Qué documentos pedir a un contratista o proveedor REPSE en 2027

¿Qué se pide al contratar al proveedor?

El aviso de registro REPSE vigente, con una actividad registrada que cubra el servicio que vas a contratar, y el contrato por escrito que pide el artículo 14 de la Ley Federal del Trabajo, con el objeto del servicio y el número aproximado de trabajadores.

Es práctica habitual pedir también la constancia de situación fiscal y las opiniones de cumplimiento del SAT, del IMSS y del INFONAVIT. Los artículos de la reforma que enumeran lo que debe obtener el contratante no las mencionan, así que cada empresa decide si las exige y con qué frecuencia.

Ver: cómo consultar el REPSE y qué revisar en el aviso.

¿Qué se pide cada mes?

Lo que la Ley del ISR y la Ley del IVA piden por cada pago: los recibos de nómina timbrados de los trabajadores que prestaron el servicio, el entero de las retenciones de ISR, el pago de cuotas al IMSS y la declaración de IVA con su acuse de pago.

La Ley del IVA le da al proveedor hasta el último día del mes siguiente al del pago para entregarte la declaración de IVA y su acuse. Si no la consigues, tienes que presentar una declaración complementaria y disminuir el IVA que acreditaste.

Ver: cómo revisar el SUA y el pago de cuotas e ICSOE y SISUB.

¿Qué se pide a cada trabajador?

Que esté identificado como personal del proveedor, que aparezca en la cédula del SUA del mes y en los recibos de nómina, y que tenga la capacitación que exige la tarea que va a hacer.

• Identificación: el artículo 17 del Acuerdo del REPSE, publicado el 24 de mayo de 2021, obliga al proveedor a identificar plenamente a sus trabajadores mientras trabajan en las instalaciones del contratante, con imagen, nombre, gafete o código de identidad.
• Seguridad social: su nombre y su número de seguridad social en la cédula de determinación del mes.
• Capacitación: las constancias de competencias o de habilidades laborales (formato DC-3) de los cursos que pide la tarea.

¿Qué se pide para vehículos y maquinaria?

Lo que permita circular y operar dentro de la planta: tarjeta de circulación, póliza de seguro vigente, licencia de quien maneja y, para montacargas y equipo similar, la constancia de capacitación del operador.

¿Cuáles son los errores más comunes?

Pedir todo al dar de alta al proveedor y no volver a revisarlo, aceptar los comprobantes de la empresa sin comprobar que cubren a los trabajadores que entraron a la planta, y dejar el expediente en el correo de una sola persona.

• Pagar la factura antes de recibir los comprobantes del mes, cuando la ley pide tenerlos por cada pago.
• Aceptar un aviso REPSE cuya actividad registrada no coincide con el servicio contratado.
• Seguir pidiendo la retención de 6% de IVA, que se derogó con la reforma de 2021.
• Darle a la caseta de vigilancia una lista impresa, que no muestra lo que venció ayer.

¿Cómo se pide esta documentación en Auditans?

Cada documento de la lista se carga como un requisito, con su frecuencia: con fechas de vigencia, mensual o anual. El proveedor ve en una sola pantalla lo que le falta, y tu equipo aprueba o rechaza cada envío.

• Los requisitos de la empresa, de cada trabajador y de cada vehículo se definen por separado.
• Para lo que no es mensual ni anual, como los acuses cuatrimestrales, se usa un requisito con fechas de vigencia que el proveedor renueva en cada periodo.
• Cada lunes, los usuarios del proveedor que tienen los avisos activados reciben un correo con lo que vence en los próximos treinta días.