Auditans vs el papel en la portería para el control de contratistas
Creemos que la portería merece saber quién puede entrar hoy, y que un listado impreso lo dice solo hasta el día que algo vence. Con el control de contratistas en papel, alguien ordena las carpetas, imprime el listado y pasa en limpio el libro de guardia.
Con el papel
Carpetas, un listado y un libro de guardia
- Carpetas en una oficina
- Un listado de habilitados impreso en la portería
- Un libro de guardia que alguien pasa en limpio
- Lo que vence después de imprimir, la portería no lo sabe
Con Auditans
Habilitado o no, sin imprimir nada
- La vigilancia busca a la persona y ve lo que falta
- El estado se revisa cada noche, y la portería puede volver a controlarlo en el momento
- Cada entrada y salida queda registrada
- Quien tiene permiso deja pasar con una nota a su nombre
En Planta Munro
- Montajes Industriales Habilitado
- Hernán Díaz Habilitado
- Nicolás Vera No habilitado
- Electro Norte Habilitado
¿Qué le falta a Nicolás Vera?
- Matrícula de electricista Vencido
Una semana con cada uno
ordena las carpetas en una oficina
tiene cada documento en el legajo de su persona, su vehículo o su equipo
reimprime el listado cada vez que algo vence
deja que el estado cambie solo, revisado cada noche
pasa en limpio el libro de guardia
ve cada entrada y salida registrada
deja que el contratista se entere en la portería
deja que el contratista vea antes qué le falta a cada persona
arma el listado de cada sitio por separado
tiene un solo registro, con requisitos por sitio
Lado a lado
- El papel lo entiende cualquier guardia, y queda viejo el día que algo vence. Auditans le muestra a la portería el estado de hoy.
- Con el papel, el listado se reimprime. Con Auditans, nadie imprime nada.
- Con el papel, el contratista se entera en la portería. Con Auditans, se entera antes de mandar a su gente.
- Con el papel, el libro de guardia se pasa en limpio. Con Auditans, cada entrada y salida queda registrada.
- Con el papel, cada sitio tiene su listado. Con Auditans, hay un solo registro, con requisitos por sitio.
- Con el papel, lo que vence no avisa. Con Auditans, el contratista recibe cada lunes lo que le vence.
Cómo pasar a Auditans desde el papel
Sin digitalizar las carpetas. Una cuenta nueva empieza con un sitio de ejemplo y los requisitos habituales. Usted los ajusta e invita a cada firma a cargar lo vigente. Desde una fecha, la portería busca en Auditans en lugar de mirar el listado. Las carpetas y el libro de guardia quedan como archivo.
¿Quién debería seguir con el papel?
Una empresa con un solo sitio, pocos contratistas estables, un guardia que conoce a todos y alguien que reimprime el listado cada vez que algo vence. Ayuda poner la fecha de impresión en cada listado, y al lado de cada nombre la del documento que vence primero. Con un segundo sitio o una lista que cambia cada semana, conviene Auditans.
¿La vigilancia necesita una capacitación?
No. El guardia entiende un listado sin capacitación, y en Auditans tiene también una sola cosa que leer: habilitado o no habilitado, y lo que falta.
¿Se puede dejar pasar a alguien que no está habilitado?
Sí. Quien tiene permiso lo deja pasar con una nota, y el ingreso queda registrado a su nombre.
¿Auditans puede hacer eso? Con Auditans, la respuesta es sí.