Control de contratistas: qué es y cómo organizarlo en una empresa con varias plantas
El control de contratistas es el proceso por el que una empresa define qué le exige a cada proveedor que trabaja en sus instalaciones, revisa que lo cumpla y deja entrar solo a quien está al corriente. Con varias plantas, conviene separar lo que es común a toda la empresa de lo que pide cada planta, y llevar un solo registro que consulten todos.
¿Qué incluye el control de contratistas?
Incluye cuatro cosas: decidir qué se le pide a cada proveedor y a su gente, recibir y revisar ese expediente, seguir sus vencimientos, y controlar en la caseta que solo entre quien está al corriente. Si falta cualquiera de las cuatro, el control queda incompleto.
Muchas empresas lo reducen a juntar el expediente del REPSE, que es solo una parte del segundo paso. Si no hay una lista clara, cada revisor pide algo distinto; si nadie sigue los vencimientos, lo aprobado en enero sigue figurando como aprobado en octubre; y si la caseta no ve el resultado, entra cualquiera.
Ver: qué documentos pedir a un contratista o proveedor REPSE.
¿Por qué se complica con varias plantas?
Porque cada planta termina armando su propio control. La misma empresa de mantenimiento entrega el mismo aviso del REPSE tres veces, a tres personas, con tres criterios, y nadie tiene el expediente completo de ese proveedor.
Los síntomas se repiten de una empresa a otra:
- El proveedor manda los mismos documentos a cada planta, y en cada una se los revisan distinto.
- Una planta rechaza lo que otra aprobó, y el proveedor no sabe a quién hacerle caso.
- Compras paga la factura sin saber si Seguridad o Recursos Humanos ya revisaron el mes.
- Corporativo no puede contestar cuántos contratistas tiene la empresa ni cuáles están al corriente.
El problema crece con el REPSE: la contratante responde de forma solidaria si el proveedor incumple con sus trabajadores, sin importar en cuál de sus plantas trabajaron. Ver: responsabilidad solidaria del contratante.
¿Qué conviene centralizar y qué dejar en cada planta?
Conviene centralizar lo que es del proveedor como empresa y del trabajador como persona, y dejar en cada planta lo que depende de su riesgo: la inducción, las capacitaciones de las tareas que ahí se hacen y lo que frena el ingreso.
| Se pide una vez, para toda la empresa | Se decide en cada planta |
|---|---|
| Aviso de registro en el REPSE y contrato de servicios especializados | Inducción de seguridad de la planta |
| Recibos de nómina, pago de cuotas al IMSS y aportaciones al INFONAVIT de cada mes | Constancias de capacitación para las tareas de riesgo que ahí se hacen |
| Acuses del ICSOE y del SISUB de cada cuatrimestre | Qué documentos frenan la entrada en la caseta |
| Opiniones de cumplimiento | Requisitos de vehículos y maquinaria que entran |
La regla práctica: si el documento no cambia de una planta a otra, se presenta una vez y cuenta en todas.
¿Cómo se sabe qué contratista trabaja en qué planta?
Por el contrato. Cada contrato de servicios especializados dice qué servicio presta el proveedor y dónde, y esa es la fuente para saber a quién pedirle qué. Si los contratos no están cargados en un solo lugar, qué proveedor trabaja en qué planta lo sabe alguien de memoria.
Vale la pena cuidar tres datos de cada contrato: su vigencia, las plantas que cubre y el servicio. El último importa por el REPSE: el servicio contratado tiene que coincidir con la actividad que el proveedor tiene registrada. Cuando el contrato termina, la gente de ese proveedor deja de estar autorizada en esas plantas, aunque sus documentos sigan vigentes.
¿Quién revisa y quién ve qué?
Conviene que revise un equipo con un solo criterio, y que cada quien vea lo que necesita: corporativo ve todas las plantas, cada planta ve la suya, la vigilancia ve si la persona está autorizada y el proveedor ve su propio expediente.
- Recursos Humanos o Fiscal revisan lo laboral y lo fiscal de cada mes.
- Seguridad e Higiene revisa las constancias, los exámenes y lo propio de cada tarea.
- La planta agrega lo suyo sin duplicar lo que ya se pidió para toda la empresa.
- La vigilancia no revisa documentos: aplica el resultado.
Lo que no funciona es que cada área lleve su propia hoja de cálculo y que nadie vea el estado completo de un proveedor.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Pedir lo mismo en cada planta, revisar con criterios distintos, no cargar los contratos y dejar a la caseta fuera del circuito. Los cuatro tienen el mismo origen: no hay un registro único que todos consulten.
¿Cómo organiza Auditans el control en varias plantas?
En Auditans una cuenta reúne a todos los contratistas de la empresa y todos sus sitios. Cada requisito se define una vez y se elige en qué sitios se pide, cada contrato dice qué sitios cubre, y la autorización se calcula para cada persona en cada sitio.
- Los documentos del proveedor se presentan una vez y cuentan en todos los sitios donde se piden.
- Los requisitos son los que tu empresa define: documentos con fechas, por plazo, mensuales o anuales, declaraciones y cursos.
- Los administradores ven todos los sitios; los revisores y la caseta, los sitios a los que tienen acceso.