Planilla de control de contratistas en Excel

Planilla de control mensual de contratistas

Esta planilla registra, mes a mes, el control que [razón social de la empresa] hace sobre cada empresa contratista que trabaja en [nombre de la faena]: qué se le pidió, qué entregó, quién lo revisó, qué faltaba y qué se retuvo. Las filas de ejemplo se borran antes de empezar.

1. En la hoja Trabajadores, agregue una fila por cada trabajador de cada contratista y por cada mes, con su RUT. Marque si ingresó a la faena en el mes y si figura en las cotizaciones pagadas y en la nómina informada del período.
2. En la hoja Control mensual, agregue una fila por contratista y por mes. Escriba el nombre del contratista igual que en la hoja Trabajadores: las fórmulas cruzan las dos hojas por ese nombre, el año y el mes.
3. Marque cada documento con Sí o No. Si el contratista no trabajó en la faena ese mes, marque No en la columna de actividad y deje el resto vacío: el mes queda registrado como sin actividad.
4. Anote la fecha en que el contratista entregó, la fecha real de la revisión y quién revisó. Sin fecha de revisión, el estado del mes es Sin revisar.
5. Si se retuvo un pago al contratista, anote el monto retenido y marque si ya se pagó con él al trabajador o a la institución previsional acreedora.
6. En la hoja Resumen, escriba el año y el mes que quiere consultar.

Las columnas calculadas (trabajadores que ingresaron, trabajadores que no figuran, faltantes y estado) tienen fórmulas: no escriba sobre ellas. Guarde una copia de la planilla al cierre de cada mes.

Las hojas traen fórmulas y listas desplegables en unas 200 filas de Control mensual y unas 1.500 de Trabajadores. Si al cargar una fila el estado no aparece, llegó al final: copie una fila anterior hacia abajo y escriba sobre la copia.

Hoja «Control mensual»

Una fila por contratista y por mes.

• Mes: El número del mes controlado, de 1 a 12.
• Contratista: La razón social, escrita igual que en la hoja Trabajadores.
• Certificado F30-1 del período: El certificado de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales, emitido para esta obra, faena o servicio y para el período controlado.
• Cotizaciones previsionales pagadas: Las planillas de cotizaciones del período, pagadas, con el detalle de los trabajadores. Una planilla declarada y no pagada no cumple.
• Liquidaciones de sueldo y su pago: La liquidación de sueldo de cada trabajador que estuvo en la faena, firmada o con su comprobante de pago.
• Libro de remuneraciones: El del período, para comprobar que coincide con la nómina informada.
• Nómina de trabajadores en faena: Con RUT y cargo, actualizada al mes.
• Afiliación al organismo administrador: El certificado de afiliación a la mutualidad o al Instituto de Seguridad Laboral sigue vigente.
• Contratos y finiquitos del mes: Los contratos de los trabajadores nuevos y los finiquitos de quienes dejaron de trabajar. No aplica si no hubo altas ni bajas en el mes.
• Trabajadores que ingresaron: Se calcula sola: los trabajadores de ese contratista que la hoja Trabajadores marca como ingresados en el mes.
• Ingresaron y no figuran en las cotizaciones: Se calcula sola: los trabajadores que ingresaron y que la hoja Trabajadores no marca en las cotizaciones pagadas del período.
• Faltantes: Se calcula sola: los documentos en No o sin marcar, más uno si alguien ingresó sin figurar en las cotizaciones pagadas.
• Estado: Se calcula solo: Sin actividad, Sin datos, Sin revisar, Completo o Con faltantes.
• Monto retenido: En pesos. Lo que se retuvo de los pagos al contratista por no acreditar el cumplimiento íntegro de sus obligaciones.
• Retención pagada al acreedor: Sí cuando lo retenido ya se pagó al trabajador o a la institución previsional acreedora. No aplica si no hubo retención.
• Observaciones y acción tomada: Qué faltaba, qué se le pidió al contratista y qué se hizo: el rechazo con su motivo, la persona que no ingresa hasta regularizar, la retención y su pago, la excepción con quién la autorizó.

Hoja «Trabajadores»

Una fila por trabajador, por contratista y por mes: el cruce de quienes ingresaron con las cotizaciones pagadas y la nómina informada.

• Ingresó a la faena en el mes: Según el registro de ingresos de la portería.
• Figura en las cotizaciones pagadas: Busque al trabajador por su RUT en las planillas de cotizaciones pagadas del período.
• Contrato de trabajo: El contrato de trabajo escrito, con sus anexos, está en la carpeta del trabajador.
• Estado: Se calcula solo: No ingresó, Completo o Con faltantes.

Hoja «Resumen»

El mes que usted elija, en números. Escriba el año y el mes en las dos primeras filas.