Qué documentos pedir a un contratista en Chile: checklist mensual

¿Qué se pide todos los meses?

El certificado F30-1 del contrato, las planillas de cotizaciones pagadas, las liquidaciones de sueldo con su comprobante de pago, el libro de remuneraciones y la nómina de trabajadores en faena.

• Certificado F30-1, de la Dirección del Trabajo, por contrato o faena.
• Planillas de cotizaciones pagadas de AFP, salud, seguro de cesantía y mutualidad.
• Liquidaciones de sueldo y el comprobante de depósito.
• Libro de remuneraciones del período.
• Nómina de trabajadores en faena, con RUT y cargo, y sus cambios.
• Declaración de multas, demandas y denuncias abiertas, si la pides.

Ver: cómo revisar el certificado F30-1.

¿Qué va en la carpeta de arranque?

Lo que se revisa antes de que el contratista empiece: el F30 de la empresa, los contratos de trabajo y sus anexos, el certificado de afiliación a la mutualidad o al ISL, y los documentos de prevención de riesgos que tu reglamento especial exija.

• Certificado F30, de antecedentes laborales y previsionales.
• Contratos de trabajo y anexos de quienes van a la faena.
• Certificado de afiliación al organismo administrador de la Ley 16.744.
• Antecedentes de accidentabilidad del contratista.
• Inducción de cada persona antes de su primer ingreso.

Ver: certificado de afiliación a mutualidad.

¿Qué se pide cuando alguien entra o sale?

Cuando entra un trabajador nuevo, su contrato y su inducción. Cuando sale, el finiquito pagado, porque la empresa principal responde también de las indemnizaciones por término de la relación laboral.

La nómina de la faena tiene que actualizarse con cada cambio. Si no, el F30-1 del mes siguiente cubre a personas distintas de las que entraron.

¿Hay que pedirlo también a los subcontratistas?

Sí. La empresa principal responde de las obligaciones de los subcontratistas cuando no se puede hacer efectiva la responsabilidad del contratista, así que conviene que la misma lista baje por la cadena.

Lo habitual es exigirlo en el contrato: el contratista pide a sus subcontratistas lo mismo que tú le pides a él y te lo entrega.

¿Cuáles son los errores más comunes?

Revisar todo al inicio y no volver a mirarlo, pedir los documentos sin fecha de entrega y no cruzar la nómina con quienes realmente entraron.

• Aceptar planillas de cotizaciones declaradas y no pagadas.
• Guardar el certificado de afiliación sin revisar que siga vigente.
• No dejar registro de quién revisó cada documento.

¿Cómo se arma este checklist en Auditans?

En Auditans cada línea del checklist es un requisito que tú creas: un documento con fechas, uno mensual o uno anual, pedido a la empresa contratista, a cada persona o a cada vehículo.

• El contratista ve en una sola lista qué le falta y qué está por vencer.
• Tu revisor aprueba o rechaza cada envío con una observación.
• Los requisitos que marques como obligatorios para ingresar son los que la portería toma en cuenta.