Expediente de proveedor REPSE en Excel
Un archivo de Excel con dos partes. La primera es la lista de los documentos que forman el expediente de un proveedor de servicios especializados, con lo que acredita cada uno, quién lo emite, cada cuánto se pide y su fundamento. La segunda es un calendario para anotar, proveedor por proveedor, qué se pidió, para cuándo y si llegó. Se descarga en Excel, listo para llenar, y en PDF para verlo antes.
Expediente de proveedor de servicios especializados
Este archivo reúne lo que [razón social de la empresa] le pide a cada proveedor de servicios especializados u obras especializadas y lleva el seguimiento de cada entrega. Las filas de ejemplo de la hoja Calendario se borran antes de empezar.
- Revise la hoja Documentos y ajuste la lista a lo que la empresa decide exigir. Los documentos marcados como práctica habitual no figuran en los artículos citados.
- En la hoja Calendario, agregue una fila por cada documento que se espera de cada proveedor, con el periodo al que corresponde y la fecha límite para recibirlo.
- Cuando el documento llega, marque Sí en Recibido y anote la fecha de recepción.
- La hoja Fechas fijas recuerda los plazos que la ley le da al proveedor. Si el día 17 es inhábil, el plazo pasa al siguiente día hábil.
La columna Estado tiene una fórmula y no se escribe sobre ella. La hoja Calendario trae fórmulas y listas desplegables en unas 600 filas. Si al llenar una fila el estado no aparece, llegó al final. Copie una fila anterior hacia abajo y escriba sobre la copia.
Hoja «Documentos»
La lista del expediente. Es una referencia y no se llena.
| Documento | Qué acredita | Quién lo emite | Cada cuánto se pide | Fundamento |
|---|---|---|---|---|
| Aviso de registro en el REPSE | Que el proveedor está registrado ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social para la actividad que se contrata. | STPS | Al contratar y en cada pago. El registro se renueva cada tres años. | Ley Federal del Trabajo, artículo 15. Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 27, fracción V. |
| Contrato de servicios especializados o de obras especializadas | El objeto de los servicios o de las obras y el número aproximado de trabajadores. | Las partes | Por contrato y en cada modificación. | Ley Federal del Trabajo, artículo 14. |
| CFDI de nómina de los trabajadores que prestaron el servicio | Que los salarios se pagaron y se timbraron. | Proveedor | Mensual. | Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 27, fracción V. |
| Declaración de entero de las retenciones de ISR, con el recibo de pago del banco | Que el ISR retenido a esos trabajadores se enteró. | Proveedor | Mensual. | Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 27, fracción V. |
| Pago de las cuotas obrero patronales al IMSS | Que los trabajadores están inscritos y que las cuotas se pagaron. | Proveedor | Mensual. | Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 27, fracción V. |
| Pago de las aportaciones al INFONAVIT | Que las aportaciones de vivienda se pagaron. | Proveedor | Bimestral. | Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 27, fracción V. |
| Declaración del IVA y acuse de recibo del pago | Que el IVA trasladado a la empresa se declaró y se pagó. | Proveedor | Por cada periodo en que la empresa pagó el servicio, a más tardar el último día del mes siguiente al pago. | Ley del Impuesto al Valor Agregado, artículo 5, fracción II. |
| Acuse del ICSOE | Que el proveedor informó al IMSS los contratos del cuatrimestre y los trabajadores de cada uno. | Proveedor | Cuatrimestral. El proveedor presenta a más tardar el día 17 de enero, de mayo y de septiembre. | Ley del Seguro Social, artículo 15 A. |
| Acuse del SISUB | Que el proveedor informó al INFONAVIT los contratos del cuatrimestre. | Proveedor | Cuatrimestral. El proveedor presenta a más tardar el día 17 de enero, de mayo y de septiembre. | Ley del INFONAVIT, artículo 29 Bis. |
| Opiniones de cumplimiento del SAT, del IMSS y del INFONAVIT | Que el proveedor no tiene adeudos ante cada autoridad en la fecha de la opinión. | SAT, IMSS e INFONAVIT | La que la empresa defina. Es habitual pedirlas cada mes. | Práctica habitual. No figura en los artículos citados en esta lista. |
| Identificación de los trabajadores | Que cada trabajador que ingresa pertenece al proveedor. | Proveedor | En cada ingreso al centro de trabajo. | Disposiciones de carácter general del registro, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 24 de mayo de 2021. |
| Constancias de competencias o de habilidades laborales (formato DC-3) | Que el trabajador aprobó la capacitación que su tarea requiere. | Proveedor o agente capacitador | Por curso, antes de la tarea. | La que la empresa defina según la tarea. |
Hoja «Calendario»
Una fila por documento esperado de cada proveedor.
| Proveedor | Documento | Periodo | Fecha límite | Recibido | Fecha de recepción | Estado | Observaciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Montajes Industriales | CFDI de nómina | Agosto de 2026 | 30/09/2026 | Sí | 18/09/2026 | Recibido | |
| Montajes Industriales | Pago de las cuotas al IMSS | Agosto de 2026 | 30/09/2026 | Sí | 18/09/2026 | Recibido | |
| Montajes Industriales | Pago de las aportaciones al INFONAVIT | Bimestre julio y agosto de 2026 | 30/09/2026 | Sí | 18/09/2026 | Recibido | |
| Montajes Industriales | Declaración del IVA y acuse de recibo del pago | Agosto de 2026 | 30/09/2026 | Sí | 22/09/2026 | Recibido | |
| Montajes Industriales | Acuses del ICSOE y del SISUB | Cuatrimestre mayo a agosto de 2026 | 24/09/2026 | Sí | 21/09/2026 | Recibido | |
| Limpieza Total | Declaración de entero de las retenciones de ISR y recibo del banco | Agosto de 2026 | 30/09/2026 | No | Vencido | Se pidió por escrito el 1 de octubre de 2026. |
- Periodo: El mes, el bimestre o el cuatrimestre al que corresponde el documento.
