Procedimiento de acreditación de contratistas

Procedimiento de acreditación de contratistas

Documento interno. Los textos entre corchetes se reemplazan por los cargos, las áreas y los plazos de la empresa antes de ponerlo en vigencia.

1. Objeto

Este procedimiento establece cómo el personal de [Razón social de la empresa] (en adelante, «la Empresa») acredita a las empresas contratistas y subcontratistas, a sus trabajadores y a sus vehículos y equipos antes de su ingreso a faena, y cómo mantiene esa acreditación mientras dura el contrato: quién hace cada tarea, en qué plazo y qué registro deja.

2. Alcance

Se aplica en todas las faenas de la Empresa donde trabajan contratistas: [listar las faenas].

Alcanza a las áreas que intervienen: [Prevención de Riesgos, Administración de Contratos, Abastecimiento, Recursos Humanos, Legal y la portería o el servicio de guardias de cada faena], y al tercero que revise documentación por cuenta de la Empresa, si lo hay.

Documentos relacionados: [Carpeta de arranque para contratistas], con la lista de lo que se exige; [Reglamento Especial para Empresas Contratistas y Subcontratistas]; [procedimiento de permisos de trabajo]; y [modelo de contrato con contratistas].

3. Definiciones

4. Principios

• Un solo responsable. Las tareas se reparten entre varios roles y el proceso tiene un único responsable.
• La portería no decide. La decisión sobre cada documento se toma en la revisión, y la portería la aplica.
• Quien revisa no es quien presenta. Nadie aprueba un documento propio ni uno que cargó en nombre de una empresa contratista.
• Todo con nombre y fecha real. No se usan usuarios compartidos ni se anotan fechas después.
• Nada se reemplaza. El documento corregido se suma al rechazado, y la renovación al vencido.
• El mismo criterio para todos, escrito antes de aplicarlo.

5. Responsabilidades

El dueño del proceso es [Prevención de Riesgos o el área que la Empresa designe], en la persona del responsable de acreditación.

Cada rol tiene un reemplazo designado. La empresa contratista responde por presentar lo que se le pide, mantenerlo vigente e informar sus altas y sus bajas.

6. Recorrido del proceso

7. Acreditación de la empresa contratista

1. El administrador del contrato informa el contrato nuevo al responsable de acreditación al menos [10] días hábiles antes del inicio: qué trabajo, en qué faenas, desde cuándo, con qué subcontratistas.
2. El administrador del contrato entrega a la empresa contratista la carpeta de arranque y, cuando la faena cuenta con uno, un ejemplar del Reglamento Especial para Empresas Contratistas y Subcontratistas, y recibe la constancia firmada.
3. La empresa contratista presenta los documentos de la empresa: contrato u orden de compra, certificado de antecedentes laborales y previsionales (F30), certificado de afiliación a su organismo administrador de la Ley N° 16.744, nómina de trabajadores con RUT y cargo, nombre del encargado de los trabajos y evaluación de los riesgos de sus tareas.
4. El responsable de acreditación incorpora al registro de la faena los datos de la empresa: RUT y razón social, organismo administrador, encargado de los trabajos, número de trabajadores y fechas estimadas de inicio y de término.
5. Los revisores revisan cada documento según el capítulo 10, dentro del plazo.

Cada subcontratista se acredita por intermedio de la empresa contratista, con los mismos requisitos. Sin un contrato vigente que cubra una faena, nadie de la empresa ingresa a ella.

8. Acreditación de trabajadores

Cada trabajador se acredita por separado y para cada faena. La empresa contratista lo registra con su RUT y su cargo y presenta, a lo menos:

La Empresa define en la carpeta de arranque cuáles de estos documentos son obligatorios para ingresar a cada faena.

9. Acreditación de vehículos y equipos

La licencia de quien conduce y la habilitación de quien opera son requisitos del trabajador, no del vehículo.

10. Revisión y plazos

1. El revisor abre el documento y comprueba que sea el que se pidió, que corresponda a la empresa o a la persona, que esté completo y legible y que esté vigente.
2. El revisor aprueba o rechaza dentro de [3] días hábiles desde que el documento llega. Un rechazo siempre lleva su motivo por escrito, para que la empresa contratista sepa qué corregir.
3. La empresa contratista presenta el documento corregido, que se suma al rechazado y no lo reemplaza.
4. El responsable de acreditación verifica, el día anterior al inicio, que cada trabajador, vehículo y equipo que va a ingresar esté acreditado para esa faena, y avisa al administrador del contrato lo que falte.

El plazo de revisión se mide cada mes. Si se supera, el responsable de acreditación informa la causa a la gerencia.

11. Ingreso a faena y excepciones

En la portería se identifica a quien se presenta y se comprueba si está acreditado para esa faena ese día. Si no lo está, se le informa qué le falta y no ingresa. La portería registra cada entrada y cada salida.

Una excepción es el ingreso de alguien no acreditado. Solo la autoriza [cargos designados], antes del ingreso, por escrito, con su motivo, para un día y una tarea determinados, y queda en el registro del anexo 2. No se autorizan excepciones cuando falta [la afiliación al organismo administrador, el contrato de trabajo, el examen ocupacional que exige la tarea o la inducción de la faena].

12. Control mensual

Cada mes, la Empresa pide a cada empresa contratista que informe el monto y el estado de cumplimiento de sus obligaciones laborales y previsionales con sus trabajadores, y lo deja registrado en el anexo 3.

1. La empresa contratista presenta la documentación del mes hasta el día [15].
2. El revisor laboral la revisa y cruza la nómina con los ingresos a faena hasta el día [20].
3. El revisor laboral comunica por escrito lo que falta, con un plazo para regularizar.
4. El administrador del contrato, si la empresa contratista no acredita oportunamente el cumplimiento íntegro de sus obligaciones, evalúa con [Legal] la retención de los pagos por el monto adeudado. Lo retenido se paga al trabajador o a la institución previsional acreedora, y ambas cosas quedan registradas.

Un trabajador que ingresó y no figura en las cotizaciones pagadas deja de estar acreditado hasta que la empresa contratista lo regularice.

13. Vencimientos, bajas y cierre

• El responsable de acreditación revisa cada [semana] los documentos que vencen en los próximos [30] días y avisa a cada empresa contratista.
• Un documento obligatorio vencido deja sin acreditación a la persona, al vehículo o a la empresa desde el día siguiente al vencimiento.
• La empresa contratista informa cada baja el día en que ocurre. El trabajador deja de estar acreditado ese día, y su finiquito se pide en el control mensual.
• Al terminar el contrato, el administrador del contrato pide la documentación del último mes y los finiquitos pendientes antes de aprobar el último pago, y deja un acta de cierre.

14. Registros

El plazo de conservación lo fija [Legal]. Ningún registro se corrige borrando: una corrección se agrega, con su fecha y su autor.

---

Anexo 1. Solicitud de acreditación

Una solicitud por contrato. La abre el administrador del contrato y se cierra el día anterior al inicio.

• Empresa contratista:
• RUT:
• Contrato o servicio:
• Faena:
• Inicio previsto:
• Administrador del contrato:
• Encargado de los trabajos:
• Organismo administrador:

---

Anexo 2. Registro de excepciones

---

Anexo 3. Control mensual

• Empresa contratista:
• RUT:
• Período:
• Revisó:

• Trabajadores que ingresaron en el mes:
• Ingresaron y no figuran en las cotizaciones:
• Monto retenido:
• Fecha de pago con la retención:

• Revisor laboral (firma y nombre)
• Administrador del contrato (firma y nombre)