Auditans vs Google Drive para el control de contratistas
Creemos que una carpeta compartida es un buen lugar para los archivos de sus contratistas, y que el control de contratistas pide más que un lugar. Qué vale hoy, qué vence y quién puede entrar lo lleva alguien a mano, en una planilla al lado.
Con Google Drive
Una carpeta, y una planilla al lado
- Cada contratista sube con el nombre que eligió
- La fecha va en el nombre del archivo o en una planilla
- La decisión, en un comentario o en ningún lado
- Para saber si algo vence, alguien abre el PDF
Con Auditans
Cada archivo en su requisito
- Cada envío entra en el legajo de su persona, vehículo o equipo
- Con su vigencia, y el estado cambia solo
- Cada aprobación queda con quién y cuándo
- La portería ve habilitado o no habilitado
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poliza-atego-2026.pdfVigente Aprobado
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poliza-atego-2025.pdfAprobado
Una semana con cada uno
le pide a cada contratista que nombre bien el archivo
deja que el contratista suba igual de fácil, y el archivo entra en su requisito
abre cada PDF para ver hasta cuándo vale
ve la vigencia de cada documento sin abrirlo
anota en un comentario si lo aprobó
aprueba o rechaza, y queda con su nombre y la fecha
lleva al lado una planilla con las fechas
deja que el contratista reciba cada lunes por correo lo que le vence
arma a mano la lista para la portería
deja que la portería busque a la persona y vea habilitado o no habilitado
Lado a lado
- Google Drive guarda bien los archivos, y qué vale hoy lo lleva usted a mano. Auditans sabe qué requisito responde cada archivo y hasta cuándo vale.
- Con Drive, el archivo se llama como quiso el contratista. Con Auditans, entra en su requisito.
- Con Drive, la fecha está en el nombre o en una planilla. Con Auditans, está en el documento, y el estado cambia solo.
- Con Drive, la decisión queda en un comentario. Con Auditans, queda con el nombre de quien la tomó.
- Con Drive, el contratista no ve qué le falta. Con Auditans, lo ve por persona.
- Con Drive, la portería tiene una lista armada a mano. Con Auditans, ve el estado de hoy.
Cómo pasar a Auditans desde Google Drive
La migración la hacemos nosotros y está incluida. Pasamos a Auditans lo que hoy tiene en Drive: los contratistas, su personal y sus vehículos, y los documentos con su historial. Su empresa ajusta los requisitos, y ningún contratista vuelve a cargar lo que ya presentó. Las carpetas quedan donde están, como archivo.
¿Quién debería seguir con Google Drive?
Una empresa con pocos contratistas, un solo sitio, documentos que casi no vencen y una portería que conoce a la gente. Ahí ayuda una carpeta por firma, un nombre de archivo fijo con la fecha de vencimiento, y nunca reemplazar un archivo viejo. Cuando hay que saber qué vale hoy sin abrir cada PDF, conviene Auditans.
¿Mis contratistas van a tener que aprender algo nuevo?
No. Suben un archivo igual de fácil que en una carpeta compartida, y además ven qué le falta a cada persona para entrar.
¿Una carpeta compartida es mejor que el correo o WhatsApp?
Sí. Frente al correo y al WhatsApp es un avance real: el documento tiene un lugar. En Auditans ese lugar es su requisito, con su vigencia.
¿Auditans puede hacer eso? Con Auditans, la respuesta es sí.