cada faena ve la suya.
- Un criterio de revisión escrito, igual para todas las faenas, evita que el mismo papel se apruebe en una y se rechace en otra.
- El prevencionista de cada faena revisa lo propio de su riesgo.
- El contratista tiene que poder ver qué le falta en cada faena sin llamar a nadie.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Pedir todo de nuevo en cada faena, no tener los contratos cargados, dejar que cada faena fije sus propios requisitos corporativos, y medir el control por la cantidad de carpetas recibidas en lugar de por quién está acreditado hoy.
¿Cómo organiza Auditans el control en varias faenas?
En Auditans una cuenta reúne a todos los contratistas de la empresa y todos sus sitios, que es como el sistema llama a cada faena. Cada requisito se define una vez y se activa o se desactiva por sitio, cada contrato dice qué sitios cubre, y la habilitación se calcula para cada persona en cada sitio.
- Documentos de la empresa contratista: se presentan una vez y cuentan en todos los sitios donde corresponde.
- Un requisito puede pedirse una vez por empresa o una vez por contrato.
- Los administradores ven todos los sitios; los revisores y la portería, los sitios a los que tienen acceso.