Checklist REPSE para contratantes en Excel

Checklist mensual de proveedores de servicios especializados

Este archivo registra, mes a mes, la revisión que [razón social de la empresa] hace de cada proveedor de servicios especializados u obras especializadas: qué se le pidió, qué entregó, quién lo revisó y qué faltaba. Las filas de ejemplo se borran antes de empezar.

1. En la hoja Trabajadores, agregue una fila por cada trabajador de cada proveedor y por cada mes. Marque si trabajó en el centro de trabajo en el mes, si tiene su CFDI de nómina y si figura en el pago de cuotas al IMSS.
2. En la hoja Control mensual, agregue una fila por proveedor y por mes. Escriba el nombre del proveedor igual que en la hoja Trabajadores, porque las fórmulas cruzan las dos hojas por ese nombre, el año y el mes.
3. Marque cada documento con Sí o No. Si el proveedor no prestó servicios ese mes, marque No en esa columna y deje el resto vacío; el mes queda registrado como sin servicios.
4. En las aportaciones al INFONAVIT marque No aplica en los meses impares, en que no cierra un bimestre. En los acuses del ICSOE y del SISUB marque No aplica salvo en abril, agosto y diciembre, en que cierra un cuatrimestre.
5. Anote la fecha en que el proveedor entregó, la fecha real de la revisión y quién revisó. Sin fecha de revisión, el estado del mes es Sin revisar.
6. En la hoja Resumen, escriba el año y el mes que quiere consultar.

Las columnas calculadas (trabajadores con faltantes, faltantes y estado) tienen fórmulas y no se escribe sobre ellas. Guarde una copia del archivo al cierre de cada mes.

Las hojas traen fórmulas y listas desplegables en unas 200 filas de Control mensual y unas 1,500 de Trabajadores. Si al llenar una fila el estado no aparece, llegó al final. Copie una fila anterior hacia abajo y escriba sobre la copia.

Hoja «Control mensual»

Una fila por proveedor y por mes.

• Mes: El número del mes revisado, de 1 a 12.
• Proveedor: La razón social, escrita igual que en la hoja Trabajadores.
• Registro en el REPSE vigente: El aviso de registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, vigente el día del pago y por la actividad que se contrató. El registro se renueva cada tres años.
• CFDI de nómina: Los comprobantes fiscales del pago de salarios de los trabajadores que prestaron el servicio en el mes.
• Entero de retenciones de ISR: La declaración de entero de las retenciones hechas a esos trabajadores, con el recibo de pago del banco.
• Cuotas al IMSS: El pago de las cuotas obrero patronales del mes, en el que figuren los trabajadores que prestaron el servicio.
• Aportaciones al INFONAVIT: El pago del bimestre. Se revisa en los meses pares, en que cierra un bimestre; en los impares, No aplica.
• Declaración y pago del IVA: Copia de la declaración del IVA y del acuse de recibo del pago, del periodo en que la empresa pagó el servicio. El proveedor la entrega a más tardar el último día del mes siguiente al pago.
• Acuses del ICSOE y del SISUB: Las informativas cuatrimestrales al IMSS y al INFONAVIT, que el proveedor presenta a más tardar el día 17 de enero, de mayo y de septiembre. Se revisan en abril, agosto y diciembre; en los demás meses, No aplica.
• Trabajadores con faltantes: Se calcula sola: los trabajadores de ese proveedor que la hoja Trabajadores marca con faltantes en el mes.
• Faltantes: Se calcula sola: los documentos en No o sin marcar, más uno si algún trabajador tiene faltantes.
• Estado: Se calcula solo: Sin servicios, Sin datos, Sin revisar, Completo o Con faltantes.
• Observaciones y acción tomada: Qué faltaba, qué se le pidió al proveedor y qué se hizo: el rechazo con su motivo, el pago que se detiene hasta recibir el documento, el trabajador que no ingresa hasta regularizar.

Hoja «Trabajadores»

Una fila por trabajador, por proveedor y por mes: el cruce de quienes trabajaron en el centro de trabajo con la nómina y con el pago de cuotas.

• NSS: El número de seguridad social, como figura en el pago de cuotas.
• Trabajó en el centro de trabajo en el mes: Según la bitácora de accesos de la caseta.
• Figura en el pago de cuotas al IMSS: Busque al trabajador por su número de seguridad social en el pago de cuotas del mes.
• Estado: Se calcula solo: No trabajó, Completo o Con faltantes.

Hoja «Resumen»

El mes que se elija, en números. Escriba el año y el mes en las dos primeras filas.