Derecho de información y derecho de retención (artículo 183-C): cómo ejercerlos para responder solo subsidiariamente

¿Qué es el derecho de información?

Es el derecho de la empresa principal a que el contratista le informe, cuando lo pida, el monto y el estado de cumplimiento de sus obligaciones laborales y previsionales con sus trabajadores, y también las de sus subcontratistas. El contratista tiene el mismo derecho frente a sus subcontratistas.

La ley dice que se acredita con certificados de la Inspección del Trabajo o con otros medios idóneos que garanticen la veracidad del monto y del estado de cumplimiento. El procedimiento está en el Decreto Supremo 319 de 2006 del Ministerio del Trabajo.

En la práctica, el certificado es el F30-1. Ver: certificado F30-1.

¿Cuándo se puede retener?

Cuando el contratista no acredita oportunamente el cumplimiento íntegro de sus obligaciones laborales y previsionales. En ese caso la empresa principal puede retener de las obligaciones que tenga a favor del contratista el monto del que es responsable.

La retención no es una sanción ni un descuento. Es una reserva para pagar lo que el contratista debe a sus trabajadores o a las instituciones previsionales.

¿Qué pasa si retengo y no pago?

La ley dice que quien retiene está obligado a pagar con esa retención al trabajador o a la institución previsional acreedora. Retener y quedarse con el dinero no cumple el artículo 183-C, y la responsabilidad sigue siendo solidaria.

El mismo artículo permite además pagar por subrogación: pagar la deuda del contratista y cobrársela después.

Para que la responsabilidad pase a ser subsidiaria, el artículo 183-D pide ejercer los dos derechos, el de información y el de retención. Pedir los certificados y no retener cuando falta el respaldo no alcanza.

¿Cómo se prueba que se ejercieron los dos derechos?

Con un registro mes a mes: qué se pidió, qué entregó el contratista, quién lo revisó, qué se retuvo y a quién se pagó. Los certificados archivados sin fecha de revisión prueban que llegaron, no que alguien los miró.

• La solicitud mensual al contratista y la fecha en que respondió.
• El F30-1 del período y la nómina que cubre.
• La revisión, con nombre y fecha.
• Si hubo deuda, el monto retenido del estado de pago y el comprobante del pago al trabajador o a la institución.

¿La Dirección del Trabajo avisa de las infracciones del contratista?

Sí. El artículo 183-C dispone que la Dirección del Trabajo ponga en conocimiento de la empresa principal las infracciones a la legislación laboral y previsional que constate al fiscalizar a sus contratistas o subcontratistas.

Ese aviso no reemplaza el control mensual: llega después de una fiscalización, y el derecho de información se ejerce antes.

¿Cómo se registra el derecho de información en Auditans?

En Auditans se pide el certificado del mes como un requisito mensual de cada contratista, y cada envío queda con su fecha y con la decisión del revisor. Ese historial es el respaldo de que la información se pidió y se revisó.

• Si el certificado no llega o se rechaza, el requisito queda pendiente a la vista de tu equipo y del contratista.
• Si lo marcas como obligatorio para ingresar, pasado su vencimiento la empresa contratista deja de aparecer habilitada en la portería.
• La retención y el pago se hacen fuera de Auditans.