Vencimientos de documentación de contratistas: cómo no enterarse tarde
Un documento vencido que nadie detectó es más riesgoso que uno que falta, porque sigue figurando como presentado. Para no enterarse tarde hay que cargar la vigencia de cada documento en el momento en que se aprueba, avisar antes de que venza y que lo vencido deje de autorizar el ingreso.
¿Por qué los vencimientos se descubren tarde?
Porque la fecha de vencimiento no se carga en ningún lado: queda en el documento archivado. Alguien aprobó la póliza en enero, la guardó en la carpeta del proveedor y nadie volvió a abrirla.
La hoja de cálculo con una columna de vencimientos ayuda mientras alguien la revisa todas las semanas, y tarde o temprano se le pasa uno. El vencimiento se descubre entonces de la peor manera: en una inspección, o después de un accidente.
¿Qué tipos de vigencia hay?
Hay cinco: con fecha impresa, por plazo desde la emisión, mensuales, de otro periodo fijo y sin vencimiento.
| Tipo | Ejemplos | Cómo se sigue |
|---|---|---|
| Con fecha impresa | Póliza de seguro, licencia de conducir, aviso de registro en el REPSE | Se carga la fecha del documento |
| Por plazo desde la emisión | Opiniones de cumplimiento, constancias de capacitación con el plazo que fije tu empresa | Se cuenta desde la fecha de emisión |
| Mensuales | Recibos de nómina, cédula del SUA y pago de cuotas al IMSS | Uno nuevo cada mes |
| De otro periodo fijo | Pago al INFONAVIT cada bimestre, acuses del ICSOE y del SISUB cada cuatrimestre | Uno nuevo cada periodo |
| Sin vencimiento | Acta constitutiva, contrato firmado | Se presenta una vez |
Ver: calendario 2027 de obligaciones de proveedores REPSE y contratistas.
¿Con cuánta anticipación hay que avisar?
Con treinta días para la mayoría de los documentos, y con tres meses para la renovación del REPSE, que es un trámite ante la STPS. El aviso tiene que llegarle a quien renueva, que es el proveedor, y no solo a tu equipo.
Un aviso que solo recibe la contratante convierte a su equipo en la agenda del proveedor. Lo que funciona es que el proveedor vea por sí mismo qué se le vence y cuándo.
¿Qué pasa el día que un documento vence?
Desde ese día el documento ya no vale. Si era obligatorio para ingresar, la persona o el vehículo dejan de estar autorizados hasta que se apruebe el nuevo.
Conviene decidir antes dos casos. Si el documento vence mientras la persona está trabajando, lo razonable es que termine su jornada y no vuelva a entrar hasta renovarlo. Si el documento nuevo ya se envió y está en revisión, sigue contando el último aprobado hasta su fecha de vencimiento.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Aprobar sin cargar la fecha, avisar solo hacia adentro, y dejar que la caseta siga usando una lista de antes del vencimiento.
¿Cómo lo resuelve Auditans?
En Auditans cada requisito tiene su tipo de vigencia: con fechas, por plazo, mensual o anual. Los usuarios del contratista que tienen los avisos activados reciben cada lunes un correo con lo que vence en los próximos treinta días, tu equipo ve en una pantalla lo vencido y lo que está por vencer, y lo vencido deja de autorizar en la caseta.
- En un requisito con fechas, el revisor puede corregir la fecha al aprobar sin pedir un envío nuevo.
- Con un plazo, de treinta días a dos años, la vigencia se calcula sola.
- Cada renovación es un envío nuevo, y el anterior queda en el expediente. Mientras el documento nuevo se revisa, cuenta el último aprobado, hasta que vence.