Auditans vs Excel para el control de contratistas
Creemos que una planilla sirve para empezar el control de contratistas, y que después pide demasiado. Arranca en cinco minutos, pero alguien la lleva a mano todos los días: actualiza filas, filtra fechas y le imprime la lista a la portería.
Con Excel
Una planilla que alguien lleva a mano
- Una fila por contratista y una fecha escrita a mano
- Cada planta con su propia copia
- Alguien filtra las fechas para ver qué vence
- La portería con la lista impresa de la semana pasada
Con Auditans
Cada requisito sabe cómo vence
- El contratista carga lo suyo y ve qué le falta
- El estado cambia solo cuando algo vence
- La portería ve el estado de hoy
- Sus reglas, en un solo lugar para todos los sitios
Planta Munro No habilitado
- Constancia de ART con nómina Vencido
- Seguro de vida obligatorio En revisión
- Apto médico preocupacional Aprobado
- Seguro del vehículo Vence en 12 días
Una semana con cada uno
escribe a mano la fecha de vencimiento de cada documento
deja que cada requisito sepa cómo vence, y el estado cambia solo
filtra fechas para saber qué vence este mes
ve en cada firma qué vence, y el contratista lo recibe cada lunes por correo
le escribe a cada contratista para decirle qué le falta
deja que el contratista vea qué le falta a cada persona antes de mandarla
le imprime la lista a la portería
deja que la portería busque a la persona y vea habilitado o no habilitado
cambia una regla en la copia de cada planta
cambia un requisito una vez, para todos los sitios o para uno
Lado a lado
- Excel es una hoja en blanco, y el control de contratistas lo pone alguien, a mano, todos los días. Auditans ya sabe qué pedir, a quién y hasta cuándo vale.
- Con Excel, la fecha la escribe alguien. Con Auditans, la carga el contratista y la revisa su equipo.
- Con Excel, lo que vence se encuentra filtrando. Con Auditans, el estado cambia solo, y el contratista recibe cada lunes lo que le vence.
- Con Excel, el contratista espera que le escriban. Con Auditans, ve qué le falta antes de mandar a su gente.
- Con Excel, la portería tiene una lista impresa. Con Auditans, ve el estado de hoy.
- Con Excel, cada planta tiene su copia. Con Auditans, hay un solo registro, con requisitos por sitio.
Cómo pasar a Auditans desde Excel
La migración la hacemos nosotros y está incluida. Pasamos a Auditans lo que hoy tiene en la planilla: sus contratistas, su personal y sus vehículos, y los documentos con su historial. Usted ajusta los requisitos, y ningún contratista vuelve a cargar lo que ya presentó. La planilla queda como archivo, y si un día quiere todo de vuelta, lo descarga en archivos que se abren en Excel.
¿Quién debería seguir con Excel?
Una empresa con un solo sitio, pocos contratistas que casi no cambian, una sola persona que edita y una portería que conoce a todos por el nombre. Ahí una planilla bien llevada alcanza: un solo archivo, una fila por documento y período, y una columna con quién aprobó. Con un segundo sitio o una segunda persona que edita, conviene Auditans.
¿Me sirve la planilla que ya tengo?
Sí. Arranca en cinco minutos, todos la saben usar y no cuesta más que la licencia que ya tiene. La lista de qué se le pide a cada contratista que hoy está en ella es la que después pasamos nosotros a Auditans.
¿Puedo sacar mis datos a Excel?
Sí. Lo descarga todo, con cada firma en archivos que se abren en Excel y cada documento que se envió.
¿Auditans puede hacer eso? Con Auditans, la respuesta es sí.