Auditans vs el correo electrónico para el control de contratistas
Creemos que el correo sirve para avisar, y que el control de contratistas no debería vivir en la casilla de una persona. El correo le deja constancia de que un documento llegó. Después, alguien busca el adjunto, anota la fecha en otro lado y se acuerda de pedir el próximo.
Con el correo
Adjuntos en la casilla de alguien
- Los documentos llegan como adjuntos, entre reenvíos
- Quedan en la casilla de quien los recibió
- La fecha se anota en otro lado
- El próximo pedido depende de acordarse
Con Auditans
Cada documento en su requisito
- El contratista carga cada documento donde corresponde
- Ve qué le falta sin escribirle a nadie
- Cada envío, aprobación y rechazo queda con quién y cuándo
- La portería consulta sola
- Martín Rossi aprobó Constancia de ART con nómina para Electro Norte 29/09/2026
- Diego Paz respondió Constancia de ART con nómina para Electro Norte 28/09/2026
- Martín Rossi rechazó Seguro de vida obligatorio para Electro Norte 26/09/2026
- Diego Paz respondió Seguro de vida obligatorio para Electro Norte 25/09/2026
Una semana con cada uno
busca el adjunto entre reenvíos y respuestas
encuentra cada documento en su requisito, con su vigencia
anota la fecha en otro lado
deja que el estado cambie solo cuando algo vence
se acuerda de pedir el próximo
deja que el contratista reciba cada lunes por correo lo que le vence
contesta “aprobado” en un correo
aprueba o rechaza, y queda registrado con su nombre y la fecha
atiende la llamada de la portería
deja que la portería busque a la persona y vea la respuesta sola
Lado a lado
- El correo deja constancia de que algo llegó, y el resto lo lleva alguien de memoria. Auditans sabe qué llegó, para qué requisito y hasta cuándo vale.
- Con el correo, el documento queda en la casilla de quien lo recibió. Con Auditans, queda en la cuenta de su empresa, aunque esa persona se vaya.
- Con el correo, la fecha se anota en otro lado. Con Auditans, está en el documento.
- Con el correo, el contratista espera la respuesta. Con Auditans, ve qué le falta por persona.
- Con el correo, el próximo pedido depende de acordarse. Con Auditans, el contratista recibe cada lunes lo que le vence.
- Con el correo, la portería llama a la oficina. Con Auditans, busca a la persona y ve la respuesta.
Cómo pasar a Auditans desde el correo
Con una fecha de corte. Una cuenta nueva empieza con un sitio de ejemplo y los requisitos habituales. Usted los ajusta e invita a cada firma a las direcciones desde las que hoy le escriben. Desde ese día, un documento que llega por correo se contesta con el pedido de cargarlo en Auditans. Lo que ya está en la casilla queda ahí, como archivo.
¿Quién debería seguir con el correo?
Una empresa con pocos contratistas, casi siempre los mismos, y una sola persona que recibe, revisa y lleva las fechas. Ahí ayuda una casilla compartida y no personal, un asunto fijo por firma, documento y período, y una respuesta explícita: “aprobado” o “rechazado, porque…”. Cuando la portería llama para preguntar, conviene Auditans.
¿Auditans deja de usar el correo?
No. Lo sigue usando para avisar: al contratista le llegan por correo lo que se aprobó, lo que se rechazó y lo que vence. Para una aclaración que tiene que quedar por escrito, el correo sigue sirviendo.
¿El contratista tiene que aprender algo?
No. Recibe una invitación por correo, entra y ve qué le falta a cada persona para entrar.
¿Auditans puede hacer eso? Con Auditans, la respuesta es sí.