- Fecha límite: La fecha que la empresa fija para recibirlo.
- Estado: Se calcula solo: Recibido, Sin fecha, Vencido o Pendiente. Vencido es un documento sin recibir cuya fecha límite ya pasó.
Hoja «Fechas fijas»
Los plazos que la ley le da al proveedor. Si el día 17 es inhábil, el plazo pasa al siguiente día hábil.
| Cuándo | Qué vence para el proveedor | Qué pide la empresa |
|---|---|---|
| Cada mes, a más tardar el día 17 | El pago de las cuotas obrero patronales al IMSS del mes anterior. | El comprobante del pago, con los trabajadores que prestaron el servicio. |
| Cada bimestre, a más tardar el día 17 del mes siguiente al bimestre | El pago de las aportaciones al INFONAVIT. | El comprobante del pago del bimestre. |
| 17 de enero | El ICSOE y el SISUB del cuatrimestre de septiembre a diciembre. | Los dos acuses. |
| 17 de mayo | El ICSOE y el SISUB del cuatrimestre de enero a abril. | Los dos acuses. |
| 17 de septiembre | El ICSOE y el SISUB del cuatrimestre de mayo a agosto. | Los dos acuses. |
| El último día del mes siguiente al pago del servicio | La entrega a la empresa de la copia de la declaración del IVA y del acuse de recibo del pago. | La declaración y el acuse del periodo en que se pagó. |
| Cada tres años | La renovación del registro en el REPSE. | El aviso de registro renovado, antes de pagar. |
Hoja «Resumen»
El calendario en números.
| Indicador | Valor |
|---|---|
| Documentos en el calendario | 6 |
| Recibidos | 5 |
| Vencidos sin recibir | 1 |
| Pendientes dentro del plazo | 0 |
| Sin fecha límite | 0 |
¿Qué documentos lleva el expediente de un proveedor REPSE?
El aviso de registro en el REPSE y el contrato, una vez; cada mes, los CFDI de nómina, el entero de las retenciones de ISR, el pago de las cuotas al IMSS y la declaración del IVA con su acuse de pago; cada bimestre, el pago de las aportaciones al INFONAVIT; y cada cuatrimestre, los acuses del ICSOE y del SISUB.
Los mensuales y el bimestral salen del artículo 27, fracción V, de la Ley del Impuesto sobre la Renta y del artículo 5, fracción II, de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Las opiniones de cumplimiento del SAT, del IMSS y del INFONAVIT no figuran en esos artículos, pero pedirlas es una práctica extendida y la lista las marca así. Ver: qué documentos pedir a un proveedor REPSE.
¿Cuándo vencen el ICSOE y el SISUB?
El proveedor los presenta cada cuatrimestre, a más tardar el día 17 de enero, de mayo y de septiembre, con los contratos celebrados en el cuatrimestre anterior. Lo establecen el artículo 15 A de la Ley del Seguro Social y el artículo 29 Bis de la Ley del INFONAVIT.
Quien presenta es el proveedor, no el contratante. Lo que te toca es pedirle los acuses y guardarlos en el expediente. Ver: REPSE para contratantes.
¿Cómo se usa el calendario?
Se anota una fila por cada documento que se espera de cada proveedor, con el periodo y la fecha límite que fija tu empresa. Cuando el documento llega, se marca como recibido con su fecha. El archivo calcula el estado de cada fila y cuenta cuántos documentos están vencidos sin recibir.
Tener el expediente completo no es una garantía de cumplimiento ni libera al contratante de la responsabilidad solidaria. Ver: la responsabilidad solidaria del contratante en la Ley Federal del Trabajo.
Para leer más
- Qué documentos pedir a un contratista o proveedor REPSE en 2027
- REPSE para contratantes: cómo consultar si tu proveedor está registrado y qué revisar antes de pagar
- Responsabilidad solidaria del contratante: qué dicen los artículos 12 a 15 de la Ley Federal del Trabajo
- Checklist REPSE para contratantes en Excel
- Requisitos de ingreso de contratistas a planta
- Todas las plantillas de control de contratistas
Cómo se hace en Auditans
En Auditans tu empresa arma la lista de lo que le pide a cada contratista, y cada documento que el contratista envía queda con su fecha, quién lo envió y quién lo aprobó o lo rechazó. Un requisito con vigencia vence en su fecha, y uno mensual se abre de nuevo cada mes.
Cada contratista ve lo que le falta sin que nadie se lo reclame por correo, y sus usuarios con los avisos activados reciben cada lunes un correo con lo que vence en los próximos treinta días.