Cómo revisar el SUA y el pago de cuotas IMSS e INFONAVIT de un contratista, paso a paso

¿Qué es el SUA y por qué le importa al contratante?

Es el Sistema Único de Autodeterminación: calcula las cuotas al IMSS y las aportaciones y amortizaciones del INFONAVIT, y genera la cédula con los trabajadores, sus días y sus salarios. La Ley del ISR pide al contratante obtener copia del pago de cuotas al IMSS y de las aportaciones al INFONAVIT de los trabajadores que le prestaron el servicio.

Además, el artículo 15 A de la Ley del Seguro Social y el artículo 29 Bis de la Ley del INFONAVIT hacen al contratante responsable solidario si el proveedor no paga.

Ver: la responsabilidad solidaria del contratante.

¿Qué hay que pedirle al proveedor?

La cédula de determinación de cuotas del periodo, con la relación de trabajadores, y el comprobante bancario del pago por el mismo importe. Las cuotas al IMSS se pagan cada mes; las aportaciones al INFONAVIT, junto con retiro, cesantía y vejez, cada bimestre.

• La cédula de determinación mensual, con el registro patronal del proveedor y el mes.
• La relación de trabajadores de esa cédula, con nombre y número de seguridad social.
• El comprobante de pago del banco, por el importe de la cédula.
• La cédula bimestral y su pago, en los meses en que vence el bimestre.

El patrón debe presentar la cédula y pagar a más tardar el día 17 del mes siguiente, así que pedir los documentos para el día 20 les da margen a todos.

¿Cómo se revisa, paso a paso?

Primero, que la cédula sea del proveedor y del periodo correcto. Después, que cada persona que trabajó en tu planta ese mes aparezca en la relación con su número de seguridad social, y que el pago corresponda a esa cédula. Al final, que quede registro de quién lo revisó y cuándo.

1. Patrón y periodo. Que el registro patronal y la razón social sean los del proveedor que firmó el contrato, no los de una empresa vinculada, y que el mes sea el que pediste.
2. Cruce con los ingresos. Toma la lista de personas de ese proveedor que entraron a tu planta en el mes y búscalas en la cédula, una por una, por número de seguridad social.
3. Altas nuevas. Quien entró por primera vez a mitad de mes debería aparecer en la cédula de ese mes con los días que le corresponden.
4. Salario. Que el salario base de cotización sea coherente con el recibo de nómina de la misma persona.
5. Pago. Que el comprobante bancario sea por el importe de la cédula y del mismo periodo. Una cédula sin pago no cumple.
6. Registro. Anota quién lo revisó, cuándo, y qué pasó si faltaba algo.

¿Qué hacer si alguien no aparece en la cédula?

Pedirle una explicación al proveedor por escrito y, mientras tanto, aplicar la regla que hayas fijado: lo más claro es que esa persona no entre hasta que aparezca inscrita. Hay explicaciones legítimas, como un alta a fin de mes, pero tienen que quedar documentadas.

Las causas habituales son tres: la persona se incorporó después del cierre del periodo, está inscrita bajo otro registro patronal, o no está inscrita. Las dos primeras se resuelven con documentos; si es la tercera, la persona no debe entrar.

¿Cuáles son los errores más comunes?

Aceptar el comprobante de pago sin la relación de trabajadores, no cruzarla con quienes entraron, olvidar el bimestre del INFONAVIT y no dejar registro de la revisión.

• Aceptar solo el resumen con los totales, que no muestra a las personas.
• Archivar la cédula sin compararla con la bitácora de la caseta de vigilancia.
• Revisar el pago mensual al IMSS y no pedir el bimestral.
• Saltarse un mes: los comprobantes se piden por cada pago que le hagas al proveedor.

¿Cómo se controla el pago de cuotas en Auditans?

La cédula del SUA con su comprobante de pago se carga como un requisito mensual del proveedor: cada mes se abre uno nuevo. El proveedor lo envía, tu revisor lo aprueba o lo rechaza con una observación, y cada mes queda en el registro con quién lo envió y quién lo revisó.

• El del mes anterior se conserva con su respuesta y su revisión.
• El pago bimestral se pide como un requisito con fechas de vigencia que el proveedor renueva cada bimestre, porque las frecuencias que existen son mensual y anual.
• El cruce con quienes entraron lo hace tu revisor con el registro de entradas y salidas de cada planta.